Mengenal Six Sigma Secara Sederhana by Gede Manggala (Pakar Continuous Improvement-Lean Six Sigma Master Black Belt)

Bagikan:

Secara bertahap kami akan sampaikan tulisan mengenai six sigma yang coba dipaparkan secara sederhana oleh Penulis. Penulis Gede Manggala adalah seorang praktisi Continuous Improvement-Certified Lean Six Sigma Master Black Belt dan saat ini menangani projek konsultansi perusahaan Migas Asing Terbesar di Indonesia.

Spesialisasinya dalam process improvement  dan mendapat pengakuan sebagai Lean Six Sigma Master Black Belt. Berdasarkan pengalamannya itulah ia mencoba merombak ulang dan “mengunyah” kembali berbagai konsep terapan terhebat process improvement yang sulit dipahami menjadi konsep sederhana yang lebih mudah dipahami dan diterapkan dalam proses bisnis sehari-hari, tentunya tanpa mengurangi esensi konsep-konsep tersebut.

Dari sini maka Gede Manggala menulis buku tentang process improvement ini melalui tema Creative Problem Solving with the Coconut Principles.

Berikut adalah tulisan lainnya mengenai Six Sigma dengan penyampaian yang sederhana mudah dipahami oleh orang yang baru mengetahui six sigma…

Selamat menikmati…

Apa Itu Six Sigma?

What’s in a name? That which we call a rose

By any other word would smell as sweet

– William Shakespeare (Romeo and Juliet, II, ii, 1-2) –

1. Definisi

Apa sih Six Sigma itu?

Dari kata per kata istilah ini terdiri dari:

Six yang artinya enam

Sigma yang merupakan simbul dari standar deviasi, dan biasa dilambangkan dengan σ.

Six Sigma sering dituliskan dalam simbul 6σ.

Jadi, 6σ itu apa?

Untuk sampai ke arti Six Sigma, kita perlu tengok sejarahnya sedikit. Six Sigma dimulai oleh Motorola ditahun 1980-an dimotori oleh salah seorang engineer disana bernama Bill Smith atas dukungan penuh CEO-nya Bob Galvin. Motorola menggunakan statistics tools diramu dengan ilmu manajemen menggunakan financial metrics (yaitu Return on Investment, ROI) sebagai salah satu metrics/alat ukur dari quality improvement process. Konsep ini kemudian dikembangkan lebih lanjut oleh Dr. Mikel Harry dan Richard Schroeder yang lebih lanjut membuat metode ini mendapat sambutan luas dari petinggi Motorola dan perusahaan lain.2

Six Sigma merupakan sebuah metodologi terstruktur untuk memperbaiki proses yang difokuskan pada usaha mengurangi variasi proses (process variances) sekaligus mengurangi cacat (produk/jasa yang diluar spesifikasi) dengan menggunakan statistik dan problem solving tools secara intensif.

Secara harfiah, Six Sigma (6σ) adalah suatu besaran yang bisa kita terjemahkan secara gampang sebagai sebuah proses yang memiliki kemungkinan cacat (defects opportunity) sebanyak 3.4 buah dalam satu juta produk/jasa. Ada banyak kontroversi di sekitar penurunan angka Six Sigma menjadi 3.4 dpmo (defects per million opportunities). Namun bagi kita, yang penting intinya adalah Six Sigma sebagai metrics merupakan sebuah referensi untuk mencapai suatu keadaan yang nyaris bebas cacat. Dalam perkembangannya, 6σ bukan hanya sebuah metrics, namun telah berkembang menjadi sebuah metodologi dan bahkan strategi bisnis.

Menurut Peter Pande,dkk, dalam bukunya The Six Sigma Way: Team Fieldbook, ada enam komponen utama konsep Six Sigma sebagai strategi bisnis3:

  1. Benar-benar mengutamakan pelanggan: seperti kita sadari bersama, pelanggan bukan hanya berarti pembeli, tapi bisa juga berarti rekan kerja kita, team yang menerima hasil kerja kita, pemerintah, masyarakat umum pengguna jasa, dll.
  2. Manajemen yang berdasarkan data dan fakta: bukan berdasarkan opini, atau pendapat tanpa dasar.
  3. Fokus pada proses, manajemen dan perbaikan: Six Sigma sangat tergantung kemampuan kita mengerti proses yang dipadu dengan manajemen yang bagus untuk melakukan perbaikan.
  4. Manajemen yang proaktif: peran pemimpin dan manajer sangat penting dalam mengarahkan keberhasilan dalam melakukan perubahan.
  5. Kolaborasi tanpa batas: kerja sama antar tim yang harus mulus.
  6. Selalu mengejar kesempurnaan.

Selain enam hal diatas, ciri lain dari penerapan Six Sigma adalah waktu untuk perbaikan yang ditargetkan bisa diselesaikan dalam 4 sampai 6 bulan!

Dalam perjalanan waktu, General Electric(GE) mempopulerkan Six Sigma sebagai suatu trend dan membuat perusahaan lain serta orang-orang berlomba-lomba mencari tahu apa itu Six Sigma serta mencoba mengimplementasikannya di tempat kerja masing-masing. Dalam hal ini, peran CEO (waktu itu) Jack Welch boleh dibilang sangat penting mengingat dia orang yang menjadikan Six Sigma sebagai tulang punggung semua proses di GE.

Kalau demikian, berarti konsep Six Sigma ditemukan oleh Motorola?

Jawabannya: TIDAK.

Konsep dasar Six Sigma banyak sekali diambil dari Total Quality Management (TQM) danStatistical Process Control (SPC) dimana dua konsep besar ini diawali oleh pemikiran-pemikiranShewhartJuranDemingCrossby dan Ishikawa. Dari segi waktu, bisa dikatakan Six Sigma adalah hasil evolusi terakhir dari quality improvement yang berkembang sejak tahun 1940-an.

Hal inilah yang sering menjadi cibiran para pakar statistik atau quality experts, karena menganggap Six Sigma hanyalah konsep usang yang diganti bungkusnya dan dijual lagi sehingga banyak orang yang melihatnya sebagai trend sesaat, fad maupun flavor of the month.

2. Kiat untuk Bertahan dalam Kompetisi: Lebih Baik, Lebih Cepat, Lebih Murah


Kenapa belakangan ini semakin banyak istilah-istilah process improvement muncul? Karena persaingan telah menuntut semua organisasi/perusahaan untuk semakin inovatif dalam memenuhi keinginan pelanggan; pelanggan tidak puas, berarti kita harus siap-siap gulung tikar!
Dalam kaitan itu, di buku ini kita akan banyak membaca istilah cacat atau defect atau waste; istilah ini adalah segala produk dan jasa yang tidak sesuai dengan keinginan pelanggan kita. Jadi dalam hal ini cacat bukan hanya berarti jam tangan yang tidak berfungsi, baju yang jahitannya jelek, atau mobil yang ngga bisa jalan. Jika kita mesti datang ke kantor tepat jam 7 pagi, maka kedatangan kita jam 7.30 adalah cacat. Jika standar pembuatan KTP adalah antara 7-14 hari, maka jika kita mendapatkan KTP setelah 3 bulan, maka itu adalah cacat. Jika satu botol aqua tanggung harus berisi antara 1490 ml – 1510 ml, maka kalau kita mendapatkan botol yang isinya 1450 ml, itu adalah cacat.
Semakin banyak cacat yang kita hasilkan dari proses yang kita kelola, semakin gampang pelanggan beralih ke perusahaan lain. Dengan semakin ketatnya persaingan, semakin ketat (dan tinggi juga) persyaratan yang diinginkan konsumen.
Mungkin untuk sekadar ilustrasi, kita bisa amati persaingan diantara shipping company di Amerika Serikat (AS). Salah satu hobi saya adalah membeli buku bekas lewat internet. Ada beberapa perusahaan yang sering saya gunakan untuk menerima kiriman buku hasil belanja online, yaitu: USPS, UPS dan Fedex. Coba kita bandingkan kualitas pelayanannya:
USPS, untuk jasa standar, biasanya menjanjikan barang dikirim antara 10-14 hari setelah mereka menerima barang. Kadang-kadang 5 hari sudah sampai, ada juga yang tidak sampai-sampai; ada yang salah kirim ke tetangga sebelah, ada juga yang kembali ke si pengirim. USPS sebenarnya memberikan online tracking number untuk melihat barang kita sampai dimana; tapi sayang sekali update-nya sangat lambat. Biayanya memang paling murah dibanding UPS dan Fedex.

UPS, untuk jasa standar, biasanya menjanjikan barang sampai ke tangan kita 5 hari kerja setelah menerima barang. Pelayanan istimewa dari UPS adalah memberikan tracking number yang sangat up to date sehingga kita tahu persis hari dan tanggal barang sampai di rumah kita. Rata-rata UPS bisa menepati janji untuk mengirim barang dalam 5 hari, bahkan sering lebih cepat. Persoalannya adalah UPS memberikan range waktu yang masih terlalu lebar. Misalnya akan mengantar antara jam 8 pagi-12 siang, atau jam 2 siang – 5 sore, yang kalau ditungguin bikin jengkel juga soalnya kadang-kadang masih suka telat.
Fedex, untuk jasa standar, sebenarnya mirip seperti UPS, dimana bisa memenuhi pengiriman barang dalam 5 hari (sesuai janji) serta memberikan tracking number yang up to date. Kelebihannya adalah Fedex mampu memberikan perkiraan waktu yang cukup tepat, misalnya akan mengantar barang tanggal 12 Des’04 jam 10 pagi. Mereka bisa memenuhi janji itu, kalaupun telat biasanya paling setengah jam sampai satu jam. Selain ketepatan waktu, masih ada servis memuaskan dari perusahaan ini, yakni mereka akan menelpon kita jika mereka sudah dekat rumah kita, atau akan meninggalkan no handphone kurirnya jika kebetulan kita sedang keluar. Memang biaya pengiriman dengan Fedex sekarang ini lebih mahal; tapi bayangkan jika mereka bisa memangkas sedikit lagi…
Untuk mempersingkat cerita, inti dari ilustrasi diatas adalah bahwa semua perbedaan itu adalah dalam bagaimana ketiga perusahaan itu mengelola prosesnya serta bagaimana mereka bisa mengurangi VARIASI dari proses dan servis mereka. Saya tidak tahu apakah UPS dan Fedex pengguna Six Sigma atau tidak, tapi yang jelas, proses di dua perusahaan itu pastilah selalu diperbaiki dengan menggunakan metode yang sangat terstruktur dan rapi.

Bersambung…

Diambil dari

Mengenal Six Sigma secara Sederhana

Gede Manggala

Tag:

Bagikan:

Request Presentation

Agenda Terdekat Productivity Quality





Layanan Kalibrasi

Download Jadwal Training 2022

Proxsis TV

Menu
Butuh Bantuan?