Pada beberapa kasus organisasi yang sudah mendapatkan sertifikasi ISO 9001, mereka kesulitan dalam mempertahankan sistem manajemen mutu dan mengalami penurunan kinerja dalam waktu-waktu berikutnya. Berikut adalah 10 tips untuk meningkatkan implementasi ISO 9001 (juga bisa diterapkan pada perusahaan yang sedang / akan implementasi ISO 9001):

1. Berkomitmen untuk perbaikan

Untuk setiap peningkatan Sistem Manajemen Mutu, penting bagi setiap orang dalam organisasi untuk  berkomitmen untuk mengidentifikasi apa saja permasalahan yang ada, mengevaluasi efisiensi dan efektivitas proses dan menerapkan ide-ide yang lebih baik dan ditingkatkan. Manajemen harus menjadi pihak pertama untuk membuat komitmen ini dan jika manajemen yang memulai maka semua orang akan mengikuti

2. Analisa dan lakukan penilaian SMM saat ini (Self Assessment)

Organisasi perlu melihat lebih dekat pada praktek mereka saat ini untuk mengidentifikasi kesenjangan antara apa yang sedang dilakukan dan apa yang harus dilakukan. Hal ini dapat dicapai dengan mewawancarai pekerja di titik kontrol kritis, meninjau prosedur dan catatan dan mengamati bagaimana proses yang terjadi. Langkah-langkah yang tidak menambah nilai proses, sistem atau organisasi harus diidentifikasi, dihapus atau diperbaiki. Untuk mendapatkan Free Sample pdf Self Assessment ISO 9001:2015, silakan klik disini.

3. Sertakan semua orang dalam program pelatihan

Sebuah sistem adalah bukan tanggung jawab satu orang atau satu departemen. Setiap orang harus terlibat dalam meningkatkan kualitas produk, layanan dan proses. Organisasi harus menetapkan program pelatihan bagi karyawan baru dan lama. Program-program ini harus mempromosikan pengetahuan, menghasilkan keterampilan dan kapasitas dan mengurangi resistensi ketika menerapkan ide-ide baru untuk perbaikan (Klik untuk info pelatihan awareness ISO 9001:2015 dan pelatihan auditor internal ISO 9001:2015).

4. Tentukan tujuan dan sasaran yang jelas dan pastikan semua orang mengetahuinya

SMM harus bertujuan untuk mencapai tujuan tertentu. Jika jalan yang jelas tidak ditarik, ada risiko bahwa orang akan bekerja sangat keras tetapi dalam arah yang berbeda. Waktu harus digunakan dalam memastikan semua orang tahu tujuan ini, bagaimana mereka akan mencapainya, bagaimana mereka mengukurnya dan evaluasi secara  berkala untuk mengetahui seberapa jarak organisasi saat ini dengan tujuan yang akan dicapai.

5. Pastikan adanya indikator kinerja utama (KPI)

Organisasi perlu hati-hati memilih dan meninjau KPI mereka. KPI yang digunakan harus bisa menyampaikan informasi pada organisasi terkait efisiensi dan efektivitas proses yang dijalankan serta dimana kemungkinan potensi masalah akan muncul.

6. Dengarkan saran dari karyawan dan pelanggan

Ciptakan sistem yang akan mempromosikan pekerja dan pelanggan untuk berbagi ide-ide perbaikan. Banyak ide-ide perbaikan besar datang langsung dari orang-orang pengolahan produk atau orang-orang yang benar-benar menggunakannya.

7. Berikan pujian / apresiasi

Untuk mendorong partisipasi seluruh organisasi, motivasi para pekerja dengan mengakui pekerjaan mereka dan ide-ide mereka. Kompensasi atau pengakuan tidak harus dalam bentuk uang, pengakuan publik sederhana dalam rapat kerja dapat memberi efek besar dalam mengangkat moral pekerja.

8. Buat sistem yang sederhana

Sebuah SMM yang sangat kompleks dan banyak dokumen belum tentu yang terbaik. Bisa jadi dengan adanya dokumen dan prosedur yang panjang dan rumit, malah tidak akan pernah digunakan. Lakukan evaluasi sistem dan pastikan bahwa itu sistem tersebut logis dan sesederhana mungkin.

9. Buat grup kualitas / komunitas mutu

Dalam banyak organisasi pekerja dari berbagai departemen, seringkali ditemuia danya keengganan berbagi informasi. Dengan mengumpulkan orang-orang dari daerah yang berbeda dalam satu wadah akan memunculkan evaluasi proses, rekomendasi perbaikan dan komunikasi yang efektif antar departemen

10. Bentuk pola pikir / fokus pada perbaikan

Dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan, organisasi perlu mengidentifikasi dan mendeteksi masalah dan kelemahan, akan tetapi organisasi juga harus fokus pada perbaikan. Jika manajer terus-menerus berfokus pada kegagalan dan cacat dan bukan pada cara menghapus atau memperbaiki mereka, sikap yang benar dan pola pikir untuk kualitas tidak akan pernah tercapai.

Demikian penjelasan kami, semoga bermanfaat.

Source: https://isoindonesiacenter.com/10-cara-meningkatkan-implementasi-iso-90012015/