Dalam lingkungan bisnis yang dinamis dan tidak dapat diprediksi saat ini, organisasi menghadapi banyak risiko yang dapat mengganggu operasinal mereka. Dari bencana alam hingga cyber attack dan pandemi, kebutuhan untuk memastikan kelangsungan bisnis menjadi yang terpenting. Untuk mengurangi risiko ini dan mempersiapkan organisasi untuk hal yang tidak terduga, organisasi harus menerapkan Business Continuity Management System (BCMS) yang efektif.

Menerapkan Business Continuity Management System (BCMS) yang efektif sangat penting bagi organisasi untuk mempersiapkan kejadian tak terduga dan memastikan kelangsungan operasinal mereka. BCMS membantu mengidentifikasi potensi risiko, mengembangkan strategi untuk menguranginya, dan menetapkan protokol untuk mengelola gangguan ketika terjadi.

Berikut adalah beberapa langkah untuk membantu Anda menerapkan BCMS yang efektif:

1. Menilai keadaan saat ini

Sebelum menerapkan BCMS, organisasi perlu melakukan penilaian menyeluruh terhadap keadaan mereka saat ini. Penilaian ini melibatkan pemahaman struktur organisasi, proses kritis, dependensi, dan kerentanan. Dengan melakukan analisis dampak bisnis (BIA) yang komprehensif, organisasi dapat mengidentifikasi potensi risiko dan potensi dampaknya terhadap bisnis. Analisis ini memberikan wawasan berharga yang membantu memprioritaskan alokasi sumber daya dan menentukan ruang lingkup BCMS.

2. Mendefinisikan Tujuan dan Ruang Lingkup

Untuk memastikan kejelasan dan keselarasan, penting untuk menentukan tujuan dan ruang lingkup BCMS. Tujuan harus selaras dengan strategi dan tujuan organisasi secara keseluruhan. Ruang lingkup harus secara jelas menguraikan departemen, proses, dan lokasi geografis yang dicakup oleh BCMS. Ini memastikan bahwa semua bidang yang relevan dipertimbangkan dan bahwa implementasi BCMS ditargetkan dan efektif.

3. Membentuk Tim BCMS

Membentuk tim BCMS khusus sangat penting untuk keberhasilan implementasi. Tim ini harus terdiri dari perwakilan dari departemen utama, termasuk TI, operasi, SDM, keuangan, dan komunikasi. Setiap anggota tim harus diberi peran dan tanggung jawab khusus dan diberi sumber daya dan wewenang yang diperlukan untuk melaksanakan tugas mereka secara efektif. Kolaborasi dan koordinasi di antara anggota tim sangat penting untuk mengembangkan dan menerapkan BCMS yang kuat.

Baca juga : Apakah itu Agile of Working?

4. Mengembangkan Kebijakan Kesinambungan Bisnis

Kebijakan kesinambungan bisnis yang terdefinisi dengan baik menetapkan dasar untuk BCMS. Kebijakan ini harus secara jelas mengartikulasikan komitmen organisasi terhadap kelangsungan bisnis dan tujuan BCMS. Ini harus mendefinisikan peran dan tanggung jawab karyawan di berbagai tingkatan dan menekankan partisipasi aktif mereka dalam BCMS. Kebijakan yang kuat menciptakan budaya kesiapsiagaan dan memastikan bahwa setiap orang memahami peran mereka selama gangguan.

5. Melakukan Penilaian Risiko

Mengidentifikasi dan menilai potensi risiko adalah langkah penting dalam implementasi BCMS. Organisasi harus melakukan penilaian risiko yang komprehensif untuk mengidentifikasi ancaman dan kerentanan yang dapat mengganggu operasi mereka. Penilaian ini harus mempertimbangkan faktor internal dan eksternal dan mengevaluasi kemungkinan dan dampak potensial dari setiap risiko. Dengan memahami risiko ini, organisasi dapat mengembangkan strategi untuk menguranginya secara efektif.

6. Mengembangkan Strategi Kesinambungan Bisnis

Berdasarkan hasil penilaian risiko, organisasi harus mengembangkan strategi kelangsungan bisnis. Strategi ini harus bertujuan untuk meminimalkan dampak gangguan pada operasi kritis. Pertimbangan harus diberikan pada pengaturan kerja alternatif, sistem redundan, lokasi cadangan, dan hubungan pemasok. Strategi ini harus didokumentasikan dalam rencana kesinambungan bisnis (BCP) dan dikomunikasikan kepada pemangku kepentingan terkait untuk memastikan respons yang terkoordinasi selama gangguan.

7. Menerapkan langkah-langkah mitigasi risiko

Menerapkan langkah-langkah mitigasi risiko sangat penting untuk mengurangi kemungkinan dan dampak risiko yang teridentifikasi. Organisasi harus menerapkan kontrol dan langkah-langkah seperti langkah-langkah keamanan fisik, backup data, protokol cybersecurity, program pelatihan, dan rencana tanggap darurat. Langkah-langkah ini harus ditinjau dan diperbarui secara berkala agar selaras dengan risiko yang berkembang dan praktik terbaik industri.

8. Menguji dan Menjalankan BCMS

Pengujian rutin dan latihan BCMS sangat penting untuk mengevaluasi efektivitasnya. Latihan tabletop, simulasi, dan latihan skala penuh harus dilakukan untuk menilai kemampuan respons, mengidentifikasi kesenjangan, dan meningkatkan kesiapsiagaan. Pelajaran yang dipetik dari latihan ini harus dimasukkan ke dalam rencana peningkatan BCMS, memastikan peningkatan efektivitas sistem secara berkelanjutan.

9. Memantau, Meninjau, dan Meningkatkan

BCMS harus tunduk pada pemantauan, peninjauan, dan peningkatan berkelanjutan. Organisasi harus menetapkan metrik dan indikator kinerja utama (KPI) untuk mengukur efektivitas BCMS. Tinjauan rutin harus dilakukan untuk mengidentifikasi area untuk perbaikan, mengatasi risiko yang muncul, dan menyesuaikan BCMS dengan perubahan kebutuhan bisnis. Mencari umpan balik dari karyawan dan pemangku kepentingan meningkatkan relevansi BCMS dan memastikan perbaikan berkelanjutan.

10. Pelatihan dan Kesadaran

Memberikan pelatihan dan meningkatkan kesadaran di antara karyawan sangat penting untuk keberhasilan implementasi BCMS. Karyawan harus dilatih tentang peran dan tanggung jawab mereka dalam melaksanakan BCMS selama gangguan. Kampanye kesadaran rutin harus dilakukan untuk menumbuhkan budaya kesiapsiagaan dan memastikan bahwa semua karyawan memahami pentingnya kelangsungan bisnis.
Untuk menanyakan pleatihan, bisa menghubungi CS kami pada kolom chat atau klik tautan berikut.

Menerapkan Business Continuity Management System (BCMS) yang efektif sangat penting bagi organisasi untuk mengurangi risiko dan mempersiapkan diri menghadapi gangguan yang tidak terduga. Dengan mengikuti langkah-langkah kunci yang diuraikan dalam esai ini, organisasi dapat mengidentifikasi potensi risiko, mengembangkan strategi untuk meminimalkan dampaknya, dan menetapkan protokol untuk mengelola gangguan secara efektif. Dengan secara proaktif menerapkan BCMS, organisasi dapat memastikan kelangsungan operasi mereka, menjaga reputasi mereka, dan meningkatkan ketahanan mereka dalam menghadapi ketidakpastian.