Dysfungsi team

Oleh :  Yumei Sulistyo Psi.MM.MNLP

Sebagai professional atau leader ditempat kerja pastilah kita sering dihadapkan pada kebutuhan untuk membentuk sebuah team kerja, dengan memahami berbagai pengertian dan konsep team tentu ini akan semakin menambah keyakinan diri untuk sukses mencapai tujuan yang menjadi tanggung jawab seorang Leader, untuk membentuk sebuah team yang efektif cobalah sejenak kita bahas faktor apa sajakah yang bisa membuat keberadaan sebuah team menjadi tidak berfungsi.

Patrick Lencioni (2002)mengatakan ada lima faktor yang dapat menyebabkan sebuah team menjadi disfungsi atau tidak berfungsi :

1. Kurangnya perhatian terhadap hasil
2. Ketidak jelasan fungsi dan tanggung jawab
3. Rendahnya komitmen
4. Menghindari konflik atau takut berbeda pendapat
5. Tidak ada kepercayaan

Dari poin 1 jelas mengindikasikan bahwa sebuah team memang seharusnya memiliki sebuah tujuan yang sangat jelas dan diamini oleh seluruh anggota team, pada kenyataannya tidak demikian, banyak yang tahu tujuan namun motivasi dan semangat anggota team berbeda dalam mengejar  tujuan itu,  artinya tahu tujuan karena diberitahu namun belum tentu menerima dengan sepenuh hati, boleh jadi keberadaannya dalam sebuah team karena perintah, keterpaksaan atau tidak memahami sepenuhnya mengapa ia berada didalam sebuah team, sehingga hal ini membuat anggota team itu tidak sepenuhnya  mau mencurahkan segenap kemampuannya untuk mencapai tujuan team, dengan kata lain sebetulnya dia belum mengerti apa manfaatnya bagi dia sendiri berada dalam sebuah team.

Ini persoalan yang paling sering ditemui dalam organisasi, banyak karyawan yang tidak memahami pentingnya Visi perusahaan sebagai salah satu perekat kebhinekaan dalam sebuah team dengan kata lain mungkin juga karena tujuan ini gagal dikomunikasikan keseluruh anggota team  sehingga gagal untuk memahami manfaat  bagi dirinya dan hanya memandang sebelah mata saja terhadap  tujuan team karena tidak mewakili kepentingannya.

Kemampuan leader dalam mengkomunikasi secara persuasive tujuan team sangatlah penting apalagi ditambah dengan teknologi NLP (Neuro Lingusitic Programming) kita bisa menggunakan teknik Cartessian Coordinate untuk menginstall tujuan ini sampai kelevel emosi, sehingga tujuan ini tidak hanya manis dipresentasikan namun bisa membuat emosi cetar membahana, menginspirasi dan memotivasi anggota team untuk bersama meraihnya.

Ketidak jelasan fungsi dan tanggung jawab juga bisa merupakan faktor penyebab gagalnya sebuah team berfungsi, akibatnya terjadi kondisi saling menunggu dan bersikap pasif karena takut salah atau ragu berkontribusi, pembagian peran dan tanggung jawab, memang seharusnya  sudah diberikan sejak awal, sehingga setiap orang tahu apa yang diharapkan dan kontribusi apakah yang diinginkan, dalam organisasi biasa disebut Job Description atau yang lebih powerfull dengan menggunakan Position profile.

Apakah dimungkinkan satu orang dalam anggota team merangkap beberapa fungsi? Tentu saja dapat dalam sebuah team kecil kemungkinan dapat terjadi peran rangkap sepanjang sesuai dengan kemampuan dan jelas yang diharapkan mungkin saja terjadi, dalam sebuah team yang lebih besar kadang terjadi adanya dominasi dari satu atau dua orang yang mencoba mempengaruhi peran anggota team lainnya sehingga orang itu merasa diintervensi, sehingga perlu juga untuk sejak awal disepakati batas wewenang dan tanggung jawabnya.

Tentu banyak alasan dibalik tindakan ini misalnya seorang pemimpin yang mengambil alih pekerjaaan anak buahnya karena tidak kunjung selesai atau selesai namun tidak seperti yang diharapkan, karena tidak sabar dikejar target waktu sehingga dengan terpaksa diambil alih, bisa juga karena gaya kerja dalam menyelesaikan tugasnya tidak sesuai dengan gaya kerja sang leader, mungkin juga karena tidak ada orang yang mau masuk dalam team sehingga orang itu ditunjuk tanpa mempertimbangkan kemampuan dan kesanggupannya dalam menjalankan fungsi kerjanya.Apapun alasannya, kejelasan fungsi dan tanggung jawab sejal awal adalah penting bagi sebuah team kerja.

Rendahnya komitmen memang persoalan yang sering terjadi, pada mulanya saat diminta berkomitmen untuk mencapai goal masing-masing semua berkata sanggup, pada prosesnya hambatan sepanjang jalan menuju tujuan bermunculan, bentuk hambatan pada dasarnya dapat dibagi menjadi dua bagian besar, ada hambatan yang bersifat teknis dan ada hambatan yang bersifat mental, hambatan teknis bisa berupa kurangnya informasi hingga cara menghadapi terbatasnya alat bantu kerja seperti mesin dan peralatan lainnya, hambatan teknis tidak cukup diselesaikan dengan semangat saja perlu pendekatan teknis, dari berbagai hambatan atau tantangan dalam mencapai sasaran justru yang sering terjadi adalah hambatan mental, seperti rasa bosan, ragu-ragu, setengah hati, takut mengambil keputusan, kurang mampu mengkomunikasikan ide pada rekan kerja dan rendahnya kemampuan menempatkan diri pada situasi yang baru atau orang lain atau lingkungan, bisa juga karena tidak dilibatkan dalam proses pengambilan keputusan, pembuatan rencana kerja.

Leader pada situasi ini juga sering salah langkah dalam mengambil solusi, komitmen yang rendah untuk menghasilkan kinerja yang diharapkan bisa berpangkal pada masalah kemauan atau kemampuan, sering ketika bawahan atau team kerja menghadapi hambatan, atasan memberi motivasi untuk bangkit dan bertindak untuk menyelesaikan tugasnya, namun persoalan sebenarnya bukan pada masalah kemauan sehingga dia tidak butuh motivasi namun pada persoalan kemampuan yang barangkali belum memadai untuk menyelesaikan tugasnya, sehingga sia-sia saja diberi motivasi, sama seperti memberi  salah obat yang akhirnya tidak mengena, banyak cara untuk meningkatkan komitmen team kerja, ingatkan kembali pentingnya mencapai tujuan team dan manfaatnya atau apa yang didapat oleh anggota team, munculkan kebanggaan bila bersama bisa mencapai tujuan, apa yang akan terjadi bila tujuan team tidak tercapai? bentuk manfaat yang didapat bisa berbagai bentuk dari yang bersifat financial hingga non-financial, seperti kebanggaan, kepuasan, pengalaman dan pengembangan diri.

Upaya lain yang dapat dilakukan untuk meningkatkan komitmen adalah keterlibatan dalam setiap prosesnya, seperti kata orang bijak “No Involvement – No Commitment” meskipun dalam bentuk yang paling sederhana sekalipun seperti mengkomunikasikan setiap perkembangan dan berbagi ide bagaimana mengatasi setiap tantangan, tanyakan pendapat dan libatkan dalam pengambilan keputusan.

Team yang sehat memungkinkan setiap anggota bebas memberikan pendapat bahkan jika berbeda pendapat sekalipun, tekanan waktu sering dijadikan alasan untuk mem by pass pendapat anggota team agar cepat mengambil keputusan, pada situasi krisis pengambilan keputusan yang cepat barangkali penting dilakukan namun pada keadaan biasa bila ini terus dilakukan membuat anggota team hanya pasif menunggu, bukankah arti dari decision making adalah proses pengambilan keputusan mulai dari identifikasi masalah, hingga mencari dan memutuskan alternative yang terbaik? 

Kebebasan berpendapat memungkinkan timbulnya kaya alternative, apa yang terjadi bila anggota team tidak berani menyampaikan pendapat? atau pendapat, pandangan dan idenya selalu dianulir sehingga terjadi pengalaman yang tidak mengenakan, bukan tidak mungkin situasi ini membuat dirinya menjadi pasif, hanya sekedar menunggu dan lebih parah lagi mulai muncul kasak kusuk ketidak puasan dibelakang layar, potensi untuk memunculkan  ide-ide atau gagasan besar menjadi terhambat

Faktor kebebasan dalam memberikan pendapat bisa dari faktor diri anggota team yang kurang percaya diri untuk menyuarakan aspirasinya atau mungkin juga karena faktor lingkungan yang menekan keberaniannya untuk berpendapat, bisa juga team leader atau anggota team lain yang merasa dirinya senior atau paling berpengalaman yang kadang hanya dirinya yang merasa betul dan selalu ingin didengar, namun apapupun alasannya, kondisi dalam team yang tidak sehat ini harus dihindari agar setiap angota team benar-benar memberi kontribusi terbaiknya tanpa merasa ada hambatan.

Cara terbaik dalam mengatasi situasi ini adalah kesepakatan bersama untuk saling menghargai, menghormati perbedaan pendapat atau ide dan selalu fokus pada kepentingan dan tujuan bersama, peran team leader sangatlah penting untuk menjadi contoh bagaimana mampu menghargai perbedaan pendapat dan memiliki kemampuan mengatasi perbedaan pendapat yang bisa mengarah pada konflik, kalaupun terjadi konflik lakukan secara terbuka artinya tidak perlu ditutup-tutupi hingga terbawa ke ranah pribadi lantas bagaimana caranya menghadapi konflik yang terjadi ? ada banyak cara, bila perbedaan pendapat  dampaknya kecil terhadap tujuan, kadang bisa diabaikan, artinya tidak semua konflik harus ditanggapi serius, namun bila ada dua pendapat yang sama-sama kuat bisa dengan cara berkolaborasi, akomodatif atau kompromi, kalau idenya memiliki dampak terhadap tujuan sangat besar, ambil dan manfaatkan dengan berkolaborasi beri kesempatan untuk anggota team yang mengusulkan untuk memimpinnya, kadang juga perlu kompromi artinya ide ditimbang untung ruginya bersama dan bertujuan untuk meredakan emosi pada saat itu, bisa juga akomodatif karena idenya sangat jitu dan cemerlang, ambil saja semuanya karena kita yakin ide itu sangat bermanfaat.

Rendahnya rasa saling percaya terhadap sesama anggota team juga sangat berpotensi merusak efektifitas team, ketidak percayaan bisa berpangkal pada kredibitas team leader, bisa karena kompetensi yang dibawah standar ataupun karena karakter orang  itu yang bermasalah, banyak bicara namun tidak tepat janji atau tidak bisa membuktikan, banyak menyuruh orang lain namun enggan mengerjakan tugasnya sendiri atau bisa juga mengambil kredit atas kerja orang lain sama seperti pribahasa “Sapi punya susu, kerbau punya nama” si A yang sukses mengerjakan tugas dan berhasil namun di klaim seluruh atau sebagian oleh orang lain.

Keinginan berprestasi dan berkontribusi setiap anggota team tentulah sangat positif, namun bila menghalalkan segala cara yang berakibat ada orang lain yang merasa dirugikan cepat atau lambat pasti akan menimbulkan masalah, membangun kepercayaan adalah sebuah pertaruhan integritas diri, prosesnya sangat lama dan perlu upaya tinggi hingga orang lain mau percaya, namun runtuh hanya karena satu buah kesalahan, oleh karenanya dalam membangun, menjaga dan meningkatkan kepercayaan adalah upaya yang tidak boleh berhenti karena ini adalah bagian dari pembentukan watak atau karakter sesorang untuk sukses dikemudian hari.