Pengelolaan gudang jadi salah satu faktor penting dalam jalannya operasional perusahaan. Bukan hanya sebagai tempat menyimpan barang, secara langsung gudang juga akan berperan melakukan penyortiran dan tempat barang ‘tinggal’ sampai waktu pengiriman. Warehouse management system, kemudian mengambil peranan besar dalam urusan ini.

Secara sederhana, warehouse management system merupakan sistem yang diterapkan guna mengelola urusan pergudangan secara menyeluruh. Mulai dari penerimaan, memproses permintaan, hingga penyimpanan barang dan penerimaan barang.

Tapi untuk lebih jelasnya, mari kita bedah satu per satu terkait dengan pengertian, konsep, dan kelebihan mengapa warehouse management system digunakan.

Memahami Apa Itu Warehouse Management System

Seperti namanya, warehouse management system sendiri merupakan sistem yang dibuat guna mengoptimalkan pengelolaan gudang secara menyeluruh. Urusan pergudangan yang tak sedikit bisa dimudahkan dengan kehadiran sistem ini, sehingga output prosesnya makin baik.

Jika mungkin Anda masih berpikiran bahwa pergudangan hanya seputar menyimpan barang, maka Anda harus menyelesaikan artikel ini. Pasalnya, urusan gudang juga terkait penerimaan, penyimpanan, pemantauan pergerakan, hingga pengambilan barang.

Cukup kompleks bukan? Semua barang yang terkait proses di atas harus didata, dipantau, serta diteliti sehingga tak ada yang salah jenis, spesifikasi, atau alamat pengirimannya.

FIFO, LIFO, FEFO, Konsep dalam Warehouse Management System yang Awam Digunakan

Dalam lingkaran atau arus barang di dalam gudang, warehouse management system kemudian terbagi jadi tiga sistem besar. Pertama adalah FIFO (first in first out), LIFO (last in first out), dan juga FEFO (first expired first out). Ketiga konsep ini digunakan dalam industri yang berbeda, sesuai dengan peruntukannya.

Konsep FIFO

Konsep ini biasa digunakan di industri makanan dan minuman, yang memiliki batas pemakaian jelas. First in first out menekankan pada barang yang masuk pertama di gudang harus keluar terlebih dahulu, sebelum tanggal kadaluarsa atau resiko kerusakan meningkat.

Konsep ini juga awam digunakan untuk menekan biaya gudang, karena ketika barang rusak di gudang perusahaan harus menanggungnya dan menjadi pengeluaran tambahan.

Konsep LIFO

Penerapan last in first out umum digunakan di industri material, dimana produk yang dimilikinya tak memiliki batas kadaluarsa atau batasnya sangat panjang. Tujuan utamanya adalah memudahkan pembongkaran, karena barang yang berada di depan, yang notabene datang paling akhir, adalah barang yang paling mudah diambil.

Meski demikian penerapan konsep ini tak terbatas pada industri material saja, tapi juga bisa diterapkan di industri-industri lain.

Konsep FEFO

Sedikit memiliki kemiripan dengan konsep FIFO di poin pertama, namun untuk yang satu ini acuannya benar-benar pada tanggal kadaluarsa atau expired. First expired first out mengedepankan produk dengan tanggal expired terlebih dahulu untuk dikeluarkan agar resiko kerusakan barang menurun.

Selain itu, hal ini juga menghindari produk tak lagi bisa diedarkan, sebab ketika tanggal kadaluarsa terlewati otomatis produk jadi barang mati yang tak bisa dilepas ke pasar.

Setelah mengetahui ketiga konsep besar tersebut, mari kita melangkah ke kelebihan penggunaan warehouse management system dalam praktik pengelolaan gudang yang sesungguhnya.

Kelebihan Warehouse Management System dalam Praktik Pergudangan

Karena didesain secara khusus untuk meningkatkan efisiensi urusan pergudangan, tentu terdapat sederet kelebihan yang disajikan warehouse management system ini. Beberapa diantaranya adalah sebagai berikut.

1. Meningkatkan Kecepatan Proses Handling

Apa maksudnya? Karena semua proses sudah tersistem dengan baik, maka lead time yang dibutuhkan juga akan makin cepat. Semua data akan terintegrasi secara langsung, sehingga urusan penghitungan dan pendataan bisa dilakukan lebih efektif.

2. Pengaturan Peletakan Barang

Karena terdata dengan baik spesifikasinya, maka pengaturan tata letak barang di dalam gudang bisa dimaksimalkan. Ruang yang dimiliki bisa digunakan penuh, sehingga tak ada ruang yang disia-siakan dalam proses penyimpanan.

3. Fokus pada Komponen yang Dibutuhkan

Secara praktis, penggunaan warehouse management system memungkinkan staf gudang menggunakan komponen dan storage yang dibutuhkan saja. Komponen utama, dengan beberapa perangkat tambahan. Jadi urusan alat operasional bisa ditekan jumlah dan pengeluarannya.

4. Meningkatkan Kinerja Gudang secara Menyeluruh

Karena semua proses yang dilakukan dalam gudang sudah tersistem, maka output urusan pergudangan idealnya juga akan meningkat. Efisiensi tenaga kerja, optimalisasi sistem dan proses, serta urusan pendataan barang makin mudah dan praktis.

5. Warehouse Management System untuk Kepuasan Pelanggan

Tentu saja dengan peningkatan kinerja gudang, juga akan berakhir pada peningkatan pelayanan pada pelanggan Anda. Dengan urusan yang serba praktis, semua proses bisa berjalan lebih cepat, otomatis pengiriman barang juga bisa dilakukan lebih cepat, dan tiba lebih cepat.

Menerapkan warehouse management system yang baik bisa meningkatkan kinerja perusahaan Anda secara umum. Tentunya, pemilihan layanan tersebut harus dilakukan dengan cermat, sehingga dapat memberikan hasil maksimal.