Sebuah pekerjaan butuh administrasi yang tertib agar berjalan teratur dalam dokumentasi dan pendataannya. Dalam berbagai aktivitas, urusan administrasi seperti perencanaan, pengelolaan, pengawasan, dan pelaporan data disertai evaluasi adalah hal yang penting sekaligus terkadang membuat kerepotan, maka untuk itulah Microsoft Project dihadirkan. Software ini dirancang khusus untuk memudahkan urusan administrasi dalam menjalankan sebuah proyek atau pekerjaan. Sehingga, pengerjaan suatu proyek dapat berlangsung efektif dan efisien secara administratif, karena terkelola dengan baik.

Apa saja yang dapat dilakukan dengan Microsoft Project?

Microsoft Project merupakan produk software yang menghadirkan unsur manajemen proyek yang sempurna untuk penggunaannya. Unsur-unsur yang semula dikelola dengan sekian persen kebingungan dapat dihadapi dengan lebih menyenangkan. Lebih dari itu, software ini dapat digunakan dengan mudah, lebih efisien dan fleksibel oleh siapapun dalam melakukan pekerjaan administrasi.

Pada Microsoft Project, penggunaannya akan kerap mendapatkan informasi mengenai perkembangan yang sudah dijalankan, serta akses untuk mengatur pekerjaan proyek disertai jadwal, laporan keuangan, hingga kehangatan interaksi di sesama anggota tim proyek. Tak hanya itu, kita juga bisa mengintegrasikan software ini dengan program pemberasan lainnya seperti Microsoft Word, Excel dan produk Microsoft Office lainnya.

Dengan fasilitas-fasilitas tersebut, kita akan memperoleh data akurat terkait proyek yang dijalankan. Data tersebutlah yang kemudian membantu dan menunjang kelancaran efisiensi segala pelaksanaan proyek secara berkelanjutan.

Bagaimana Microsoft Project memberikan data akurat?

Data akurat yang dihasilkan merupakan hasil dari pengelolaan dengan baik pada segala unsur manajemen proyek yang ada di software tersebut. Dengan penggunaan Microsoft Project, akan ada keseragaman sistem manajemen proyek yang efektif dalam sebuah pekerjaan.

Keseragaman sistem tersebut bermanfaat untuk menghapus terjadinya duplikasi informasi dan peng-input-an data, mengurangi ketergantungan pada spreadsheet dari Google, dan membantu pembuatan laporan konsolidasi agar menjadi lebih mudah. Sehingga hadirnya proses komunikasi verbal dan nonverbal yang lebih baik diantara staf dan karyawan karena sistem yang selaras.

Hasilnya, informasi yang dihasilkan dari software tersebut menjadi lebih up-to-date, selesai tepat pada waktunya, terpercaya, dan mudah dipahami.

Fasilitas unggul apa saja yang terdapat pada Microsoft Project?

Penggunaan Microsoft Project yang paling menguntungkan adalah kemampuannya menjadwalkan proyek agar dapat berjalan efektif dan efisien. Hal tersebut disebabkan software ini memiliki fasilitas yang memberikan informasi alokasi waktu yang dibutuhkan untuk penyelesaian setiap proyek. Di samping itu, kita juga dapat mengetahui berapa atau bagaimana sumber daya yang dibutuhkan untuk setiap prosesnya selama proyek berlangsung.

Selanjutnya kita juga dapat mengefisienkan pendanaan karena adanya fasilitas yang memberikan informasi tentang aliran biaya selama masa proyek. Sehingga, pengelolaannya bisa menjadi lebih transparan.

Demi efisiensi dan efektivitas waktu, Microsoft Project juga menyediakan sarana penyusunan jadwal pelaksanaan proyek yang tepat dengan sangat cepat. Tak hanya itu, kita juga diberikan kemudahan modifikasi jadwal bila terjadi perubahan dalam pelaksanaan karena berbagai hal di luar ekspektasi.

Apa bentuk output data dari Microsoft Project?

Sebagaimana software lainnya, Microsoft Project juga menghasilkan output hasil pekerjaan. Output tersebut bisa beragam dan disesuaikan dengan kebutuhan, seperti bentuk tercetak (print out) atau berupa hasil visual dengan format grafik yang biasa disebut sebagai visual report. Dalam bentuk tercetak, kita dapat menghasilkan output-nya sama seperti software lainnya dengan langsung mencetak melalui printer. Sementara untuk visual report, kita dapat menikmati hasilnya dengan penggunaan software Microsoft Visio atau Excel dengan Pivot Table-nya.

Hasilnya sebenarnya sama saja antara tercetak dengan visual report. Namun, untuk output tercetak, hasilnya sesuai dengan tampilan yang dipilih, Gantt Table dan Gantt Chart. Sementara pada visual report, semuanya berupa laporan yang sudah sesuai dengan kaidah project management.

Untuk keperluan presentasi, visual report tentu saja menjadi pilihan lebih baik. Presentasi akan menjadi lebih menarik, apalagi ditunjang dengan teknik berkomunikasi di depan umum yang baik. Itulah pentingnya public speaking dalam pelaporan hasil pekerjaan perencanaan proyek.

Contoh pemakaian Microsoft Project

Kita dapat memisalkan penerapan pemakaian Microsoft Project pada sebuah proyek konstruksi bangunan gedung. Di sini, para perencana dan praktisi dalam bidang konstruksi bisa menggunakan Microsoft Project 2007 untuk mengelola proyeknya mulai dari pembuatan rencana proyek, alokasi sumber daya yang tersedia, perencanaan biaya proyek, dan alokasi sumber daya yang tersedia.

Selanjutnya mereka juga dapat melakukan perencanaan biaya proyek, pembuatan rencana pergerakan proyek, hingga proses evaluasi terhadap proyek. Dengan software tersebut, proses pekerjaan proyek oleh para perencana atau praktisi tampak sangat profesional dan tertib.

Dari paparan informasi tersebut, kita dapat segera memulai pemanfaatan Microsoft Project untuk setiap proyek atau bisnis yang akan dilaksanakan. Dengan begitu, tentu saja kita mengharapkan perencanaan proyek akan lebih baik, begitu juga dengan pengelolaannya, berikut dengan hasil yang ingin dicapai.

 

Sumber: arymaiko