Procurement kini telah menjadi aspek strategis yang tidak hanya fokus pada penghematan biaya, tetapi juga membangun fondasi yang mendukung pertumbuhan berkelanjutan. Namun, banyak organisasi masih terjebak dalam pola lama yang dapat menyebabkan kegagalan besar. Tahun 2025 akan membawa tantangan baru dalam dunia procurement, dan menghindari kesalahan berikut adalah kunci untuk tetap kompetitif.

Berikut adalah tiga kesalahan terbesar dalam procurement yang harus dihindari pada tahun 2025:

1. Bekerja dalam Silo

Kolaborasi antar-departemen adalah fondasi dari procurement yang sukses. Namun, banyak organisasi masih bekerja dalam silo, di mana tim-tim bekerja sendiri-sendiri tanpa adanya koordinasi. Pendekatan ini menciptakan inefisiensi besar yang dapat merugikan seluruh organisasi. Akibatnya, kontrak yang telah dinegosiasikan dengan baik tidak digunakan, potensi penghematan hilang, dan hubungan dengan pemasok memburuk.

Kenapa ini masalah besar?

• Informasi penting tidak tersampaikan antar-tim, menyebabkan keputusan yang kurang efektif.
• Ketidaksesuaian antara tujuan procurement dan tujuan departemen lain dapat menyebabkan strategi yang tidak optimal.

Cara mengatasinya:
Hancurkan silo dengan membangun tim lintas fungsi yang memiliki tujuan bersama. Teknologi seperti platform manajemen supply chain juga dapat digunakan untuk memfasilitasi komunikasi dan memastikan informasi tersedia untuk semua pihak terkait. Selain itu, perlu ada pemimpin yang memastikan semua tim bergerak searah untuk mencapai tujuan strategis organisasi.

2. Mengabaikan Keahlian Pemasok

Pemasok sering kali memiliki wawasan mendalam tentang tren pasar dan teknologi baru di industri mereka. Namun, banyak organisasi menganggap pemasok hanya sebagai penyedia barang atau jasa. Pendekatan ini adalah kesalahan besar yang menyebabkan hilangnya peluang untuk inovasi dan pengurangan risiko.

Kenapa ini penting?

• Pemasok dapat memberikan masukan tentang solusi yang lebih efisien dan efektif untuk kebutuhan organisasi.
• Kolaborasi dengan pemasok dapat meningkatkan daya saing melalui inovasi yang didukung oleh pengalaman dan keahlian mereka.

Cara mengatasinya:
Jadikan pemasok sebagai mitra strategis, bukan sekadar vendor. Bangun hubungan jangka panjang yang didasarkan pada saling percaya dan komunikasi yang terbuka. Lakukan pertemuan rutin untuk berdiskusi tentang ide-ide baru, tantangan pasar, dan peluang pengembangan produk atau layanan.

3. Menyembunyikan Risiko dari Tim

Setiap aktivitas procurement selalu memiliki risiko, mulai dari gangguan rantai pasok, fluktuasi harga bahan baku, hingga ketidakpatuhan pemasok terhadap regulasi. Menyembunyikan risiko dari tim internal hanya akan memperburuk dampaknya ketika risiko tersebut menjadi nyata.

Apa dampaknya?

• Risiko yang tidak dikelola dengan baik dapat menyebabkan keterlambatan pengiriman, pembengkakan biaya, hingga kerugian reputasi.
• Tim yang tidak mendapatkan informasi risiko tidak dapat mengambil langkah preventif.

Cara mengatasinya:
Kembangkan budaya transparansi risiko. Gunakan alat manajemen risiko untuk mengidentifikasi, memantau, dan melaporkan risiko secara berkala. Libatkan seluruh tim dalam proses manajemen risiko, sehingga semua pihak memahami tantangan yang dihadapi dan dapat bekerja sama untuk mengatasinya.

Procurement sebagai Pendorong Pertumbuhan

Procurement yang sukses di tahun 2025 tidak hanya tentang menghindari kesalahan, tetapi juga tentang mengoptimalkan peluang. Kolaborasi lintas fungsi, hubungan strategis dengan pemasok, dan transparansi risiko adalah kunci untuk menjadikan procurement sebagai motor penggerak pertumbuhan organisasi.

Ingin meningkatkan keahlian dalam manajemen procurement?
Ikuti kelas Training Procurement Management di Proxsis Training untuk memahami strategi terbaik dalam membangun sistem procurement yang efektif dan efisien. Pelajari dari para ahli dan tingkatkan daya saing organisasi. Daftar sekarang dan jangan lewatkan peluang ini!