Sumber daya manusia atau pekerja di perusahaan adalah aset berharga. Ya, para pekerja dan karyawan adalah roda penggerak bisnis yang memastikan apakah bisnis akan berlanjut atau tidak. Pekerja dibutuhkan dalam berbagai proses, misalnya proses produksi, manajemen, hingga proses lainnya. Nantinya, pekerja tersebut akan ditempatkan pada suatu jabatan, divisi, atau unit kerja yang membutuhkannya. Perusahaan perlu melakukan analisis beban kerja yang ada pada aktivitas perusahaan. Tujuannya adalah untuk memposisikan jabatan, pekerjaan, dan hal penting lainnya dalam porsi yang tepat.

Sebenarnya bagaimana sih cara melakukan analisis beban kerja? Apakah cukup sulit atau bahkan memerlukan proses yang panjang? Simak penjelasan berikut ini.

Pengertian Analisis Beban Kerja

Analisis beban kerja atau workload analysis dapat diartikan sebagai suatu metode yang digunakan untuk menghitung beban kerja. Artinya, beban kerja akan dihitung berdasarkan pada suatu posisi pekerjaan. Tak hanya itu, analisis ini juga bertujuan untuk menentukan berapa jumlah pekerja yang dibutuhkan.

Analisis ini merupakan serangkaian proses perhitungan beban kerja terkait berapa lama pekerjaan dapat terselesaikan pada posisi tertentu. Pada proses perhitungan tersebut, perusahaan juga dapat langsung menentukan waktu kerja dan jumlah orang yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan secara optimal.

Manfaat Analisis Beban Kerja

Dengan menghitung beban kerja, perusahaan dapat menentukan posisi, jumlah, dan hal lain yang berkaitan dengan jabatan dalam suatu pekerjaan. Selain itu ada berbagai manfaat yang didapatkan saat perusahaan melakukan analisis ini, berikut diantaranya:

• Sebagai acuan untuk menentukan jumlah tenaga kerja yang akan ditempatkan atau direkrut oleh suatu perusahaan.
• Menjadi acuan untuk perusahaan dalam mempertimbangkan akan menambah atau mengurangi jumlah karyawan di suatu divisi.
• Sebagai pedoman bagi pekerja untuk mengetahui jenjang karir dan kesempatan untuk berkembang di perusahaan tersebut.
• Untuk mendukung penyempurnaan struktur organisasi.
• Sebagai dasar untuk membuat SOP terkait aktivitas pekerjaan, tugas, dan jabatan dalam perusahaan.
• Menentukan kebutuhan pengembangan dalam diri karyawan.

Baca Juga : Analisis Beban Kerja & Perencanaan Tenaga Kerja

Faktor Analisis Beban Kerja

Perhitungan analisis beban kerja dapat dilakukan dengan maksimal apabila mempertimbangkan beberapa faktor, diantaranya adalah:

Jam Kerja Efektif

Beban kerja dan jam kerja efektif saling berkaitan satu sama lain. Jam kerja efektif dapat menjadi alat ukur dalam menganalisis beban tugas. Dengan melihat jam kerja efektif dari individu, divisi, dan unit terbesar, perusahaan dapat melihat rincian hari kerja efektif.

Waktu Kerja

Waktu kerja yang dimaksud adalah berapa lama waktu yang dibutuhkan dalam menyelesaikan serangkaian proses pekerjaan. Perusahaan perlu menetapkan jumlah waktu kerja yang tetap. Dengan begitu, perhitungan analisis ini dilakukan dengan tepat.

Volume Kerja

Yang termasuk dalam volume kerja adalah jumlah dari beban kerja yang diterima oleh setiap karyawan pada suatu perusahaan. Volume kerja merupakan variabel tidak tetap dalam perhitungan analisis beban kerja mengingat jumlah volume kerja karyawan akan sangat berbeda satu sama lain. Maka dari itu, volume kerja jadi faktor yang amat penting dalam proses workload analysis.

Beban Kerja

Beban kerja adalah faktor penting dalam menghitung workload analysis. Perusahaan harus menghitung beban kerja per waktu dan volume kerja. Dengan begitu, analisis dan perhitungannya akan dapat dilakukan dengan tepat.

Metode Analisis Beban Kerja

Ada berbagai metode analisis beban kerja dapat dilakukan oleh perusahaan, antara lain sebagai berikut.

Metode Pertanyaan

Metode daftar pertanyaan maksudnya adalah perusahaan membuat susunan dan daftar pertanyaan. Nantinya, pertanyaan tersebut akan ditanyakan pada saat melakukan analisis beban kerja. Bentuk pertanyaan dapat berupa pertanyaan terbuka yang berisi tentang uraian tugas dari pihak yang dianalisis secara beban kerjanya.

Metode Wawancara

Metode wawancara dalam analisis ini dilakukan dengan mewawancarai setiap orang. Wawancara ini dilakukan dalam konteks untuk mengetahui beban kerja yang dibebankan pada individu tertentu.

Metode Observasi

Analisis dengan metode observasi memungkinkan perusahaan untuk melihat apakah orang tersebut tepat menduduki suatu jabatan. Tak hanya itu, perusahaan juga mempertimbangkan jabatan dan bagaimana cara orang tersebut menyelesaikan pekerjaannya. Metode ini cukup sering dilakukan dalam menentukan beban kerja dengan cara yang lebih cepat.

Pendekatan Analisis Beban Kerja

Ada berbagai pendekatan yang didasari oleh banyak perspektif dalam melakukan analisis beban kerja. Berikut ini adalah berbagai pendekatan yang dilakukan dalam proses analisisnya.

Pendekatan Administratif

Pendekatan adiminstratif cukup mudah dilakukan. Perusahaan hanya perlu melakukan analisis untuk memperoleh hal yang bersifat administratif. Biasanya hal tersebut sudah sejalan dengan kebijakan perusahaan.

Pendekatan Organisasi

Pendekatan organisasi mempertimbangkan sudut pandang organisasi. Maksudnya, perusahaan melihat bagaimana organisasi terbentuk dari suatu sistem yang saling berkoordinasi dalam tingkat satuan kerja bahkan individu. Dengan berfokus pada pendekatan organisasi, perusahaan dapat secara gamblang memperoleh data prosedur kerja.

Tak hanya itu, dengan pendekatan ini, perusahaan juga dapat melihat hubungan antar organisasi dan pekerjaan yang ada di dalamnya serta para pekerja yang berperan.

Pendekatan Analisis Jabatan

Analisis jabatan dilakukan untuk melihat kondisi dari pekerja terhadap tanggung jawab menjalankan jabatan tertentu. Dengan adanya pendekatan analisis jabatan, perusahaan akan mendapatkan informasi mengenai jabatan, seperti tugas, identitas, dan beban kerja dari suatu jabatan. Lebih lanjut, pendekatan analisis jabatan amat memungkinkan perusahaan untuk melakukan analisis secara komprehensif.

Kesimpulan

Analisis beban kerja atau workload analysis adalah sebuah metode untuk menghitung beban kerja berdasarkan pada suatu posisi pekerjaan dan bertujuan untuk menentukan berapa jumlah pekerja yang dibutuhkan.

Analisis ini terdiri dari serangkaian proses perhitungan beban kerja terkait berapa lama pekerjaan dapat terselesaikan pada posisi tertentu yang dihitung berdasarkan waktu kerja dan jumlah orang yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan secara optimal.

Manfaat yang didapatkan saat perusahaan melakukan analisis ini diantaranya adalah menentukan jumlah tenaga kerja yang akan ditempatkan atau direkrut oleh suatu perusahaan, sebagai pertimbangan akan menambah atau mengurangi jumlah karyawan di suatu divisi, dan untuk mendukung penyempurnaan struktur organisasi.

IPQI Training Center mengadakan
Training Workload Analysis
pada tanggal 20-21 September 2022
Segera Daftarkan diri anda ke Contact Person Kami
ICA | cs.sby@proxsisgroup.com | 08111798353