Dalam perjalanan mengelola SDM, tentu anda sering menghadapi permasalahan yang harus dicarikan solusinya. Atau bisa juga menghadapi keadaan dimana diperlukan dalam peningkatan proses (process improvement) SDM, agar kinerjanya semakin baik, produktif, efektif serta efisien. Misalnya pengurangan biaya SDM, peningkatan mutu kerja proses dll. Jika menghadapi keadaan atau permasalahan demikian, ada tool baik yang dapat digunakan, yakni menggunakan diagram Pareto.

Apa itu diagram Pareto? Diagram Pareto adalah serangkaian seri diagram batang yang menggambarkan frekuensi atau pengaruh dari proses/keadaan/masalah. Diagram diatur mulai dari yang paling tinggi sampai paling rendah dari kiri ke kanan. Diagram batang bagian kiri relatif lebih penting daripada sebelah kanannya. Nama diagram Pareto diambil dari prinsip Pareto, yang mengatakan bahwa 80% gangguan berasal dari 20% masalah yang ada.

Diagram Pareto sudah lama digunakan dalam quality management tools, sebagai alat untuk menginvestigasi data-data masalah yang ada kemudian dipecahkan ke dalam kategori tertentu, sehingga dapat diketahui frekuensinya untuk setiap kejadian/proses. Dengan Pareto, anda dapat mengantarkan sejumlah data ke dalam bentuk yang lebih baik dan terbaca lebih mudah, sehingga dapat diambil kesimpulan dan prioritas penyelesaian tugas.

Kita ambil contoh, seorang Sekretaris Eksekutif bernama Cynthia. Hampir tiap bulan, dia merasa gajinya tidak pernah cukup memenuhi kebutuhan dirinya, padahal tiap bulan dia mendapat gaji Take Home Pay sebesar 10 juta. Dia merasa gajinya cukup besar dan lagipula masih lajang, tapi tiap bulan selalu saja kurang dan belum akhir bulan sudah mengutang, sehingga terpaksa menggunakan kartu kredit. Karena tagihan semakin besar, maka Cynthia memberanikan diri untuk konsultasi kepada Manager HR mengenai hal ini (karena HR Manager tahu besaran gajinya, jadi dia tidak segan konsultasi).

Atas anjuran HR Manager, Cynthia dimintakan membuat data pengeluaran rata-rata tiap bulan. Akhirnya keluarnya tabel data seperti berikut :

Kegiatan	Biaya
Belanja	6.000.000
Makan	2.000.000
Sewa Kos	1.000.000
Transport	600.000
Telepon	300.000
Lain-lain	100.000

Dari Diagram diatas, terlihat bahwa Cynthia sudah mengeluarkan 80% penghasilannya hanya untuk belanja dan makan-makan. Karena itu, dari sini terlihat bahwa mulai bulan depan, Cynthia harus bisa mengendalikan aktifitasnya terutama untuk aktifitas belanja.

Seorang penulis, Richard Koch, telah menulis dua buku tentang hukum Pareto. Dalam tulisan Koch yang terakhir, berjudul “The 80/20 Revolution”, memberitahu Anda bahwa apa pun bisnis Anda hendaknya carilah dua hal:

1. Carilah 20% dari kegiatan yang memakan 80% dari waktu anda.
2. Carilah 20% pengeluaran yang memakan 80% dari total biaya pengeluaran.

dan biasanya kedua hal tersebut sama.

Lalu perhatikan kegiatan yang memakan 80% waktu tersebut, dan cobalah untuk membagi waktu. Kemudian coba hitung-hitung apakah pembagian waktu itu menghasilkan pengurangan pengeluaran dan kira-kira efisiensi apa yang bisa didapatkan? Coba lakukan perhitungan tersebut sampai kurang lebih 3 skenario pembagian waktu. Lalu setelah itu tanyakanlah pada diri anda apakah kira-kira perubahan tersebut dapat benar-benar mengurangi pengeluaran dan meningkatkan kepuasan pelanggan? Jika jawabannya ya, maka lakukanlah.

 Source: ilmusdm.wordpress.com