Salah satu element ISO 14000 adalah adanya Emergency Response dan Preparedness, tetapi secara luas juga merupakan keharusan suatu industri untuk menyiapkan Rencana Tanggap Darurat dan Kesiapsiagaan diatas dalam hal keselamatan dan merupakan persyaratan utama dalam menjamin adanya program Health, Safety and Environtment dalam perusahaan.

Tujuan Rencana tanggap darurat adalah agar jika terjadi suatu keaadaan darurat seperti kebakaran atau kecelakaan kerja terdapat tindakan penanggulangan yang cepat dan tepat agar kerugian yang diderita dapat diminimalisasi. “Cepat dan Tepat “adalah kata kunci dalam penyunsunan Rencana Tanggap Darurat (RTD), artinya prosedur yang bertele-tele harus dihindari dan jalur komunikasi harus sesederhana mungkin agar penyampaian laporan ke pimpinan serta keputusan yang diambil dapat secepat mungkin dilaksanakan.

Berikut akan disajikan panduan pembuatan manual RTD dan beberapa contoh kecil point-point dalam manual RTD tersebut. Untuk format dokumennya dapat dibuat sesuai dengan Manual ISO 9000 atau ISO 14000 yang banyak kita jumpai.

Manual Rencana Tanggap Darurat dan Kesiapsiagaan.

Pada bagian ini dapat dijelaskan mengenai jenis perusahaan, proses operasi, kondisi geografi, keadaan masyarakat, permasalahan yang ada sehubungan dengan bahaya atau keadaan darurat serta komitmen manajemen dalam rencana tanggap darurat. Misalnya jika perusahaan berada didaerah yang sebagaian besar penduduknya tani atau tambak maka dapat dijelaskan pentingnya pencegahan kebocoran atau tumpahan bahan kimia ke sungai atau tanah.

Maksud dan Tujuannya  pada bagian maksud menjelaskan mengapa diperlukan RTD misalnya untuk perlindungan lingkungan atau kondisi perusahaan yang memproduksi bahan yang mudah terbakar, Efektifitas jika keadaan darurat atau yang lainnya. Sedangkan tujuan dibentuknya RTD secara umum adalah mempersiapkan komponen perusahaan agar dapat mengatasi keadaan darurat secara cepat dan tepat.

Menjelaskan ruang lingkup RTD

1 .  Landasan Kebijakan.

• Perundangan, dapat menyebutkan UU Lingkungan misalnya UU No. 23 1997 tentang Pengelolaan Lingkungan Hidup, No. 27 1999 mengenai AMDAL, serta UU lingkungan lainnya. Dapat juga memasukkan UU tentang K3 atau peraturan internasional.
• Strategi Penanggulangan, dalam perincian strategi penanggulangan yang diambil harus menyertakan adanya memprioritaskan Keselamatan Jiwa dan Lingkungan serta mencegah penyebaran bahaya.

2 . Dampak

Penjelasan mengenai dampak yang dapat terjadi karena keadaan darurat tentunya berbeda-beda setiap perusahaan karena tergantung jenis perusahaan dan keadaan geografis perusahaan. Tetapi secara umum dapat disusun sebagai berikut.

• Bahaya Kebakaran memberikan dampak kerusakan lingkungan baik tanah, air, atau udara dan bahkan jiwa.
• Bahaya Tumpahan atau bocoran Bahan Kimia. Menyebabkan pencemaran air dan tanah untuk bahan cair dan padat serta polusi udara untuk bahan berupa gas.
• Bahaya Banjir. Dapat mengakibatkan pencemaran lingkungan karena adanya limbah yang meluap pada unit pengolahan limbah.
• Bahaya Gempa. Menyebabkan kerusakan bangunan dan peralatan pabrik yang dapat menimbulkan akibat lebih lanjut antara lain kebocoran dan kecelakaan kerja.
• Bahaya Kecelakaan Kerja. Mengakibatkan kerugian jiwa, material dan baik secara langsung atau tidak dapat mengakibatkan pencemaran lingkungan.
• Bahaya Ledakan. Menyebabkan kerusakan lingkungan dan timbulnya gas beracun.

3  . Sumber Dampak.

a. Bahaya Kebakaran

• Listrik Konsleting. Data menunjukkan bahwa sebagian besar kebakaran disebabkan karena arus pendek yang kita kenal sebagai konsleting. Konsleting terjadi pada saat maintenance peralatan listrik yang unsafety, atau perawatan peralatan listrik yang tidak teratur. Penggunaan perlatan listrik yang explosion prove sangat diperlukan jika berada atau dekat dari lokasi penyimpanan atau pengolahan bahan mudah terbakar.
• Pembakaran Sampah. Pembakaran sampah memerlukan tempat yang sesuai, yaitu cukup jauh dari pabrik, rumput kering, dan terlindung dari tiupan angin.
• Drum kosong atau setengah kosong sisa bahan bakar. Drum kosong atau hampir kosong mempunyai kadar uap bahan bakar yang tinggi, sehingga sangat mudah terbakar atau meledak terutama jika saat membuka, ada goncangan yang berlebihan saat memindah drum, atau suhu lingkungan yang tinggi.
• Bahan mudah terbakar flammable dan auto flammable. Lokasi penyimpanan bahan bakar harus spesifik atau dapat dilihat pada standard internasional yang berlaku seperti API atau NFPA
• Listrik Statis (pompa, tangki). Listrik statis terjadi karena perbedaan muatan yang dapat terjadi karena fluida yang bergerak atau gesekan seperti angin pada top storage tank, atau pipa transfer. Untuk itu sebagai pengaman diperlukan bonding dan grounding untuk mengalirkan arus listrik statis.
• Kecelakaan kendaraan bermotor. Kecelakaan kendaraan bermotor di lokasi perusahaan harus dihindari karena semua kendaraan bermotor membawa bahan bakar sehingga dapat mengakibatkan kebakaran.
• Sistem Operasi. Adanya kondisi operasi yang diluar kontrol dan mesin yang out of control dapat manebabkan kerusakan yang berakibat kebakaran.
• Petir. Pemakaian penyalur petir yang tepat pada posisi yang tepat sangat diperlukan agar petir dapat tersalur dengan baik dan lokasi perusahaan dapat terlindungi sepenuhnya.
• Nyala api. Nyala api dapat terjadi baik secara langsung seperti korek api, kompor, pembakaran, tungku atau secara tidak langsung seperti lampu.
• LPG. Liquefied Petroleum Gas dan Liquefied Natural Gas (LNG) adalah gas yang sangat mudah terbakar dan meledak pencegahan kebocoran secara dini serta lokasi penyimpanan yang tepat sangat diperlukan.
• Kerja dengan api (pengelasan). Pengelasan menghasilkan api dengan suhu yang sangat tinggi yaitu lebih dari 1000 oC. Hot work harus selalu dipantau dan memerlukan ijin khusus.
• Gelombang Radio. Gelombang merupakan salah satu bentuk energy semakin kecil panjang gelombang maka energy yang terkandung semakin besar, karena itu penggunaan microwave di sekitar bahan mudah terbakar sepatutnya dilarang. Penggunaan peralatan komunikasi termasuk salah satu sumber gelombang tersebut antara lain HT dan Handphone.

b. Bahaya Tumpahan atau bocoran Bahan Kimia

• Drum bocor.
• Tangki bocor.
• Pipa transfer rusak.
• Kecelakaan mobil pengangkut.
• Kemasan rusak bagi bahan solid.
• Valve venting bocor untuk bahan gas

c. Bahaya Banjir

• Saluran air tidak lancar. Pembuatan lay out perusahaan yang memperhatikan aspek aliran air sangat membantu mengurangi resiko banjir. Karena banjir juga akan dapat menggangu proses produksi atau menyebabkan kerusakan alat.

d . Bencana Alam

e. Bahaya Gempa

f. Bahaya Kecelakaan Kerja

• Pengoperasian salah. Untuk mengurangi resiko ini training dan intruksi kerja yang jelas dan telah dimengerti oleh karyawan diterapkan sepenuhnya sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam ISO 9000.
• Mesin Trouble. Perawatan dan monitoring peralatan secara rutin diperlukan agar mesin selalu berada kondisi optimal.
• Bekerja diruang tertutup. Bekerja diruang tertutup sangat berbahaya karena ada kemungkinan bahwa kurangnya kadar Oksigen atau terdapatnyan uap beracun (CO,phenol,HCN dan lainnya) dapat menyebakan kematian bagi pekerja. Diperlukan ijin kerja khusus untuk bekerja diruangan tertutup seperti tandon air, sumur, Tangki penampung, Saluran pembuangan limbah, dan tempat lannya.
• Bekerja di ketinggian. Bekerja di ketinggian seperti di atap pabrik, tiang lampu, atap tangki, Dinding Tangki dan lainnya sangat besar resiko kecelakaannya terutama jika kondisi tidak memungkinkan seperti licin karena hujan atau bahan lapuk. Untuk itu diperlukan ijin khusus jika bekerja diketinggian.
• Bahan beracun dan berbahaya (B3). Penanganan B3 baik itu transfer atau saat operasi harus dilaksanakan jika operator telah menggunakan alat keselamatan kerja yang lengkap. Bahaya Ledakan Tekanan operasi terlalu tinggi : Drum kosong bekas flamabel, Gas Bertekanan, LPG, Bahan mudah meledak (explosive material), Ledakan debu (dust) karena tekanan terlalu tinggi

4. Organisasi

• Struktur Organisasi. Ketua. Ketua RTD adalah pemimpin atau pemegang kekuasaan tertinggi dalam operaional sehari-hari perusahaan tersebut, misalnya Direktur atau Plant Manager.
• Wakil Ketua. Wakil Ketua dijabat oleh orang yang paling ahli dalam masalah HSE dalam hal ini adalah Manager atau Kepala Department HSE.
• Bagian External Affair. External affair dijabat oleh orang yang mengerti hukum atau lobi misalnya Manager Personalia atau Humas.
• Bagian Keamanan. Dapat dirangkap oleh bagian external affair
• Bagian Evakuasi. Penjabat harus orang yang mempunyai pengetahuan mengenai transportasi perusahaan misalnya bagian warehouse atau General affair.
• Bagian Adminitrasi. Mempunyai kemampuan dokumentasi dan pengolahan data yang baik.
• Bagian Penaggulangan Keadaan Daurat. Mempunyai anggota-anggota lintas bagian yang telah diberikan pelatihan khusus RTD dan diketuai oleh HSE officer atau HSE engineer.
• Komandan Operasi pertama. Semua kepala seksi atau supervisor pada bagian masing-masing yang bertugas sebagai ketua operasi sementara jika Komandan RTD dan ketua operasi belum berada ditempat.