PPIC (Production Planning and Inventory Control) adalah bagian vital dalam suatu organisasi perusahaan. PPIC menghubungkan dua departemen utama, yaitu marketing dan produksi. Tugas utama PPIC adalah menerjemahkan kebutuhan pengadaan produk jadi dari marketing ke dalam rencana produksi yang realistis, serta memastikan ketersediaan bahan baku dan bahan pengemas yang diperlukan. Dengan demikian, peran PPIC sangat penting karena berhubungan langsung dengan aliran dana (cash flow) dan kinerja produksi perusahaan secara keseluruhan.

Fungsi Utama PPIC

1. Menyelaraskan kepentingan antara marketing dan manufacturing.
2. Mengintegrasikan seluruh elemen dalam organisasi (marketing, produksi, personalia, dan keuangan) untuk mencapai efisiensi dan kelancaran operasional.

Mengoptimalkan Kinerja PPIC: Untuk memastikan kinerja PPIC berjalan optimal, ada beberapa aspek penting yang harus diperhatikan:

1. Rencana sales dari departemen marketing.
2. Standar formula produk yang telah ditetapkan.
3. Standar kapasitas produksi dan tenaga kerja yang tersedia.
4. Standar yield untuk setiap produk.
5. Pedoman waktu pengadaan bahan/material, baik lokal maupun impor.
6. Batasan stok minimum dan maksimum.
7. Koordinasi yang baik antara departemen terkait (marketing, inventory, produksi, personalia, QC, dan finance).

Tugas Utama PPIC

1. Menyusun rencana produksi berdasarkan proyeksi sales dari marketing.
2. Membuat rencana pengadaan bahan baku berdasarkan rencana dan stok yang tersedia.
3. Memantau inventaris untuk memastikan kelancaran proses produksi dan pengiriman produk.
4. Melakukan evaluasi terhadap hasil produksi, penjualan, dan kondisi stok barang.
5. Menganalisis data rencana dan realisasi produksi, penjualan, serta inventaris.
6. Menghitung standar kerja karyawan setiap tahun berdasarkan pengamatan langsung.
7. Menghitung yield berdasarkan realisasi produksi tahunan.
8. Berkomunikasi aktif dengan semua pihak terkait untuk memperoleh data yang akurat dan terkini.
9. Bertindak sebagai perwakilan perusahaan dalam kerjasama dengan pihak luar, seperti dalam kasus toll manufacturing.

Proses Perencanaan Produksi: Perencanaan produksi dilakukan secara bersama oleh PPIC dan departemen produksi, berlandaskan forecast yang diterima dari divisi marketing. Berdasarkan forecast ini, PPIC menyusun rencana pembelian dan mengeluarkan Order Requisition (OR) untuk departemen purchasing. Setelah itu, purchasing memilih supplier dan mengeluarkan Purchase Order (PO) atau Purchase Request (PR), yang kemudian diproses untuk pengiriman barang ke gudang.

Baca Juga: Optimalkan Efisiensi Produksi dan Logistik, Pahami Pentingnya PPC dalam Proses Produksi

Faktor-Faktor Penting dalam PPIC

1. Kapasitas Produksi
   Kapasitas produksi mengukur kemampuan mesin dalam memproduksi barang per hari. Dengan informasi ini, PPIC dapat memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk memproduksi barang dalam jumlah tertentu.

2. Forecast Penjualan
   Forecast penjualan adalah perkiraan penjualan di masa depan yang membantu PPIC memenuhi permintaan pelanggan dan mengatur safety stock produk jadi.

3. Customer Order
   Customer Order merupakan permintaan produk yang diterima dari pelanggan. Berdasarkan pesanan ini, PPIC dapat menyusun jadwal produksi agar sesuai dengan lead time yang ditentukan.

4. Formula Produk
   Formula produk mencakup rincian bahan baku yang digunakan dalam pembuatan produk. PPIC menggunakan data ini untuk menghitung jumlah bahan yang diperlukan sesuai permintaan customer.

5. Proses Produksi
   PPIC harus memahami setiap tahapan produksi untuk memperkirakan waktu yang dibutuhkan dan mengidentifikasi kendala yang mungkin terjadi dalam proses.

6. Kualitas Produk
   Kualitas produk ditentukan oleh departemen QC. PPIC perlu berkomunikasi dengan marketing untuk memastikan produk yang dihasilkan sesuai dengan standar yang ditetapkan.

7. Kapasitas Gudang
   PPIC bekerja sama dengan departemen gudang untuk memastikan kapasitas gudang cukup untuk menyimpan barang. Efisiensi pengelolaan stok di gudang sangat penting untuk menghindari penumpukan barang yang tidak perlu.

8. Leadtime Pembelian
   Leadtime pembelian mengacu pada waktu yang diperlukan dari pemesanan bahan baku hingga diterima oleh perusahaan. PPIC memperhitungkan hal ini untuk menjaga kelancaran proses produksi.

9. Quantity Minimum Order
   Minimum order quantity diperoleh dari departemen purchasing berdasarkan negosiasi dengan supplier. PPIC menyesuaikan pemesanan bahan baku sesuai dengan jumlah yang telah ditentukan.

10. Bahan Baku Alternatif
    Bahan baku alternatif berguna untuk mengantisipasi kekurangan bahan baku utama. PPIC perlu mempertimbangkan penggunaan bahan alternatif untuk menjaga kelancaran produksi.

11. Kapasitas Ekspedisi
    PPIC perlu mengetahui kapasitas ekspedisi untuk mengatur pengiriman barang sesuai dengan permintaan pelanggan dan lead time pengiriman.

12. Leadtime Pengiriman
    Leadtime pengiriman diperoleh dari keputusan yang diambil oleh manajer terkait pengaturan pengiriman barang. PPIC menggunakan informasi ini untuk memastikan produk sampai ke pelanggan tepat waktu.

13. Safety Stock Raw Material dan Finish Goods
    Safety stock adalah cadangan bahan baku dan produk jadi yang menjaga kelancaran produksi dan memastikan barang selalu tersedia untuk pelanggan.

Production Schedule: Jadwal produksi merupakan kunci efisiensi operasional perusahaan. Dengan adanya production schedule yang baik, perusahaan dapat memastikan bahwa produksi berjalan sesuai dengan kapasitas mesin, tenaga kerja, dan bahan baku yang tersedia, serta memenuhi permintaan pelanggan dengan tepat waktu.

Kesimpulan

PPIC memiliki peran strategis dalam perusahaan dengan memastikan proses produksi berjalan lancar dan memenuhi permintaan pelanggan. Melalui koordinasi yang baik antar departemen, pengelolaan kapasitas yang tepat, serta pemantauan ketat terhadap inventaris dan lead time, PPIC dapat membantu perusahaan mencapai efisiensi operasional yang maksimal.