Mulai berkembangnya pasar global, menyebabkan adanya persaingan yang ketat antara organisasi. Organisasi dituntut untuk mampu memberikan sesuatu yang unggul dan berbeda dari organisasi lainnya sehingga organisasi tersebut mampu bertahan di lingkungan yang kompetitif saat ini. Untuk mencapai keunggulan yang kompetitif maka seluruh karyawan organisasi atau perusahaan harus memberikan kontribusi yang maksimal. Kontribusi tersebut ditunjukkan dengan pencapaian kinerja yang maksimal. Kinerja adalah hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai seseorang karyawan dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya.

Agar dapat mengetahui kinerja seorang karyawan diperlukan adanya sistem penilaian kinerja karyawan. Terdapat dua aspek yang diukur dalam sistem penilaian karyawan yaitu aspek kompetensi dan aspek hasil. Kompetensi dapat diketahui dengan melakukan penilaian kompetensi, aspek hasil dapat diketahui melalui penilaian serangkaian indikator kinerja yang tepat yang disebut dengan key performance indicators atau indikator kinerja utama (KPI).

Artikel ini akan lebih fokus pada penilaian kinerja yang berdasar pada aspek hasil karena kebanyakan penilaian kinerja karyawan (aspek hasil) seringkali dihadapkan pada masalah subyektivitas karena tidak adanya indikator kinerja yang terukur dan obyektif. Tanpa didukung dengan identifikasi KPI secara tepat, pengelolaan kinerja karyawan sering tidak dapat berjalan secara optimal.  Melalui metode pemilihan key performance indicators, diharapkan proses pembinaan kinerja pegawai dapat dilakukan dengan optimal, obyektif dan memberikan kontribusi positif bagi kinerja bisnis perusahaan.  Artikel ini ingin mencoba untuk membahas KPI dengan lebih mendalam.

Menurut Yodhia Antariksa, 2009 Key Performance Indicators (KPI) adalah ukuran atau indikator yang akan memberikan informasi sejauh mana kita telah berhasil mewujudkan sasaran strategis yang telah kita tetapkan. KPI (Key Indicator Index) adalah ukuran spesifik tentang kinerja organisasi dalam wilayah bisnisnya. Ukuran tersebut dapat berupa financial maupunnon – financial yang dapat digunakan untuk mengukur kinerja strategis organisasi (dalam “performance indicator  resources catalogue” yang diterbitkan oleh Australian Government, Departement of Finance and Administration, 2006). Sebagai alat ukur kinerja strategis organisasi, KPI dapat mengindikasikan kesehatan dan perkembangan organisasi, dan atau keberhasilan kerja dalam mewujudkan tujuan atau sasaran perusahaan. Dalam menyusun KPI kita harus sebaiknya menentapkan indikator kinerja yang jelas, spesifik dan terukur (measurable). KPI juga sebaiknya harus dinyatakan secara eksplisit dan rinci sehingga menjadi jelas apa yang diukur. Pada sisi lain, biaya untuk mengidentifikasi dan memonitor KPI sebaiknya tidak melebihi nilai yang akan diketahui dari pengukuran tersebut dan hindari pengukuran yang berlebihan yang tidak banyak memberi nilai tambah. Kaplan dan Norton merekomendasikan agar kita tidak memakai lebih dari 20 parameter dalam KPI. Hope dan Fraser menyarankan penggunaan parameter kurang dari 10.

Yodhia Antariksa (2009) menambahkan, pengelolaan kinerja pegawai melalui sistem KPI memberikan sejumlah manfaat positif bagi perusahaan, diantaranya adalah :

Melalui metode key performance indicators (KPI) maka kinerja setiap pegawai dapat dievaluasi secara lebih obyektif dan terukur, sehingga dapat mengurangi unsur subyektivitas yang sering terjadi dalam proses penilaian kinerja pegawai.

Cara lain adalan melalui penentuan key performance indicators (KPI) secara tepat, setiap pegawai juga menjadi lebih paham mengenai hasil kerja yang diharapkan darinya. Hal ini akan mendorong pegawai bekerja lebih optimal untuk mencapai target kinerja yang telah ditetapkan

Adapula melalui penetapan key performance indicators (KPI) yang obyektif dan terukur, maka proses pembinaan kinerja pegawai dapat dilakukan secara lebih transparan dan sistematis.

Hasil skor key performance indicators (KPI) yang obyektif dan terukur juga dapat dijadikan dasar untuk pemberian reward dan punishment pegawai. Dengan demikian, pegawai yang kinerjanya lebih bagus akan mendapat reward, sebaliknya yang kerjanya kurang baik akan mendapat punishment.

KPI (Key Performance Indicators / Indikator Kinerja Utama) ini dirancang oleh manajemen SDM bisa dibantu oleh konsultan, dan untuk mensukseskan peningkatan kinerja dibutuhkan pembentukan kemitraan yang efektif antara pihak manajemen, perwakilan karyawan lokal, serikat pekerja sebagai wakil dari organisasi karyawan, pelanggan utama dan penyuplai utama (David Parmenter, 2007). KPI (Key Performance Indicators / Indikator Kinerja Utama) ini akan sukses dirancang dan diterapkan apabila manajemen puncak telah memiliki komitmen yang tinggi untuk menerapkan menejemen kinerja. Kesepakatan dari semua lini organisasi untuk menerapkan KPI merupakan kunci utama dalam menerapkan KPI.

Sebelum menyusun dan menerapkan KPI dalam perusahaan, perlu adanya komitmen yang besar dari tim manajemen senior,  komitmen – komitmen tersebut menciptakan lingkungan yang dinamis sehingga sebuah proyek bisa bertahan. Pembentukan komitmen bisa dilakukan dengan cara menunjuk seorang fasilitator (fasilitator eksternal) yang akan bekerja bersama tim manajemen senior dalam pelaksanaan proyek, fasilitator mengadakan pelatihan kepada tim manajemen senior sebagai titik awal memulai proyek, mengadakan rapat sehari grup fokus yang dihadiri 15 – 30 (bergantung besar kecilnya perusahaan) staf berpengalaman dalam unit bisnis, tim, kantor cabang, kantor pusat yang memiliki tugas berbeda mulai dari administrator dan anggota tim senior untuk membantu memformasikan proyek KPI yang akan dilaksanakan, tim proyek mengadakan dua pelatihan singkat bagi tim manajemen senior selama proyek berlangsung, hal ini dilakukan untuk membantu menjaga keterkaitan para tim manajer senior, mendapatkan masukan – masukan berharga, meluncurkan desain pelaporan baru, dan menyampaikan progres proyek, berikutnya proyek perlu disampaikan secara emosional bukan secara logika, kita harus fokus pada hal – hal emosional yang menjadi perhatian tim manajemen senior. Hal ini akan memberi manfaat bahwa para Senior Management Team (SMT) menghargai keterlibatannya dalam proyek yang dinamis, yang meningkatkan pemahaman mereka tentang strategi bisnis organisasi dan mengkaitkan aktivitas sehari – hari ke tujuan strategi.

Dalam penyusunan KPI, tahap – tahap yang harus dilewati adalah sebagai berikut :

Mengidentifikasi area kinerja utama (bidang tanggung jawab pokok) dalam pekerjaan. Misalnya untuk area kinerja utama seorang Manajer SDM adalah rekrutmen, pelatihan dan pengembangan, manajemen kinerja, produktivitas karyawan dan retention. Berikutnya adalah menentukan Key Performance Indicators (KPI) dari setiap area kinerja utama. KPI ini harus berisi indikator yang terukur untuk menilai hasil kerja. Kaplan dan Norton merekomendasikan agar kita tidak memakai lebih dari 20 parameter dalam KPI. Hope dan Fraser menyarankan penggunaan parameter kurang dari 10. Dilanjutkan dengan menentukan bobot setiap KPI, bobot ini ditentukan berdasarkan tingkat kepentingan (prioritas) KPI dan juga sumber daya yang dialokasikan. Total bobot keseluruhan harus berjumlah 100. Tahap berikutnya adalah menentukan target. Target ditentukan berdasarkan pada kesepakatan dan juga data pencapaian tahun sebelumnya. Penulisan angka target bisa berupa persen (%), nominal atau rupiah, tergantung jenisnya. Dan langkah terakhir adalah menghitung skornya dan diketahui hasil kerja karyawan.

Penyusunan KPI ini akan dirancang mengacu pada Balanced Scorecard (BSC). Mengidentifikasikan (visi, misi, strategi dan tujuan departemen) ke sasaran – sasaran strategis dalam empat aspek (finansial, pelanggan, bisnis proses serta learning & growth). Aspek keuangan merujuk pada pencapaian finansial yang dituju oleh perusahaan. Aspek pelanggan merujuk pada sejauh mana, produk perusahaan bisa meraih kepercayaan dari para pelanggan dan ujung – ujungnya bisa terus meningkatkan jumlah pelanggan baru. Aspek proses bisnis internal merujuk pada proses operasional yang dijalankan perusahaan untuk menghasilkan produk atau layanan yang berkualitas tinggi. Selain itu dalam proses ini juga dipetakan mata rantai dari keseluruhan proses internal perusahaan yang semuanya harus dikelola secara sempurna. Aspek learning and growth berkaitan dengan proses pengembangan SDM dan kultur organisasi dalam suatu perusahaan. Proses penyusunan awal dimulai dengan mengidentifikasi sasaran – sasaran strategis (strategic objectives) yang dianggap penting dalam keempat aspek diatas. Sasaran strategis ini disusun dengan mengacu pada kebutuhan dan tantangan perusahaan di masa mendatang. Dalam menentukan key performance indicators untuk setiap sasaran strategis tersebut dilakukan secara : turunan sasaran strategis, kesepakatan bersama, didukung data yang lengkap / akurat, harus bisa dituangkan menjadi suatu target atau bisa diukur, mudah di akses pengukur, menggunakan frase obyektif.

Agar bisa berfungsi dengan optimal, maka alangkah lebih baik jika dalam menyusun KPI dapat mengikuti kriteria SMART, yaitu :

• Specific, dimana target pencapaian KPI harus dirumuskan dengan jelas dan specific, sehingga dapat dipahami dengan mudah oleh seluruh anggota organisasi.
• Measurable, dimana setiap KPI (baik ukuran kuantitatif maupun kualitatif) telah ditentukan informasi tentang jenis data – data yang akan digali, sumber data, dan cara mendapatkan data tersebut.
• Achievable, dalam hal ini dapat dicapai untuk menghindari pengaturan terlalu tinggi atau terlalu rendah.
• Reasonable, dimana indikator kinerja harus sesuai dengan fungsi dan tanggung jawab jabatannya, memiliki alasan dalam pencapaian suatu target tertentu.
• Time-based, memfokuskan adanya batas waktu, dimana penyelesaian indikator kinerja dilakukan pada periode waktu tertentu.

Dalam menyusun dan mengimplementasi KPI, biasanya kita menghadapi beberapa kendala, yaitu antara lain : proses identifikasi KPI, mengidentifikasi KPI merupakan pekerjaan yang cukup kompleks. Ada sejumlah posisi yang relatif mudah penentuan KPI – nya dan ada yang sulit, seperti misalnya posisi di area pemasaran, produksi dan penjualan lebih mudah mengidentifikasinya namun ada juga posisi – posisi lain yang agak susah untuk menyusun KPInya posisi di area General Affairs atau bagian umum (karena bagian ini pekerjaannya mengurusi segala macam keperluan perusahaan, terkadang cukup sulit menentukan KPI – nya.

Kesiapan sistem monitoring pencapaian KPI. Berdasar pengamatan, aspek ini sering kali menghadang penerapan KPI. Sistem monitoring adalah adanya sebuah mekanisme pencatatan pencapaian KPI secara konsisten, reguler dan akurat. KPI seperti tingkat penjualan atau jumlah produk yang  mungkin mudah didapat dan selama ini sudah ada pelaporannya. Namun sebagian besar KPI lain kadang membutuhkan sistem reporting yang baru. Sebagai misal, KPI bagian maintenance adalah : rata – rata waktu untuk menyelesaikan kerusakan sarana produksi; atau persentase sarana kantor yang rusak sebelum waktunya. Jika ada KPI semacam ini, maka segera harus disusun sistem yang dapat mencatat data realisasi kedua KPI itu secara konsisten.

Kurang adanya komitmen yang cukup kokoh dari segenap karyawan, baik atasan dan bawahan dalam proses mengelola pencapaian KPI tim kerjanya. Sering semua posisi dalam sebuah bagian sudah lengkap memiliki KPI, namun kemudian seluruh karyawan dibagian tersebut, mulai dari manajer hingga staf lupa untuk melakukan proses review KPI secara periodik (misal sebulan sekali) dan konsisten. acapkali sang manajer (atau kepala bagian atau atasan) kurang menunjukkan kepedulian yang kokoh terhadap pencapaian KPI dari segenap anak buahnya. Masing-masing staf dibiarkan mengisi realisasi KPI – nya sendiri (atau bahkan kadang sang manajer tidak tahu apa isi KPI anak buahnya ). Pada akhirnya, proses penerapan KPI tergelincir menjadi semacam formalitas belaka.

Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa Key Performance Indicators / Indikator Kinerja Utama memiliki peran penting bagi kemajuan sebuah perusahaan. Sebab, perusahaan akhirnya dituntut memiliki visi dan misi yang jelas serta langkah praktis untuk merealisasikan tujuannya. Dan tidak sekedar itu saja, dengan Dengan adanya Key Performance Indicators, sebuah perusahaan akan mampu men – setting target dan cara – cara mencapainya, baik setiap hari, minggu atau bulan.  Dengan adanya KPI setiap pemimpin departemen akan memiliki ide – ide kreatif dan inovasi tiada henti dalam mewujudkan hasil yang ditargetkan.

Sumber: http://www.multiglobalunity.com/articles/peranan-key-performance-indicators-kpi-bagi-perusahaan/