Project management adalah sebuah kegiatan merencanakan,mengorganisasi, mengendalikan dan mengawasi resource yang ada di dalam sebuah project untuk mencapai project goal dan objektif.

Project mempunyai beberapa ciri yaitu: mempunyai objektif dan goal, mempunyai waktu dalam pelaksanaan, mempunyai resource, ada pihak-pihak yang bertanggung jawab di dalam project, ada deliverable yang harus dicapai dalam waktu yang ditentukan, dan project dilakukan untuk mendapatkan added value.

Tantangan penerapan dari sebuah proyek manajemen di dalam organisasi adalah dapat mencapai goal dan objektif yang ingin dicapai dengan melakukan pengelolaan secara efektif pada 4 elemen dasar atau constraint dari pengerjaan proyek, antara lain kualitas, waktu, budget dan scope.

Pendekatan Proyek Manajemen

Ada beberapa pendekatan dalam melakukan pengelolaan aktivitas yang ada di dalam proyek antara lain: interactive, incremental, phased approaches dan agile. Apapun pendekatan yang akan diambil harus dipertimbangkan juga faktor-faktor yang menentukan di dalam pengerjaan sebuah proyek seperti obyektif yang harus dicapai, waktu pengerjaan proyek, cost, peran dan tanggung jawab dari para stakeholder yang terlibat.

Berikut adalah penjelasan singkat beberapa pendekatan dari proyek manajemen :

Pendekatan Tradisional

Pada pendekatan ini aktivitas terbagi menjadi beberapa urutan langkah yang harus dilakukan secara sekuensial. Komponen proyek dibagi menjadi 5 langkah antara lain initiation, planning dan design, executing, monitoring dan controlling serta closing.

Pendekatan tradisional ini cocok pada proyek yang kecil atau memiliki definisi proyek yang baik(requirement, objektif dan goal yang jelas) tetapi tidak cocok pada proyek berskala besar yang tidak terdefinisi dengan baik serta mempunyai sifat proyek yang tidak tentu. Pendekatan ini di dalam pengembangan software dapat disamakan dengan metodologi waterfall.

Critical Chain Project Management

CCPM adalah sebuah metode di dalam merancang proyek yang lebih berfokus kepada pengelolaan resource proyek berupa resource fisikal ataupun sumber daya manusia. Bagian yang paling kompleks adalah “menyatukan” para tenaga kerja professional yang mempunyai kemampuan berbeda dan berasal dari latar belakang budaya yang tidak sama.

Event chain methodology

Event chain methodology adalah sebuah model yang berfokus pada identifikasi dan pengelolaan aktivitas-aktivitas yang saling interdependen yang dapat mempengaruhi perencanaan proyek. Metodologi ini berguna untuk mengurangi efek negatif dari keadaan proyek yang tidak tentu dan bias, serta mempermudah perencanaan model dalam proyek yang penuh dengan ketidakpastian.

Proses

Pemanfaatan metodologi di dalam manajemen proyek didasarkan pada 5 proses inti dari proyek manajemen yang harus selalu digunakan yaitu:

1. Initiation
2. Planning dan design
3. Execution
4. Monitoring dan controlling
5. Closing

Pada salah satu dari 5 tahap diatas bisa saja diambil keputusan apakah proyek yang sedang dikerjakan diteruskan atau tidak, hal ini menyangkut isu dari kontinuitas proyek.

Initiation

Di dalam proses initiation dirumuskan batasan atau scope dan MOV dari sebuah proyek. Jika tahap ini ‘miss’ dalam artian tidak dilalui dengan baik maka output yang dihasilkan bisa saja tidak sesuai dengan kebutuhan bisnis dari organisasi atau malah terjadi kegagalan pada proyek. Kuncinya adalah mampu untuk mentransformasikan kebutuhan bisnis menjadi objektif dari proyek serta menggabungkan elemen kontrol ke dalam proyek.

Tahap initiation terdiri dari beberapa milestone yang harus dicapai antara lain:

1. Melakukan analisa terhadap kebutuhan bisnis serta requirement dan mentransformasikan keduanya menjadi goal yang dapat diukur (MOV).
2. Melakukan review terhadap operasi yang terjadi sebelum proyek dilaksanakan.
3. Analisis finansial termasuk cost and benefit analysis serta budget
4. Stakeholder analysis
5. Project charter terdiri dari cost analysis, task dan role dari stakeholder, deliverable dan jadwal pengerjaan proyek.

Planning dan design

Setelah tahap initiation dirumuskan selanjutnya masuk ke dalam tahapan perancangan dan desain proyek. Tujuan utama dari tahap ini adalah untuk memperkirakan banyaknya waktu, cost dan resource yang mencukupi yang digunakan untuk mendukung aktivitas-aktivitas dalam pengerjaan proyek serta mengurangi resiko yang akan terjadi. Kegagalan pada tahap ini dapat mengurangi kemungkinan tercapainya tujuan proyek yang telah dirumuskan, misal terjadi overbudget pada proyek.

Langkah-langkah di dalam perencanaan proyek:

1. Merumuskan scope dari proyek yang dijabarkan ke dalam scope statement
2. Memilih planning team.
3. Mengidentifikasi deliverable dan merumuskan WBS
4. Mengidentifikasi aktivitas-aktivitas yang diperlukan untuk menyelesaikan deliverable
5. Melakukan estimasi pada requirement resource untuk mendukung aktivitas
6. Melakukan estimasi cost dan waktu untuk tiap aktivitas.
7. Merumuskan jadwal proyek, budget, merencanakan risk plan.
8. Mendapatkan persetujuan formal sebagai tanda dimulainya proyek.
9. Optional: mengadakan kick-off meeting

Executing

Tahap executing meliputi proses yang digunakan untuk melengkapi aktivitas yang telah didefinisikan di dalam proyek requirement. Proses dari tahap eksekusi meliputi koordinasi sumber daya manusia dengan resource, serta melakukan aktivitas-aktivitas dalam proyek sesuai dengan management plan dari proyek. Deliverable tahap ini berupa produk yang telah didefinisikan sesuai dengan management plan proyek.

Monitoring dan controlling

Monitoring dan controlling merupakan proses yang dilakukan untuk mengamati pelaksanaan proyek sehingga potensi masalah dapat diidentifikasi dengan cepat dan tindakan koreksi dapat diambil. Pada tahap ini dapat diukur penyimpangan dari aktivitas yang sedang dikerjakan dengan rencana awal sehingga bila terjadi penyimpangan dapat diambil tindakan agar proyek kembali ke track semula yang disetujui di dalam management plan proyek.

Langkah-langkah di dalam monitoring dan controlling termasuk:

• Menghitung aktivitas proyek yang sedang berjalan (‘where we are’)
• Memonitor variabel-variabel proyek (cost, scope, effort) apakah sesuai dengan project management plan serta memonitor kualitas dari pelaksanaan proyek (‘where we should be’)
• Mengidentifikasi serta merumuskan aksi-aksi korektif yang harus diambil untuk mengatasi isu dan resiko yang terjadi (‘How can we get on track again’)

Di dalam proyek yang mempunyai banyak fase aktivitas, proses monitoring dan controlling juga dapat memberikan masukan berupa feedback pada tiap fase aktivitas dengan tujuan agar tindakan korektif dan preventif dapat diambil jika terjadi penyimpangan antara proyek yang sedang dikembangkan dengan rencana proyek yang ada di project management plan.

Pada tahap monitoring dan controlling yang harus diperhatikan adalah perubahan proyek scope. Harus ditekankan juga bahwa perubahan di dalam batasan proyek adalah hal yang biasa terjadi dalam pengerjaan proyek. Perubahan scope dari proyek biasanya terjadi karena modifikasi pada desain karena desain tidak sesuai dengan keinginan stakeholder, resource yang tidak mencukupi, perubahan yang diinisiasi oleh user ketiga hal ini hanya sebagian kecil alasan yang mengakibatkan project scope berubah.

Untuk menangani perubahan scope yang terjadi diperlukan sebuah change management policy, di dalam change management ini didokumentasikan segala perubahan yang terjadi, dokumentasi ini dijadikan sebagai acuan pengerjaan proyek dan pengambilan keputusan antara lain untuk relokasi resource untuk aktivitas proyek dan kelangsungan dari proyek.

Closing

Tahap closing merupakan langkah terakhir di dalam manajemen proyek, tahap ini terdiri dari aktivitas administratif seperti mendokumen-tasikan pengetahuan yang telah didapat dan dokumentasi dari file-file yang tersebar pada seluruh fase proyek.

Tahap ini terdiri dari:

• Project close: Melakukan finalisasi terhadap aktivitas di seluruh proses grup dan secara formal menutup proyek.
• Contract closure: Melengkapi dan menyelesaikan kontrak yang telah disetujui bersama.

Ingin tahu lebih jauh mengenai Project Management Fundamental?

IPQI Learning Center Surabaya mengadakan
Training Project Management Fundamental
Pada Tanggal 1-2 Februari 2023
Segera Daftarkan diri anda ke Contact Person Kami
ICA| [email protected] |08111798353
Atau, gunakan fitur obrolan dibawah!