Setiap sistem manajemen membutuhkan cara untuk menanggapi ketidaksesuaian dan potensi ketidaksesuaian. Meskipun sudah banyak organisasi yang akrab dengan proses tindakan pencegahan dan perbaikan, masih ada beberapa yang kebingungan dalam memahami perbedaan diantara keduanya.

Tindakan pencegahan dan perbaikan dikembangkan untuk meningkatkan sistem manajemen organisasi, dan perbedaan utama keduanya dapat diidentifikasi dengan mengambil melihat lebih dekat pada definisi mereka yang ditemukan di sebagian besar standar ISO, termasuk ISO 9001:2015.

Tindakan perbaikan:  tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian atau situasi yang tidak diinginkan lainnya.

Tindakan pencegahan: tindakan untuk menghilangkan penyebab potensial ketidaksesuaian atau situasi yang tidak diinginkan lainnya.

Perbedaan utama adalah bahwa tindakan perbaikan adalah tindakan yang dibutuhkan untuk mengatasi ketidaksesuaian yang telah terjadi.  Dengan kata lain, tindakan yang diperlukan untuk “membersihkan kekacauan”, menentukan akar penyebab dari ketidaksesuaian dan mencegah hal itu terjadi lagi. Di sisi lain, tindakan pencegahan adalah tindakan yang diambil untuk mencegah ketidaksesuaian dari yang pernah terjadi.

Beberapa tindakan spesifik yang diambil pada setiap proses ini adalah:

Tindakan perbaikan

• Akar penyebab dari ketidaksesuaian perlu diidentifikasi dan didokumentasikan
• Efek dari ketidaksesuaian harus dianalisis untuk menentukan dampak dan tindakan yang diperlukan untuk memperbaiki atau menetralkan kerusakan yang terjadi
• Seluruh sistem harus dipindai untuk memastikan bahwa ketidaksesuaian tidak terjadi di daerah lain
• Melaksanakan tindakan yang akan mencegah ketidaksesuaian terulang lagi
• Menindaklanjuti tindakan yang harus dilakukan untuk menentukan efektivitas

Tindakan Pencegahan

• Tindakan proaktif, seperti penilaian risiko, mode kegagalan dan analisis efek, harus diambil untuk mengidentifikasi potensi ketidaksesuaian
• Pengembangan instruksi kerja, prosedur terdokumentasi, pelatihan adalah contoh dari tindakan yang dilakukan untuk mencegah ketidaksesuaian
• Kegiatan lain yang secara teratur dilakukan dan merupakan bagian dari proses tindakan pencegahan sepert audit, tinjauan manajemen dan inspeksi.

Jumlah tindakan perbaikan dan pencegahan dalam sebuah organisasi mencerminkan tingkat kematangan system manajemen organisasi. Jika sebuah organisasi memiliki lebih banyakak tindakan perbaikan daripada tindakan pencegahan itu adalah tanda bahwa lebih banyak sumber daya yang diinvestasikan untuk memperbaiki ketidaksesuaian yang telah terjadi. Apalagi bila jumlah tindakan pencegahan yang lebih besar daripada tindakan perbaikan, itu merupakan indikasi bahwa sebuah organisasi adalah di jalur yang dan berhasil mencegah ketidaksesuaian.

Tujuan utama mengenai tindakan ini adalah untuk memiliki banyak tindakan pencegahan dan minimalisir tindakan perbaikan. Hal ini lebih mudah dan lebih murah bagi setiap organisasi untuk mencegah masalah terjadi daripada untuk memperbaiki kekacauan setelah itu telah terjadi.

Demikian penjelasan kami mengenai Tindakan Pencegahan dan Perbaikan di Tempat Kerja. Baca juga terkait Checklist Dokumen Wajib ISO 9001:2015.

Proxsis Surabaya menyelenggarakan Training Lead Auditor ISO ISO 9001:2015 IRCA Certified yang akan diselenggarakan pada tanggal 20 – 24 Februari 2017. Untuk keterangan lebih lanjut bisa disimak pada gambar berikut.