Mengelola stok barang merupakan tantangan terbesar bagi perusahaan yang memiliki banyak cabang. Mengapa begitu? Hal ini karena sulitnya untuk mengontrol barang yang ada di cabang, apalagi jika cabang Anda tidak hanya satu. Jika bisnis Anda bergerak di bidang jual beli rumah atau mobil, ini mungkin akan sedikit mudah karena barang yang dijual berukuran besar dan biasanya berjumlah sedikit. Tapi jika Anda menjalani bisnis retail yang memiliki banyak barang dengan item hingga ribuan, maka hal ini akan sangat memusingkan.

Karena gudang berkaitan langsung dengan penjualan, manajemen gudang sangat penting untuk kelangsungan bisnis Anda. Di mana, saat stok persediaan barang di gudang tidak sesuai dengan penjualan, maka akan berdampak pada kerugian, entah karena penjualan gagal ataupun persediaan yang tersedia di gudang terlalu banyak. Berikut adalah beberapa cara sederhana dalam mengelola stok barang di gudang agar bisnis Anda dapat berlangsung dengan baik.

Persiapkan Data Seakurat Mungkin

Saat melakukan persiapan data, tugaskan individu secara khusus yang bertanggung jawab dalam melakukan pencatatan. Individu tersebut harus melakukan pencatatan seakurat mungkin seperti input stok masuk dan stok keluar yang dapat dibantu dengan program pendukung agar proses pencatatan lebih akurat. Tujuan dilakukannya hal ini adalah agar Anda mengetahui terlebih dahulu data dari periode sebelumnya, lalu menentukan target pemasaran serta ramalan (forecast) penjualan pada periode saat ini.

Beberapa perusahaan distributor atau produsen sekalipun terkadang menggunakan sistem pre-order dan data pesanan yang masuk akan dijadikan sebagai landasan untuk menentukan angka persediaan. Guna mengembangkan bisnis distributor yang masuk, Anda juga harus melakukan diskusi dan berkonsultasi lebih dalam dengan tim pemasaran ketika ingin menentukan angka persediaan stok Anda.

Membuat Forecast Persediaan

Setelah Anda mengumpulkan data input dan output barang, langkah selanjutnya yang harus dilakukan adalah membuat forecast atau perkiraan persediaan stok barang berupa jumlah persediaan yang dibutuhkan pada periode ini. Hal ini bukan tahap yang mudah bila Anda memiliki penjualan produk dengan jenis yang bermacam-macam. Ini juga akan menjadi sulit karena dalam langkah ini Anda harus menentukan jumlah per item.

Lakukan Pengecekan Sebelum Barang Disimpan

Langkah selanjutnya adalah memastikan bahwa Anda selalu melakukan pengecekan barang sebelum memasukkannya ke dalam rak. Pengecekan ini bisa dilakukan sebelum pemberian kode agar Anda bisa mengetahui ada atau tidaknya barang yang dicatat dalam tumpukan stok barang. Pengecekan ini juga bisa membantu untuk mengetahui barang mana yang mengalami kecacatan, salah produksi, dan kesalahan lainnya sebelum memutuskan untuk menyimpannya. Khusus untuk barang-barang yang cacat, Anda bisa mengumpulkannya ke dalam satu tempat lain dan jangan lupa pula untuk memberikan tanda atau catatan kecil mengenai keterangan cacat.

Memberikan Kode di Setiap Barang

Pemberian kode pada tiap barang akan sangat membantu ketika melakukan penjualan barang. Sebagai contoh, jika ada seorang pelanggan yang membeli baju dengan kode MM berwarna merah muda, maka sebagai penjual, Anda akan secara langsung paham dengan apa yang ditanyakan dan dipesan oleh pelanggan. Jika barang-barang tidak diberikan kode, maka transaksi yang akan dilaksanakan pun terasa lebih sulit dan dapat mengurangi citra perusahaan Anda di mata pelanggan. Selain itu, kode juga akan membantu saat menata barang di gudang.

Pisahkan Stok Baru dan Stok Lama

Mencampur aduk stok baru dan lama hanya akan membuat bingung ketika melakukan pencatatan dan pengecekan stok barang. Ketika ada kedua barang ini, ada baiknya Anda memisahkan stok lama dan stok baru untuk mempermudah perhitungan jumlah stok lama yang terjual dan belum terjual. Anda juga bisa menyediakan satu tempat khusus untuk stok baru agar menghindari tercampurnya stok barang yang baru dan juga yang lama.

Kelima cara di atas dapat Anda terapkan dengan mudah untuk mengelola stok barang di gudang. Pastikan juga Anda telah menggunakan sistem percatatan yang sesuai dengan kebutuhan bisnis. Sistem yang bagus akan menjadi aset bisnis Anda karena dapat mengamankan stok dan memberikan keuntungan.

IPQI Learning Center mengadakan
Training Warehouse Management & Distribution System (FIX RUNNING)
pada tanggal 21-22 April 2021
Segera Daftarkan diri anda ke Contact Person Kami
Yanti | cs.sby@proxsisgroup.com |08111798353

Sumber: //www.jurnal.id/id/blog/2017/5-cara-sederhana-mengelola-stok-barang-pada-gudang