Jika Anda memiliki maintenance scheduling (perawatan terjadwal) yang tepat, Anda dapat meningkatkan efisiensi, akurasi, dan menghemat biaya.

Tapi bagaimana Anda mengatur jadwal terbaik?

Semua organisasi berusaha keras untuk mendapatkan kualitas maksimum tetapi dengan meminimalkan biaya, downtime, dan potensi masalah. Maintenance Scheduling, dipasangkan dengan Maintenance Plannning, akan membantu Anda memetakan cara terbaik untuk mencapainya.

Berikut yang berasil di rangkum oleh tim Proxsis Surabaya, terkait Maintenance Planning & Scheduling.

Apa yang dimaksud dengan Maintenance Planning & Scheduling?

Maintenance Planning & Scheduling adalah dua hal yang berbeda.

Maintenance Scheduling adalah pekerjaan yang direncanakan yang mencakup siapa, apa, kapan, dan fungsi.

Maintenance Planning adalah proses yang membantu Anda mengidentifikasi dan memecahkan masalah potensial sebelum menjadi tidak terkendali.

Maintenance Scheduling membantu Anda menjadwalkan jumlah jam maksimum yang tersedia, berdasarkan sumber daya Anda. Mereka biasanya diatur berdasarkan prioritas, dengan perintah kerja dengan prioritas tertinggi di dahulukan. Anda dapat menggunakan Maintenance Shceduling untuk meminimalkan jumlah sumber daya luar dan memaksimalkan tenaga kerja internal, yang memangkas biaya dan secara praktis mempercepat penyelesaian tugas. Maintenance Scheduling memungkinkan Anda untuk menerapkan Preventive Maintenance bila diperlukan untuk meminimalkan potensi downtime dan meningkatkan efisiensi.

Apa tujuan dari Maintenance Scheduling?

Maintenance Scheduling adalah cara untuk mengatur semua tugas untuk meningkatkan efisiensi, mempercepat alur kerja, memotong biaya, dan mencegah masalah. Sebelum Anda mulai, pertimbangkan prinsip-prinsip dasar penjadwalan pemeliharaan ini.

Prioritaskan perencanaan

Jika perencanaan Anda terlalu padat dalam melakukan perintah kerja pemeliharaan yang dapat dilakukan oleh teknisi lain, perencanaan Anda akan ketinggalan. Anda harus menghapusnya dari tugas umum dan membuat mereka fokus pada jadwal sehingga mereka memiliki cukup waktu untuk menyelesaikannya. Memiliki tugas umum yang ditugaskan kepada anggota tim lainnya.

Fokus ke periode yang akan datang

Perencana Anda harus fokus pada pekerjaan di masa depan. Lakukan ini dengan memberi departemen pemeliharaan Anda minggu yang sudah direncanakan untuk pekerjaan yang tertunda yang dapat digunakan perencana Anda untuk membantu membuat jadwal.

Minggu ini pekerjaan yang tertunda yang direncanakan ini bermanfaat untuk membuat jadwal yang lengkap karena teknisi yang menyelesaikan pekerjaan dapat memberikan umpan balik kepada perencana untuk membuat perubahan, memberikan ide tentang cara meningkatkan jadwal, dan mengemukakan masalah yang terjadi.

Percayai perencanaan Anda

Anda memilih perencana Anda karena suatu alasan.

Perencana membawa keterampilan dan pengalaman mereka sendiri ke pekerjaan, yang membantu mereka dalam membuat perintah kerja dan penjadwalan karena mereka tahu apa yang terbaik untuk peralatan. Mereka tahu apa yang membuat segalanya mengalir paling efisien dan dapat menentukan berapa lama tugas-tugas tertentu harus dilakukan.

Untuk membuat pilihan ini, perencana menggunakan penilaian terbaik mereka berdasarkan data teknis, komunikasi, dan organisasi. Mereka dapat menugaskan karyawan tingkat senior dengan keterampilan paling banyak ke perintah kerja berprioritas tinggi untuk meminimalkan potensi masalah. Memiliki teknisi yang berpengalaman meminimalkan jumlah kesalahan.

Selain itu, ini memberi perencana keuntungan. Karena mereka tahu berapa lama suatu tugas harus dilakukan dan mengetahui secara historis berapa lama waktu yang dibutuhkan seorang pekerja untuk menyelesaikan pekerjaan, mereka dapat melihat kapan mungkin ada masalah atau waktu yang terbuang.

Misalnya, jika suatu tugas umumnya membutuhkan waktu dua jam untuk diselesaikan, dan data yang masuk menunjukkan bahwa seorang pekerja membutuhkan waktu 8 jam untuk menyelesaikannya, maka supervisor dapat turun tangan dan mencari tahu alasan mengapa hal itu terjadi. Dari sana, mereka dapat menerapkan solusi untuk meminimalkan waktu henti dan menyelesaikan masalah secara efisien.

Kenali kompetensi staff Anda

Teknisi Anda memiliki keterampilan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan benar dan tepat waktu. Perencana Anda harus memanfaatkan keterampilan ini dan bekerja sama dengan teknisi untuk menciptakan prosedur dan daftar periksa terbaik dan terinci untuk meningkatkan efisiensi.

Saat perencana membuat jadwal pemeliharaan, pastikan mereka menjadwalkan tugas yang tepat kepada teknisi yang tepat. Jangan menjadwalkan pekerja yang kurang terampil untuk tugas berprioritas tinggi, dan cobalah untuk tidak menggunakan pekerja yang sangat terampil untuk tugas yang lebih mendasar.

Perdalam kompetensi staff anda dengan mendaftarkan staff Anda pada Traning Pelatihan yang di sediakan oleh Proxsis Surabaya.

Gunakan sampling kerja untuk mengukur kinerja

“Wrench time” adalah jumlah waktu yang dapat dikerjakan teknisi pada tugas. Seringkali teknisi terganggu dan dipaksa untuk melakukan perawatan darurat, atau mereka mengalami keterlambatan dalam pekerjaan mereka, seperti jika mereka dibiarkan menunggu izin, alat tiba, atau harus melakukan perjalanan ke lokasi. Waktu kunci pas mengukur waktu teknisi benar-benar mulai mengerjakan tugas yang diberikan.

Ini membantu perencana memahami berapa banyak waktu yang hilang karena penundaan atau pemeliharaan yang tidak direncanakan dan berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk melakukan pekerjaan yang ditugaskan. Ketika Anda merencanakan dan menjadwalkan pekerjaan, Anda secara drastis mengurangi penundaan. Memahami kapan dan mengapa penundaan membantu perencana dalam merencanakan penundaan tersebut dan mempertimbangkannya dalam penjadwalan.

Gunakan jadwal untuk membuat rencana kerja

Anda perlu mengetahui detail pekerjaan untuk membuat jadwal yang tepat untuk penyelesaiannya. Untuk menjadwalkan pekerjaan, rencana kerja harus mencakup:

• Jumlah teknisi yang tersedia
• Tingkat keterampilan minimum teknisi
• Jam kerja tersedia per tingkat keahlian
• Perkiraan waktu yang dibutuhkan

Perencana perlu bertanya pada diri sendiri tentang apa saja yang terjadi dalam pekerjaan itu. Apakah pekerjaan membutuhkan kabel? Berapa lama waktu yang dibutuhkan sebelum teknisi datang dan menyelesaikan pekerjaan? Pastikan semua orang yang diperlukan sesuai jadwal untuk menyelesaikan pekerjaan secara efisien.

Prioritaskan semua pekerjaan

Membuat tim Anda tahu apa yang menjadi prioritas setiap minggu dan apa yang tidak terlalu mendesak adalah kunci untuk menyelesaikan tugas-tugas penting dengan cepat dan meningkatkan produktivitas. Jadwal mingguan berguna untuk mengoordinasikan tugas-tugas ini, dan Anda dapat fokus pada prioritas minggu itu alih-alih pekerjaan yang menumpuk.

Dengan memprioritaskan perintah kerja, Anda memiliki kemampuan untuk melihat apakah mereka perlu menjadi bagian dari jadwal harian atau mingguan. Saat Anda menjadwalkan berdasarkan prioritas, Anda meningkatkan produktivitas dan memastikan tim menyelesaikan pekerjaan yang paling penting, yang berarti lebih sedikit waktu henti untuk aset dan peralatan Anda, baik yang terjadwal maupun tidak terjadwal.

Jadwal berdasarkan kru yang ada

Perencana Anda harus membuat rencana berdasarkan jumlah jam teknisi yang tersedia yang diperkirakan selama seminggu menggunakan data simpanan. Saat Anda memulai jadwal Anda, perkiraan satu minggu sudah cukup. Namun, seiring berjalannya waktu, perencana Anda mengembangkan pegangan yang lebih baik tentang berapa banyak teknisi yang tersedia dan prioritas tugas, sehingga mereka dapat menjadwalkan lebih jauh di masa mendatang.

Jadwal berdasarkan jam yang tersedia

Secara umum, jadwal harus menunjukkan seberapa banyak pekerjaan yang dapat dan perlu dijadwalkan. Seperti yang tercermin di bagian sebelumnya, perencana menyusun tugas apa yang akan diberikan berdasarkan prioritas, jam kerja yang tersedia, teknisi yang tersedia, dan tingkat keahlian mereka.

Seratus persen dari semua jam yang tersedia untuk minggu mendatang dapat dijadwalkan sebelumnya, sehingga tidak ada waktu henti di mana teknisi tidak menyadari apa yang harus mereka lakukan.

Biarkan para pemimpin kru menangani sehari-hari

Berdasarkan prioritas, tim Anda harus mengacu pada jadwal harian yang dibuat oleh perencana untuk menyelesaikan pekerjaan penting terlebih dahulu dan fokus pada pekerjaan yang sudah berjalan sehingga dapat diselesaikan dengan cepat.

Para pemimpin kru juga harus bertanggung jawab untuk menangani masalah darurat yang muncul sepanjang minggu kerja.

Gunakan kepatuhan jadwal untuk mengukur kinerja

Ketika perencana Anda membuat jadwal satu minggu, setelah minggu itu selesai, gunakan data yang dikumpulkan dari jadwal itu untuk melihat seberapa suksesnya.

Jika Anda melihat ada masalah atau hal-hal selesai dalam waktu kurang dari yang diharapkan, lakukan penyesuaian.

Apa manfaat dari Maintenance Scheduling?

Maintenance Planning & Scheduling berjalan seiring. Bila Anda menggunakan keduanya dengan benar dan secara maksimal, penjadwalan pemeliharaan memberikan banyak manfaat, termasuk:

• Produktivitas yang lebih tinggi
• Peningkatan efisiensi
• Penurunan suku cadang
• Peningkatan alur kerja secara keseluruhan
• Lebih sedikit cedera dan lebih sedikit stres
• Mengurangi waktu henti
• Lebih sedikit pergerakan sumber daya
• Lebih sedikit dan biaya lebih rendah

Inilah sebabnya mengapa sangat penting untuk memastikan perencana Anda menjadwalkan semuanya dengan benar, menggunakan data paling akurat untuk membuat keputusan terbaik.

 

IPQI Learning Center mengadakan
Training Maintenance Scheduling & Planning
pada Tanggal 30 Juni -1 Juli 2022
Segera Daftarkan diri anda ke Contact Person Kami
ICA| cs.sby@proxsisgroup.com |08111798353