ERP adalah singkatan dari  Enterprise Resource Planning yang mengacu pada perangkat lunak dan sistem yang digunakan untuk merencanakan dan mengelola semua rantai pasokan inti, manufaktur, layanan, keuangan, dan proses lain dari suatu organisasi. Sistem ERP digunakan untuk mengotomatiskan dan mengarahkan aktivitas individu di seluruh bisnis atau organisasi, seperti akuntansi dan pengadaan, manajemen proyek, manajemen hubungan pelanggan, manajemen risiko, pemenuhan dan operasi rantai pasokan.

Aplikasi ERP menawarkan perangkat lunak sebagai layanan  (SaaS) , sedangkan rangkaian aplikasi ERP membentuk sistem ERP yang dapat digunakan untuk berkomunikasi secara efektif dan menyatukan proses bisnis untuk memungkinkan aliran data antar aplikasi, biasanya melalui  database  umum baik di tempat / di tempat atau di  cloud .

ERP menghubungkan setiap aspek perusahaan, sistem perangkat lunak ERP memungkinkan kinerja dan manajemen proyek yang lebih baik yang membantu merencanakan, menganggarkan, memprediksi, dan melaporkan secara akurat kesehatan dan proses keuangan organisasi.

Sejarah Singkat ERP

Istilah “ERP” pertama kali digunakan pada tahun 1990-an oleh  Gartner Group , tetapi perangkat lunak dan sistem perencanaan sumber daya perusahaan telah digunakan dalam industri manufaktur selama lebih dari 100 tahun dan terus berkembang seiring dengan perubahan dan pertumbuhan kebutuhan industri.

• 1913: Seorang insinyur bernama Ford Whitman Harris mengembangkan model  Economic Order Quantity (EOQ) , sebuah sistem manufaktur berbasis kertas untuk penjadwalan produksi.
• 1964: Toolmaker Black dan Decker mengadopsi solusi  Material Requirement Planning  (MRP) pertama yang menggabungkan EOQ dengan komputer  mainframe .
• 1970-an-1980-an: Teknologi komputer berevolusi dan konsep perangkat lunak menangani aktivitas bisnis di luar manufaktur, termasuk keuangan, sumber data manusia, dan manajemen hubungan pelanggan (CRM).
• 1983: MRP II mengembangkan dan menampilkan “modul” dan komponen manufaktur inti terintegrasi, dan tugas manufaktur terintegrasi ke dalam sistem data bersama yang umum.
• 1990-an-2000-an: Gartner Group menyebut istilah “ERP” untuk membedakannya dari sistem khusus MRP. Sistem ERP mencakup mencakup intelijen bisnis sambil menangani fungsi lain seperti otomatisasi tenaga penjualan (SFA), otomatisasi pemasaran, dan  e-Commerce .
• 2000-2005: Solusi perangkat lunak ERP berbasis  cloud  hadir saat pembuat perangkat lunak ERP membuat produk “ Internet Enabled ”, memberikan alternatif untuk model server klien lokal tradisional.
• Saat ini:  Software-as-a-Service  (SaaS) dan  Anything-as-a-Service  (XaaS) menawarkan model pengiriman baru untuk ERP. Akses berbasis web jarak jauh untuk solusi ERP  cloud  memberikan solusi seluler, keamanan, dan integrasi dengan industri yang terus berubah dan teknologi pintar, termasuk integrasi dengan  Internet of Things  (IoT),  Internet of Everything  (IoE), dan bahkan media sosial untuk menyediakan layanan yang komprehensif untuk setiap industri.

Bagaimana Sistem ERP Bekerja?

Tujuan utama dari sistem ERP adalah untuk meningkatkan efisiensi organisasi suatu organisasi dengan mengelola dan meningkatkan bagaimana sumber daya perusahaan digunakan. Meningkatkan dan/atau mengurangi jumlah sumber daya yang diperlukan tanpa mengorbankan kualitas dan kinerja adalah kunci untuk secara efektif meningkatkan pertumbuhan bisnis dan profitabilitas.

Sistem ERP biasanya mencakup semua aspek operasi bisnis dan umumnya menyediakan:

• Sistem yang terintegrasi
• Basis data umum
• Operasi waktu nyata
• Dukungan untuk semua aplikasi / komponen
• antarmuka pengguna umum di seluruh aplikasi / komponen
• Di tempat, dihosting di cloud , atau penerapan SaaS

Software ERP memiliki kemampuan untuk mengumpulkan dan membandingkan matriks antar departemen dan memberikan sejumlah laporan berbeda berdasarkan peran atau preferensi pengguna tertentu. Data yang dikumpulkan membuat pencarian dan pelaporan data menjadi lebih cepat dan memberikan gambaran lengkap tentang kinerja bisnis dengan wawasan lengkap tentang bagaimana sumber daya digunakan.

ERP sinkronisasi dan otomatisasi dengan mengurangi kebutuhan untuk memelihara database dan spreadsheet terpisah yang harus digabungkan secara manual untuk menghasilkan laporan. Pengumpulan dan pelaporan gabungan data ini menawarkan wawasan yang berharga, seperti di mana harus memotong biaya dan kelancaran proses, memberikan informasi untuk membuat keputusan bisnis dalam waktu nyata.

Jenis Sistem ERP & Opsi Penerapan Perangkat Lunak ERP

Perangkat lunak Perencanaan Sumber Daya Perusahaan dianggap sebagai jenis “aplikasi perusahaan”, yang mengacu pada perangkat lunak yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan perangkat lunak organisasi dan meningkatkan kinerja bisnis. Ada banyak sistem ERP berbeda yang tersedia saat ini yang sangat beragam tergantung pada ukuran, fungsi, dan kebutuhan organisasi. Jenis sistem ERP umumnya mengacu pada opsi standar dan mencakup  cloud  ERP, ERP  on-premise , dan ERP  hybrid  (beberapa sistem di cloud dan beberapa di lokasi).

Setiap sistem solusi ERP sering kali disesuaikan untuk mendukung berbagai aspek bisnis, memenuhi persyaratan organisasi bisnis, dan memiliki metode penerapan yang berbeda.

ERP Bisnis Besar vs. ERP Bisnis Kecil

Di masa lalu, “ERP bisnis besar” ditujukan kepada organisasi besar yang sering menerapkan solusi ERP  onsite / on-premise  dan memiliki banyak sumber daya untuk didedikasikan untuk TI dan dukungan lain untuk menganalisis, menyesuaikan, meningkatkan, dan menerapkan solusi perangkat lunak mereka.

Frasa “ERP Bisnis Kecil” atau “ERP UKM (perusahaan kecil dan menengah)” biasanya mengacu pada sistem perangkat lunak ERP dengan aplikasi manajemen bisnis yang biasanya dibuat untuk memenuhi kebutuhan spesifik untuk bisnis kecil hingga menengah.

Saat ini, frasa ini lebih jarang digunakan karena faktor pentingnya bukanlah ukuran perusahaan tetapi menentukan apakah sistem ERP secara efektif menangani kebutuhan bisnis saat ini dan masa depan, tidak peduli ukuran organisasi. Sangat penting bagi organisasi untuk mempertimbangkan dan memilih sistem ERP yang menghilangkan kebutuhan untuk penyesuaian yang mahal, beradaptasi dengan laju perubahan bisnis yang cepat, mengatasi teknologi masa depan dan memenuhi persyaratan teridentifikasi lainnya.

Jenis Sistem ERP:  Cloud vs On-Premise vs Hybrid

Ada tiga jenis utama sistem ERP yang berfungsi dengan opsi model penerapan yang berbeda. Jenis sistem ERP yang paling umum termasuk  Cloud ERP, On-Premise ERP , dan  Hybrid  ERP.

Perangkat lunak ERP  On-Premise  diimplementasikan di lokasi dan dipelihara di ruang kantor fisik dalam sebuah organisasi, dihosting di komputer dan server perusahaan sendiri untuk kontrol penuh, dukungan, dan kepemilikan seluruh sistem setelah diterapkan.

Software  ERP berbasis  cloud  adalah solusi berbasis web, yang dikenal sebagai  Software as a Service  (SaaS), tempat organisasi mengakses dan menyimpan data di perangkat apa pun dengan koneksi internet, biasanya melalui pembelian berlangganan. Dukungan berkelanjutan, pembaruan, pelatihan, dan penyesuaian fleksibel yang didukung oleh penyedia perangkat lunak.

Software ERP “Hybrid”  mengacu pada implementasi gabungan dari solusi sistem ERP berbasis  cloud  dan  on-premise . Kombinasi hosting dan layanan berbeda-beda menurut penyedia. Model-model ini dapat memberikan pengguna ERP untuk bermigrasi di antara model pengiriman, atau mengintegrasikan manfaat yang tidak tersedia dalam implementasi yang ada.

Vendor ERP yang berbeda mendukung opsi model penerapan yang berbeda. Kombinasi opsi, sering disebut sebagai penerapan “ hybrid “, dapat menawarkan kombinasi layanan hosting dan penerapan. Model-model ini dapat memberikan kejutan bagi pengguna ERP untuk berpindah antar model pengiriman, atau mengintegrasikan manfaat yang tidak tersedia dalam implementasi yang ada.

Untuk Industri Apa ERP Dapat Digunakan?

Software ERP dapat digunakan di industri apa pun untuk membantu bisnis menjadi lebih efisien. Ini menyediakan alat komunikasi yang efektif yang dapat mengelola informasi antara departemen internal dan eksternal, membantu kegiatan sehari-hari untuk mengelola proyek, melacak kepatuhan terhadap pedoman, dan menangani seluk-beluk sehari-hari yang datang dengan menjalankan bisnis.

Karena akar ERP di bidang manufaktur, terdapat sistem ERP khusus Industri yang kuat yang melayani berbagai industri manufaktur. Sistem perangkat lunak ERP sangat beragam dan merupakan bagian penting dari banyak industri, termasuk namun tidak terbatas pada:

• Pabrikan
• Mesin dan Komponen Industri
• Konstruksi dan Perbaikan Rumah
• Elektronik dan Teknologi
• Otomotif
• Kedirgantaraan dan Pertahanan
• Ilmu Kesehatan, Farmasi dan Kehidupan
• Agribisnis, Pertanian dan Pertanian
• Makanan dan minuman
• Perawatan Kesehatan dan Perhotelan
• Pakaian, Barang Konsumsi dan Ritel

Seiring waktu, sistem ERP telah berkembang untuk menyertakan dukungan untuk aplikasi lain dan “modul ERP” yang mendukung fungsi bisnis sehari-hari. Dalam banyak sistem ERP, area fungsional umum ini dikirimkan ke dalam modul ERP, termasuk namun tidak terbatas pada:

• Akuntansi Keuangan
• Manajemen akuntansi
• Sumber daya manusia
• Pabrikan
• proses pemesanan
• Manajemen rantai persediaan
• Manajemen proyek
• Manajemen Hubungan Pelanggan (CRM)
• Layanan data

Kapankah Bisnis Anda Membutuhkan ERP?

Pengembangan bisnis sering kali fokus pada tujuan yang bertepatan dengan pertumbuhan jangka pendek dan jangka panjang perusahaan, serta menganalisis potensi tantangan bisnis. Melakukan analisis sistem dan proses secara teratur membantu mengidentifikasi kapan bisnis mungkin perlu mengintegrasikan sistem ERP.

• Solusi ERP harus dipertimbangkan ketika sistem dan proses bisnis yang ada:
• Tidak lagi berfungsi atau berfungsi secara tidak efisien ( throttling / bottlenecking )
• Tidak lagi mendukung pertumbuhan perusahaan
• Kurangnya persyaratan keamanan saat ini untuk mengurangi risiko

Mengidentifikasi proses yang rusak penting untuk pertumbuhan dan menemukan perbaikan area. Berikut beberapa contoh peluang yang mungkin menandakan suatu proses tidak lagi mendukung pertumbuhan perusahaan:

• Menggunakan / Sangat bergantung pada  database / spreadsheet  / program terpisah yang memerlukan proses manual untuk manajemen data dan tidak singkron secara teratur
• Informasi dan analitik sulit diakses dan/atau ketinggalan zaman
• Proses sehari-hari sulit atau terlalu memakan waktu, seperti akuntansi berbasis kertas, pelaporan keuangan, dll.
• Penjualan dan pengalaman pelanggan menderita karena data yang tidak akurat atau tidak lengkap dan menyebabkan reputasi yang buruk untuk transmisi dan layanan
• Proses TI yang tidak efisien / kompleks / rumit. Sistem saat ini memiliki skalabilitas yang buruk, solusi warisan sistem yang terfragmentasi.
• Waktu TI dihabiskan untuk memperbaiki / menambal sistem lama untuk mencoba dan mengikuti pertumbuhan
• Tidak mendukung teknologi baru dan canggih seperti IoT, kecerdasan buatan, dll.

Setelah proses yang rusak diidentifikasi, bisnis dapat mengambil langkah selanjutnya untuk mengatasi tantangan bisnis ini dan mendukung pertumbuhan bisnis