Proses produksi dalam sebuah pabrik atau industri manufaktur terlihat sederhana, namun sebenarnya bisa menjadi sangat tidak sederhana. Karena untuk memproduksi suatu benda atau produk, dibutuhkan proses yang cukup berliku yang terjadi di dalam pabrik.

Ilustrasi diatas menerangkan perjalanan panjang sebuah produk dibuat dan tiba di tangan konsumen. Perjalanan panjang tersebut terlihat simple dan tidak rumit kan. Namun pada kenyataannya, problematika-nya bisa berubah lika-likunya seperti yang digambarkan pada ilustrasi di bawah ini.

Semua saling bergantung pada semua pihak yang tergabung dalam koordinasi besar proses produksi. Ada satu simpul yang macet, maka akan mengakibatkan berhentinya seluruh rantai produksi. Coba amati proses produksi di bawah ini.

Meskipun produknya merupakan benda yang sangat simple, akan jadi persoalan yang cukup rumit apabila, misalnya sebagai berikut (dengan catatan, tidak terdapat kesulitan berarti dalam proses mendesain produk / product design):

1) Jumlah produksinya sangat banyak.

2) Durasi produksi yang sangat singkat.

3) Membutuhkan bahan baku dari banyak supplier yang masing-masing juga membutuhkan konstrain produksi tersendiri.

4) Membutuhkan tambahan tenaga kerja yang dengan kontrak khusus.

5) Membutuhkan proses packaging/pengemasan tertentu.

6) Membutuhkan proses pengiriman barang dengan cepat.

7) Harus dikirim ke daerah yang cukup jauh, atau melalui berbagai moda transportasi, (darat, laut atau udara)

8) Proses termin/pembayaran dari konsumen yang ternyata tidak selancar yang diharapkan, sehingga dibutuhkan dana khusus untuk ‘modal’ pembelian material dan biaya produksi.

9) Mesin-mesin produksi di pabrik ternyata sedang sibuk mengerjakan pesanan produksi dari konsumen lain, yang juga memiliki deadline yang tidak sederhana. Begitu pula dengan tenaga kerja yang sedang disibukkan oleh proyek lain.

10) Membutuhkan pembelian atau pengadaan mesin baru yang spesifik, sesuai dengan kebutuhan desain produk terbaru.

11) Membutuhkan re-layout atau penataan mesin-mesin produksi.

12) Ruangan yang tersedia di dalam gudang ternyata tidak mencukupi bila ditimbun oleh raw material dalam jumlah besar dan dalam waktu yang bersamaan. Belum lagi masih harus ditimbun dengan finished product setelah lepas dari proses produksi.

Dan lain-lain, masih banyak hal-hal teknis maupun non-teknis yang mempengaruhi tingkat kesulitan sebuah proses produksi di dalam pabrik atau industri manufaktur. Bagaimana caranya mengatasi berbagai ketidakpastian dan kesulitan diatas?

 

 

Jawaban untuk setiap tantangan dalam proses produksi adalah: GOOD PLANNING.

Fungsi Planning dalam perusahaan manufaktur biasanya dijalankan oleh bagian PPIC (Production Planning and Inventory Control ). Disamping memiliki fungsi production planning, PPIC juga memiliki peranan dalam manajemen Inventory. Jadi scope-nya sangat luas dan karena itulah menjadi sangat signifikan dalam keberhasilan suatu proses produksi dalam industri manufaktur

Inventory Management

Inventory atau barang persediaan merupakan aset perusahaan yang berupa persediaan bahan baku/raw material, barang-barang sedang dalam proses produksi, dan barang-barang yang dimiliki untuk dijual. Karena  inventory disimpan di gudang, maka manajemen inventory  dan gudang sangat berkaitan satu sama lain.

Pergudangan sendiri adalah kesatuan komponen didalam Suplay Chain Management (Manajemen Mata Rantai Produksi).

[INPUT] Supplier –> Gudang (Raw Material) –> [OUTPUT] Proses Produksi/Pemesinan

Gudang berfungsi sebagai tempat penyimpanan barang/raw material. Dan disimpan sampai dikirim ke proses produksi. Fungsi  penyimpanan ini sering disebut ruang persediaan, atau gudang bahan baku. Perusahaan besar atau kecil, untuk pengadaan dan penyimpanan barang ini diperlukan biaya besar. Biaya penyimpanan ini setiap tahun umumnya mencapai sekitar 20 – 40% dari harga barang (Indrajit, R,E., Djokopranoto,R., Manajemen Persediaan, 2003, Gramedia, hal.3). Untuk itu diperlukan strategi atau manajemen inventory yang baik agar biaya persediaan optimum.

Dalam Struktur Organisasi  ada beberapa variasi untuk  mempertegas fungsi Planning dan Gudang (material ware house dan Final Product ware house), untuk  kondisi seperti ini, PPIC bertanggung jawab pada  Monitoring Persediaan ( Safety Stock, Mengeluarkan Bill of Material, akurasi data inventory, efektivitas sistem invormasi ).

Sedangkan aktivitas pergudangan, seperti; 1) Penerimaan, Penyimpanan, dan pengiriman raw material ke bagian processing, 2) Penerimaan, Penyimpanan, dan pengiriman final product ke Customer, 3) Mengoperasikan Sistem informasi, Umumnya dibawah kendali  Head Ware House setingkat Supervisor atau Manager, disesuaikan dengan lingkup tanggung jawabnya.

Production Planning Control

Fungsi pokok dari PPIC adalah: Menerima order dari  bagian Penjualan ( Sales/marketing ) lalu memastikan order ini selesai dan dikirim ke customer pada waktu yang sudah disepakati. Intinya, tugas PPIC adalah terima pesanan dari konsumen dan membereskan order tersebut hingga pesanan dikirim ke konsumen. Simple banget bukan?

Namun kenyataannya tidak se-simple definisi diatas. Karena fungsi PPIC  berkaitan erat dengan 3 fungsi di berikut ini: a) Marketing, b) Purchasing, dan c) Produksi.

Disamping itu Informasi mengenai status atau kondisi terkini raw material, Work In Process (WIP), Final Product, dan data stock opname juga menjadi concern penting. Selain itu, juga harus berkoordinasi dengan Bagian Finance terutama dalam pembuatan laporan keuangan perusahaan, termasuk dalam tanggung jawab PPIC.

Beberapa perusahaan memiliki pola dan gaya manajemen production planning yang tampak berbeda-beda secara teknis. Tapi secara umum fungsi mendasar PPIC ini tidak jauh berbeda, semua pasti memiliki kemiripan.

Situasi market/pasar yang dinamis juga menuntut produsen mampu menerapkan strategi operasi yang paling tepat dan dinamis pula. Salah satu contohnya, untuk menekan biaya penyimpanan, customer menuntut produsen menerapkan model produksi make to order (MTO), dengan variasi item product yang tinggi dan pemesanan dalam quantity kecil. Faktor ini akan sangat mempengaruhi model system planning di perusahaan tersebut.

Study Case

Mari kita mendalami peran PPIC secara spesifik. Ada sebuah cerita yang dapat menjelaskan fungsi PPIC ini. Sebuah perusahaan memiliki model produksi MTO, dengan market Jepang sebagai salah satu “potential market“.

Pola order barang dari sisi Customer/Distributor Jepang ternyata sangat menarik. Yaitu saat barang tiba di pelabuhan, kontainer langsung didistribusikan ke Customer mereka. Jadi produk kami tidak perlu dikeluarkan dari kontainer. Distributor ini sudah memasukkan jadwal kedatangan atau bongkar muat saat sampai di pelabuhan disana, jadi mereka tidak memerlukan Gudang Perantara untuk menyimpannya.

Tidak hanya ini, biasanya pola MTO ini diikuti oleh variasi product yang sangat tinggi dalam Lot-lot order yang kecil, yang dalam prakteknya akan membuat aktivitas produksi menjadi lebih sulit dan berpotensi menaikkan cost.

Case seperti diatas menununjukkan begitu sulit bagi Industri Manufacture untuk mengendalikan customer. Bermain di “ceruk” yang ketat, kita tidak boleh hanya berbicara function, tapi aspek-aspek lain yang dimiliki product akan menjadi nilai tambah, dalam memenangkan persaingan.

Bagi seorang praktisi PPIC yang familiar dengan proses Make To order (MTO), memiliki variasi item produk sangat tinggi, dan menerima oder dalam lot-lot kecil, model order seperti ini biasanya sangat merepotkan, terutama dalam tahap realisasi product. Entah ini kebetulan atau tidak, kondisi ini menjadi semacam bumerang bagi proses manufacturing secara keseluruhan.

Salah satu problem internal terbesar manufacture kita yaitu fleksibilitas yang rendah, kemampuan bagian produksi dalam mengikuti strategi marketing kadang masih masih sangat kurang. Untuk itu PPIC bertanggung jawab dalam menentukan dan mengevaluasi sistem produksi, apakah harus dilakukan secara manual  atau menggunakan soft ware dalam mengelolanya, mutlak sistem ini ada dibawah tanggung jawab PPIC.

Terkadang, lemahnya pemahaman dan kesadaran leader-leader atau para manajer produksi akan hal ini menyebabkan sering adanya konflik internal antara PPIC dan Produksi. Bisa diibaratkan hubungan  PPIC dengan bagian produksi mirip “Tom and Jerry”. Meskipun tidak menutup kemungkinan, dengan pertimbangan tertentu seperti fleksibilitas perubahan arah produksi, suplay material, dan distribusi data, antara PPIC dan Produksi berada dalam satu atap atau Divisi Operasional. Masing-masing dipimpin oleh Level Manager.

Dari contoh case yang pernah saya temui dilapangan, model seperti ini memerlukan sosok Operasional Manager dengan leadership &  knowledge yang sangat kuat. Jika tidak maka akan terjadiover-lapping  Job, batas tanggung jawab yang tidak clear, dan yang paling bahaya yaitu konsesi-konsesi atau kesepakatan negatif  yang berpengaruh pada mundurnya schedulle delivery dan konsumsi material yang relatif tinggi.

PPIC bukanlah robot, yang hanya menjalankan aktivitas sesuai prosedure yang berlaku. Tetapi secara Tim, PPIC berisi sekumpulan orang dengan qualifikasi dasar diantaranya, memiliki sifat pembelajar/learning people, memiliki analitycal skill, dan Sistematis. Jadi tidak hanya menjalankan sistem yang sudah ada, tetapi lebih pada memastikan sistem yang dijalankan efektif atau istilah saya “Rule Maker“.

 

Sumber: http://www.isigood.com/