Setiap proyek harus direncanakan secara detail dan terkontrol oleh Manajer Proyek. Kontrol berhubungan dengan membandingkan progres kerja aktual dengan rencana sebelumnya dan memberikan koreksi ketika rencana tidak sesuai dengan aksi. Rencana proyek akan disiapkan oleh Manajer Proyek dan menspesifikasikan kebutuhan pekerjaan yang akan dilakukan.

Langkah-langkah berikut adalah panduan standar bagi Manajer Proyek dan Tim Proyek / Pelaksana:

1. Definisi Masalah. Dilakukan setelah manajemen memutuskan apakah request yang diajukan calon pelanggan diterima atau tidak. Request pelanggan dan beberapa komentar yang dipegang manajemen selanjutnya diserahkan kepada Manajer Proyek untuk memulai sebuah proyek. Ketika sudah ditandatangani, Manajer Proyek memeriksa semua dokumen yang terlibat dalam proyek dan memulai merencanakan sesuatu.
2. Analisis Proses. Manajer Proyek akan memulai sebuah proyek dengan mengerti model proses bisnis. Manajer Proyek setidaknya harus familier dengan proses-proses bisnis pengguna (pelanggan dalam hal ini) sebelum membangun pekerjaan tersendiri dalam menyelesaikan proyek, termasuk menetapkan masalah yang terjadi dalam sistem yang sedang berjalan, menetapkan tujuan dan gol, dan mendaftar kendala-kendala atau keterbatasan. Sebuah penentuan dan pendefinisian interface dengan sistem berjalan lainnya, dan kebutuhan-kebutuhan di dalam atau di luar bagian, harus dilengkapi. Analisis penuh terhadap sistem harus diadakan untuk memproduksi kebutuhan-kebutuhan fungsional seluruh sistem.
3. Deskripsi Fungsional. Setelah mengadakan proses analisis, Manajer Proyek kemudian membuat deskripsi fungsional. Deskripsi fungsional menetapkan kebutuhan-kebutuhan sistem dan menyediakan requestor dengan statemen yang jelas mengenai kapabilitas operasional yang akan dibangun. Jika kebutuhan-kebutuhan tersebut merubah poin-poin tertentu, deskripsi fungsional harus diupdate dan menerima persetujuan dari user (pelanggan). Deskripsi fungsional ini sebagai basis pengertian bersama antara pembuat proyek dan pelanggan.
4. Desain Sistem. Dalam fase desain, kebutuhan-kebutuhan fungsional dibangun dan diperbarui lebih lanjut. Kemungkinannya, beberapa pendekatan alternatif bisa terkonsep dan dibandingkan dari sudut biaya dan faktor keuntungan. Contoh seperti form, laporan, screen, dan dokumen-dokumen sistem lainnya bisa disiapkan, jika proyek berbentuk software. Diagram fisik dan logika disiapkan jika proyek berbentuk jaringan komputer. Dianjurkan sekali untuk membuat prototype agar user mempunyai kesempatan untuk mengembangkan desain. Untuk proyek desain software, struktur-struktur file dan desain laporan harus disempurnakan. Untuk semua proyek, pengaruh pada sistem dan jaringan harus ditentukan sebelum desain disetujui.

Ketika desain yang disetujuai telah dibangun, Manajer Proyek akan membuat rencana aksi dan kejadian-kejadiannya (Plan of Action and Milestones) dan rencana progres kerja. Secara normal, ketika membangun sebua POAM dan rencana tugas kerja, Manajer Proyek sebaiknya merencanakan kepada anggota tim yang tersedia untuk bekerja pada proyek tidak lebih dari 28 jam setiap minggu. Manajer Proyek harus memikirkan kebutuhan lain-lain bagi anggota tim disamping komitmen untuk membangun timeline yang realistis. Manajemen akan menyetujui tim proyek, dan pengawas anggota tim proyek harus menjaga kebutuhan waktu timeline pekerjaan proyek. Rencana progres kerja dapat dibuat dalam berbagai format, namun Manajer Proyek akab lebih baik lagi jika membuat matrik tugas dan anggota tim proyek dengan sejumlah jam kerja yang diberikan kepada setiap aggota tim untuk mencapai target pekerjaan yang sudah ditentukan sebelumnya. Tugas-tugas kritis, yaitu tugas-tugas yang harus diselesaikan sebelum pekerjaan lain bisa diselesaikan, juga harus ditentukan. Selama fase desain, Manajer Proyek sebaiknya membuat Life Cycle Management dan memperoleh persetujuan jika diperlukan.

1. Pembuatan Sistem. Selama fase ini, desain sistem sudah diimplementasikan. Jika perubahan desain diperlukan, mungkin butuh merevisi langkah-langkah sebelumnya untuk memastikan bahwa sistem didesain secara wajar. Informasi tentang operasi, penggunaan, dan perawatan atau maintenance dibangun dalam fase ini.
2. Pengujian Produk. Perencanaan pengujian harus dipikirkan untuk memverifikasi kesamaan sistem yang telah dibuat terhadap identifikas-identifikasi kebutuhan yang dituliskan pelanggan. Seluruh sistem yang terintegrasi harus diuji untuk memastikan bahwa hardware dan semua komponen software bekerja sesuai desain yang dibuat. Semua pengujian harus dilakukan dalam lingkungan terkontrol sebelum proyek yang komplit diperkenalkan kepada user (pelanggan). Audit konfigurasi fungsional juga perlu dikerjakan.
3. Pelatihan User/Pelanggan. Setiap perubahan dalam sebuah sistem membutuhkan setidaknya pengetahuan baru dan biasanya skill baru juga pada beberapa komponen sumber daya manusia seperti  operator, bagian administrasi, pengguna, dan manajer. Orientasi pada sistem diperlukan untuk setiap orang dalam organisasi yang terlibat dengan sistem baru tersebut. Jika sebuah proyek tidak untuk pembuatan sistem baru, namun hanya perevisian, atau pemodifikasian, ataupun perilisan versi baru software, sedikit banyak pelatihan mungkin akan dibutuhkan. Pelatihan dapat dilakukan dalam sesi kelas pelatihan atau kursus, maupun mengasisteni pekerjaan. Manajer Proyek bertanggung jawab dalam pembuatan rencana pelatihan.
4. Dokumentasi. Dokumentasi harus disiapkan sebagai kebutuhan. Minimal, harus ada informasi yang cukup untuk mendeskripsikan dan menjelaskan semua program sistem dan operasi, atau perubahan-perubahan dan alasan terhadap perubahan program.
5. Operasi. Sistem telah diimplementasikan dan diserahkan kepada user atau pelanggan. Pembuatan dan konversi data dari sistem yang lama menjadi sistem baru harus disempurnakan.

Evaluasi. Semua tim proyek berkontribusi terhadap manual proyek dan mengirimkannya kepada Manajer Proyek untuk dikonsolidasikan. Kemudian Manajer Proyek akan meng-compile kedalam rekaman tertulis untuk referensi selanjutnya dan dimaintain dengan dokumentasi lain untuk proyek tersebut. Jika dapat digunakan, Manajer Proyek akan menyiapkan sebuah rencana aksi ke depan jika memungkinkan dilakukan upgrade terhadap produk yang dibuat.

Sumber: //suryantara.wordpress.com/2008/12/28/langkah-langkah-manajemen-proyek/

ITGID mengadakan
Publik Training IT Project Management
berlokasi di
AMG Tower Lt. 17
Jl. Dukuh Menanggal No. 1 A
Gayungan – Surabaya
Segera Daftarkan diri anda ke Contact Person Kami
Yanti | [email protected] | 08111798353