Banyak perusahaan melihat Audit Internal sebagai bentuk problem rutin yang mereka butuhkan untuk mempertahankan sertifikasi ISO 9001. Padahal  bukan seperti itu sejatinya, bahkan, sebagai pemilik proses, proses Audit Internal dapat menjadi cara terbaik untuk membantu mengidentifikasi perbaikan, atau membantu merampingkan proses untuk berjalan lebih baik, cepat dan efisien. Berikut adalah lima langkah penting dalam proses audit internal dan bagaimana langkah tersebut dapat digunakan sebagai fokus pada meningkatkan proses mereka.

1) Perencanaan Jadwal Audit.

Bagian penting dari proses yang baik adalah memiliki Jadwal Audit keseluruhan yang tersedia untuk memberitahukan semua orang kapan setiap proses akan diaudit secara rutin (biasanya jadwal tahunan). Jika Anda tidak memiliki rencana dan memutuskan dengan audit dadakan, pesan yang akan ditangkap karyawan adalah “anda tidak percaya kami.” Dengan menerbitkan niat audit, pesan adalah bahwa ini dimaksudkan sebagai dukungan kepada pemilik proses dan auditor yang ada untuk membantu. Hal ini dapat memungkinkan pemilik proses mengetahui deadline dari setiap proyek perbaikan yang mereka kerjakan sebelum waktu audit, sehingga mereka dapat mengumpulkan informasi berharga tentang pelaksanaan.

2) Perencanaan Proses Audit.

Langkah pertama dalam perencanaan proses audit adalah dengan mengkonfirmasi dengan pemilik proses ketika audit akan berlangsung. Rencana keseluruhan bukan hanya berisikan terkait seberapa sering proses akan diaudit, dan kira-kira kapan, tapi juga perencanaan terkait kapan waktu terbaik untuk pemilik proses dan auditor berkolaborasi meninjau proses. Ketika auditor dapat meninjau audit sebelumnya untuk melihat apakah ada tindak lanjut diperlukan pada masalah yang sebelumnya ditemukan, dan pemilik proses dapat mengidentifikasi daerah yang ingin dianalisa auditor untuk diperbaiki prosesnya. Sebuah rencana audit yang baik dapat memastikan bahwa pemilik proses akan mendapatkan nilai dari proses audit.

3) Melakukan Audit.

Audit harus dimulai dengan pertemuan pemilik proses untuk memastikan bahwa rencana audit selesai dan siap. Maka ada banyak jalan bagi auditor untuk mengumpulkan informasi selama audit: meninjau catatan, berbicara dengan karyawan, menganalisis data proses atau bahkan mengamati proses dalam tindakan. Fokus dari kegiatan ini adalah untuk mengumpulkan bukti bahwa proses ini berfungsi seperti yang direncanakan dalam SMM, dan efektif dalam memproduksi hasil yang dibutuhkan. Salah satu hal yang paling berharga yang auditor dapat lakukan untuk pemilik proses tidak hanya untuk mengidentifikasi daerah-daerah yang tidak memiliki bukti bahwa mereka berfungsi dengan baik, tetapi juga untuk menunjukkan daerah dari proses yang dapat berfungsi lebih baik jika ada perubahan.

4) Pelaporan Audit.

Pertemuan penutup dengan pemilik proses adalah suatu keharusan untuk memastikan bahwa aliran informasi tidak tertunda. Pemilik proses tentunyatidak hanya  ingin tahu apakah ada bidang kelemahan yang perlu ditangani, serta adakah area ada memerlukan perbaikan. Ini harus diikuti dengan catatan tertulis sesegera mungkin untuk memberikan informasi dalam format yang lebih permanen untuk mengaktifkan tindak lanjut dari informasi tersebut. Dengan mengidentifikasi tidak hanya area yang tidak sesuai dari proses, tetapi juga area yang berpotensi untuk ditingkatkan, pemilik proses akan mendapatkan nilai yang lebih baik dari Internal Audit, yang akan memungkinkan untuk perbaikan proses.

5) Tindak lanjut atas Masalah atau Perbaikan yang ditemukan.

Tindak lanjut merupakan langkah penting. Jika masalah telah ditemukan dan tindakan perbaikan yang dilakukan, sangat penting untuk memastikan bahwa masalah benar-benar sudah diselesaikan. Jika proyek pembenahan telah selesai, maka perlu juga untuk melihat peluang perbaikan di area yang lain sebagai upaya peningkatan kinerja dalam implementasi Sistem Manajemen Mutu.

IPQI Learning Center mengadakan training
Awareness + Internal  Audit ISO 9001:2015
pada tanggal 29-30 April 2021
Segera Daftarkan diri anda ke Contact Person Kami
YANTI | [email protected]|08111798353