Beberapa pertanyaan mungkin pernah mampir di telinga anda yang bekerja di bidang purchasing, seperti apa saja sih kerja purchasing, apa saja yang diinginkan oleh perusahaan dari purchasing dan pertanyaan-pertanyaan lainnya yang berhubungan dengan purchasing. Pertanyaan-pertanyaan tersebut akan sering dilontarkan oleh orang lain ataupun pihak manajemen kepada purchasing-nya, apalagi seiiring dengan program penghematan yang dijalankan oleh perusahaan. Berbeda dengan departemen atau bagian lainnya, purchasing akan lebih sering bersentuhan dengan keuangan perusahaan selain bagian keuangan itu sendiri. Di mana kalau kita berbicara masalah keuangan perusahaan, ini sangat sensitif sekali. Sekarang yang terpenting adalah hasil-hasil apa saja yang bisa diberikan purchasing kepada pihak manajemen atau apa saja yang diinginkan perusahaan dari purchasingnya? Dalam hal ini, setidaknya ada 5 komponen yang bisa diberikan purchasing kepada manajemen perusahaannya.

• Penghematan Biaya. Manajemen menginginkan purchasing untuk menghemat uang/dana perusahaan. Biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk biaya material (direct maupun indirect) merupakan biaya terbesar selain biaya tenaga kerja. Permohonan cost downkepada supplier merupakan salah satu alternatif purchasing dalam penghematan tetapi tidak selalu menjadi tumpuan, karena terkadang pemasok menginginkan kita agar memahami kondisi mereka yang serba sulit, seperti harga-harga yang melambung tinggi. Untuk itu selayaknya seorang purchasing bisa memahami perkiraan biaya (cost estimation) dan harga yang berlaku saat ini untuk material yang akan dipesannya. Alternative lainnya seperti memperoleh material yang berkualitas bagus, delivery yang tepat waktu, mencari supplier alternative, atau penggunaan kertas PO, biaya kirim dan fax dengan menggantinya lewat e-mail juga dapat menghemat biaya. Setidaknya pastikan definisi anda tentang penghematan biaya sejalan dengan pihak manajemen dan jalur penghematan biaya anda. Sehingga diharapkan anda fokus pada penurunan total biaya, tidak hanya penurunan harga pada beberapa biaya saja.
• Peningkatan produktivitas. Secara sederhana produktivitas merupakan perbandingan output dan input, dimana tujuan produktivitas adalah memaksimalkan nilai output dan meminimalkan nilai input. Inputitu sendiri merupakan sumber-sumber yang dipergunakan untuk menghasilkan output yang diinginkan, contohnya: tenaga kerja, uang/biaya, material, mesin, dan energi yang digunakan. Pada dasarnya, produktivitas yang ingin dicapai adalah peningkatan efisiensi dalam menghasilkan output. Maka, produk atau jasa dapat dikatakan mempunyai tingkat produktifitas yang tinggi bila dihasilkan dengan biaya produksi atau jasa yang seminimal mungkin tetapi berkualitas, serta dapat dijual ke pasaran dengan harga yang bersaing. Atas dasar pemikiran tersebut, pihak manajemen akan selalu mengharapkan kita melakukan tugas-tugas melebihi dari sumber-sumber yang ada dan terbatas. Tidak masalah apakah kita berada dalam taktik atau strategi purchasing perusahaan, karena banyak pengukuran produktifitas yang dapat kita pilih, seperti: PO perbuyer per hari, penghematan jam kerja orang per rupiah, dan lain-lain. Dalam dunia kapitalis, pengukuran produktifitas dinyatakan dalam berapa nilai uang yang dapat dihasilkan dari pekerjaan yang dilakukan. Sehingga konsep produktivitas disini adalah how to make money and make more money.
• Pendukung Brand. Pernyataan visi dan misi perusahaan seharusnya bisa memberikan petunjuk bagi kita , bagaimana perusahaan menginginkan produknya diterima di pasar dan bagaimana ini menjadi pembeda dalam persaingan dengan kompetitor lainnya, seperti menghasilkan mutu yang tinggi, siklus waktu yang cepat, pelayanan yang lebih baik, harga yang bersaing, dan lain-lain. Tahukah anda bahwa ternyata pemasok-pemasok itu bisa menjadi PR (Public Relation) bagi kita, selain tentunya karyawan di dalam perusahaan itu sendiri. Dengarlah suara-suara mereka di luar, terkadang akan membuat kita tersenyum atau sebaliknya bahkan menyakitkan telinga kita. Kalimat seperti, ”Enak berbisnis dengan PT A, purchasingnya ramah, menganggap semua pemasoknya sama walaupun kami cuma perusahaan kecil, meskipun demikian kami tetap dibimbing oleh mereka untuk mencapai target mereka”, nah, ini lebih nyaman terdengar dan memberikan nilai tambah tersendiri bagi perusahaan dalam memasarkan produknya, terutama dalam menanamkan brand di tengah masyarakat. Inilah fungsi purchasingdalam mendukung brand perusahaan. Mungkin ini agak membingungkan, tetapi inilah faktanya dan anda akan terkejut, berapa banyak perusahaan atau organisasi mempunyai misi ”menjadi penyedia mutu yang terbaik” di dalam industri atau bahkan ”menjadi perusahaan no.1 di dunia”, tetapi Departemen Purchasing mereka hanya melakukan tindakan penghematan biaya tanpa memperhatikan brand perusahaan itu sendiri.
• Kepuasan Pelanggan. Terkadang bekerja di bidang purchasing menjadikan kita terpisah dari pelanggan perusahaan kita. Tetapi manajemen perusahaan menyadari suatu hal bahwa kita bertanggung jawab untuk memastikan kontinuitas supply dan menjaganya sampai ke pelanggan. Bagaimana ”harapan pelanggan” seperti produk atau jasa bisa sampai ke pelanggan tepat waktu, sesuai dengan mutu yang diinginkan, harga yang bersaing dan lain-lain sejalan dengan pengawasan purchasing terhadap order material yang ada. Menyadari bahwa kita, secara pribadi bertanggung jawab terhadap kegagalan organisasi dalam mempertemukan dengan apa yang disebut sebagai ”harapan pelanggan” tersebut. Dalam persaingan yang sangat ketat ini, perusahaan akan berusaha mencapai harapan-harapan pelanggan untuk tetap bisa bertahan dan anda yang bekerja sebagai purchasing menjadi aktor yang sangat penting.
• Arus Kas Positif. Di beberapa organisasi atau perusahaan, waktu penerimaan keuangan dan pembayaran adalah sangat kritis bila mana perusahaan tersebut tidak dapat memberikan cadangan kas lebih sepanjang periode berjalan. Maka hati-hatilah dalam negosiasi waktu pembayaran dengan pemasok untuk menjaga cash flowperusahaan.Tetapi jangan terlambat untuk membayar mereka (pemasok) dan berharap bahwa mereka tidak memperhatikannya seperti perusahaan-perusahaan lain. Sehingga perlu kesepakatan bersama dalam menerapkan periode pembayaran yang tidak merugikan kedua belah pihak.

Sumber: http://andrizack.blogspot.co.id/