Project managers

Project manager adalah seorang yang diberikan tanggung jawab untuk memimpin tim proyek di dalam mengelola, merancang, mengeksekusi dan menutup proyek sesuai dengan tujuan dari proyek yang telah ditetapkan.

Peran kunci dari project manager di dalam project management diantaranya adalah menentukan tujuan proyek yang ingin dicapai, membangun requirement proyek dan mengelola 3 batasan dari proyek yaitu scope, cost dan schedule ditambah batasan kualitas secara efektif.

Di dalam pengerjaan proyek peran dari seorang project manager adalah mengetahui, mentranslasikan danmengimplementasikan kebutuhan dari klien , untuk mencapai hal ini kemampuan untuk beradaptasi dan berkompromi dengan berbagai stakeholder yang ada serta melakukan negosiasi memiliki peranan penting dalam memastikan isu penting seperti cost, waktu dan kualitas dapat dicapai sehingga tercapai kepuasan customer.

 

 

Project Management Triangle

Proyek mempunyai 3 batasan atau constraint yang mempengaruhi deliverable akhir dari proyek, ketiga constraint tersebut adalah scope, time dan cost (biasanya ditambah 1 constraint lagi yaitu kualitas). Hal ini disebut juga sebagai project management triangle.

 

Time constraint mengacu pada waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. Cost constraint adalah banyaknya budget yang ada dalam proyek. Scope constraint merupakan hal yang harus dilakukan untuk menyelesaikan sebuah proyek. Sedangkan quality constraint merupakan deliverable yang dihasilkan proyek yang memenuhi kriteria-kriteria standar yang telah disetujui atau malah melebihi ekspektasi.

Di dalam project management triangle tiap constraint saling mempengaruhi constraint yang lain sehingga jika terjadi peningkatan dalam scope tentu akan meningkatkan cost yang dibutuhkan dan waktu penyelesaian proyek. Anggaran yang kecil berakibat pada meningkatnya waktu pengerjaan proyek dan mengecilnya scope proyek. Waktu pengerjaan proyek yang singkat akan meningkatkan cost dan memperkecil scope.

Isu penting di dalam project management

 

Pada tiap tahap di dalam proses dari project management terdapat beberapa isu-isu penting yang harus diperhatikan, diantaranya adalah:

1. Project Manager sebagai seorang negosiator. Fungsi dari project manager adalah sebagai seorang negosiator. Biasanya proses negosiasi dilakukan pada waktu pengalokasian sumber daya, penambahan budget, alokasi anggota tim, bernegosiasi dengan end-user pada saat hasil proyek tidak sesuai dengan harapan user. Proses negosiasi tidak hanya dilakukan pada waktu-waktu tertentu seperti telah dicontohkan di atas, tetapi proses negosiasi seharusnya dilakukan setiap terjadi perubahan dari proses initiation sampai dengan proses closure. Negosiasi dilakukan bukanlah sebuah cara agar satu pihak dapat mendominasi pihak yang lain, menurut Lax dan Sebenus (The Manager as Negotiator, The Free Press, 1986) “negotiation process is misunderstood and badly carried out”. Kegagalan dari proses negosiasi berasal dari kurangnya pemahaman mengenai tujuan negosiasi, tujuan utama dari negosiasi adalah menyelesaikan konflik sehingga 2 pihak yang berselisih merasa puas dengan hasil dari negosiasi.
2. Scope creep. Merupakan hal yang sangat wajar jika terjadi perubahan di dalam scope dari suatu project, perubahan scope akan berimbas pada perubahan pada alokasi resource terutama di sisi alokasi waktu dan budget. Biasanya perubahan di dalam scope terjadi dalam bentuk ‘scope creep’. Scope creep merupakan perubahan-perubahan kecil yang menumpuk karena tidak dikelola dengan baik sehingga bila dibiarkan terus akan memberikan efek signifikan terhadap pengerjaan proyek (efek signifikan di dalam alokasi resource dalam proyek). Managing scope merupakan hal yang vital dilakukan di dalam pengerjaan proyek karena dengan cara pengelolaan scope yang baik maka alokasi resource di dalam proyek dapat dikendalikan.
3. Kemampuan mengelola resource di dalam proyek. Seorang Project manager yang baik adalah project manager yang dapat mengelola resource proyek secara efektif. Pengelolaan resource menyangkut pengelolaan waktu kerja dari project team (designer, builder, tester dan inspector proyek) serta tenaga kerja subkontrak seperti freelance programmer. Pengelolaan resource di dalam proyek bukan hanya terfokus pada sisi people management tetapi juga peralatan dan material yang diperlukan untuk penyelesaian suatu proyek.
4. Manajemen waktu dan schedule. Project manager yang sukses di dalam pengelolaan schedule dan waktu mempunyai kemungkinan besar dalam men-‘deliver’ hasil proyek sesuai dengan budget proyek yang direncanakan. Sebagian besar kejadian tidak terkontrolnya anggaran keuangan dalam proyek berasal dari kesulitan menentukan schedule dan waktu pengerjaan proyek.
5. Tidak ada dukungan dari top level management. Kurangnya dukungan dari top management mengakibatkan kesuksesan dari proyek menjadi terancam. Tanpa dukungan dari top level management kerjasama diantara tiap bagian di dalam organisasi untuk mendukung proyek yang sedang berjalan akan sulit dibangun dan dapat berimbas pada kurangnya antusiasme anggota tim sehingga proses pengerjaan proyek akan terhambat, jika hal ini terus berlangsung ada potensi proyek akan mengalami kegagalan. Contohnya jika di dalam tim proyek diikutsertakan pihak dari bagian marketing tetapi pihak top management marketing sendiri tidak menyetujui keterlibatan anak buahnya di dalam pengerjaan
   proyek, hal ini tentu akan mengakibatkan kurangnya antusiasme anggota tersebut dan berakibat pengerjaan proyek menjadi terhambat.
6. Memilih tim proyek. Proyek mempunyai sifat yang unik artinya variabel-variabel penting di dalam proyek seperti budget, waktu dan proyek scope pasti mempunyai perbedaan porsi di dalam penerapan satu proyek dengan proyek yang lain. Tetapi tiap proyek memerlukan sebuah kesatuan dari beberapa orang yang disebut dengan tim proyek untuk menyelesaikan aktivitas-aktivitas yang ada. Pemilihan tim proyek merupakaan hal yang esensial di dalam pengerjaan proyek karena sebagian dari keberhasilan proyek tergantung dari kehandalan, pengalaman dan skill yang dimiliki oleh tim. Memilih tim yang berpengalaman, mempunyai skill yang tinggi dan padu merupakan hal yang harus dilakukan project manager pada saat awal pengerjaan proyek, selain itu tugas project manager yang tak kalah pentingnya adalah memotivasi tim untuk tetap mempertahankan semangat di dalam pengerjaan proyek.

Jika tidak ditangani dengan baik maka isu-isu tersebut mempunyai potensi untuk menghambat proses pengerjaan dan berpotensi mengancam penyelesaian proyek.

 

Project Management Tips: What should do in Project Management

Berikut adalah beberapa tip mengenai bagaimana sebaiknya sebuah project management dijalankan, dengan tujuan untuk mengatasi isu-isu yang telah diutarakan di atas.

1. Do: Identifikasi proyek yang termasuk kategori kritikal

Langkah pertama di dalam menentukan prioritas pengerjaan proyek adalah merumuskan business goal dari organisasi, langkah selanjutnya adalah memetakan proyek sesuai dengan business goal sehingga organisasi mempunyai gambaran secara jelas proyek-proyek yang perlu didahulukan dan yang tidak.

Bisa saja proyek-proyek yang lebih cepat dalam waktu pengerjaan, mempunyai budget yang tidak terlalu tinggi dan memiliki tingkat kompleksitas rendah menempati prioritas yang lebih tinggi dibanding proyek yang ‘mahal’, sangat kompleks dan membutuhkan waktu yang lama di dalam pengerjaannya. Semuanya tergantung pada pemetaan proyek tersebut dengan business goal tiap organisasi.

2. Do: Memahami corporate culture dan mengelola ekspektasi klien

Mengelola ekspektasi dari klien dilakukan pada saat fase initiation planning. Ekspektasi yang dijanjikan seharusnya disesuaikan dengan kapabilitas dari klien di dalam menyediakan resource untuk implementasi proyek dan dari kemampuan pihak developer untuk pengerjaan proyek, perlu digaris bawahi bahwa ekspektasi yang dijanjikan harus realistis karena ekspektasi yang berlebih dikhawatirkan tidak terpenuhi sehingga mengakibatkan kekecewaan di sisi klien, yang diperlukan adalah negosiasi antara klien dan developer untuk mencapai objektif dan goal yang dapat diterima kedua pihak.

Seorang project manager perlu untuk memahami budaya di dalam perusahaan, misalnya acceptance dari karyawan terhadap sistem yang baru, budaya kerja dan sikap karyawan terhadap teknologi yang baru. Memahami budaya di dalam perusahaan dapat mempercepat implementasi proyek membantu dalam merancang dan menerapkan proyek dengan lebih efektif.

3. Do: Membangun risk dan crisis management plan secara dini dan mengkomunikasikannya

Dengan merencanakan krisis dan risk management plan pada awal proyek dapat membantu mengatasi kekacauan, meningkatkan transparansi dan kejelasan objektif proyek. Hal ini dilakukan untuk meningkatkan rasa confidence stakeholder maupun anggota tim serta menimbulkan rasa percaya dari stakeholder bahwa proyek telah ditangani oleh pihak yang tepat sehingga berimbas pada meningkatnya dukungan dari stakeholder di saat-saat yang sulit.

4. Do: Melibatkan top management dalam proyek dan mengkomunikasikan proyek kepada pihak-pihak internal

Dengan mengikutsertakan senior ma-nagement di dalam proyek diharapkan proyek yang sedang dikembangkan sesuai dengan harapan dari manajer. Keterlibatan senior management secara aktif pada semua fase di dalam proyek dapat memberikan jalan keluar atau setidaknya sudut pandang yang lain terhadap suatu key problem sehingga rekomendasi ini dapat diadopsi dan menjadi masukan di dalam proses pengerjaan proyek.

Hal ini juga dilakukan sebagai strategi untuk mengelola kekhawatiran manajer terhadap permasalahan di dalam proyek.Mengkomunikasikan proyek secara internal bertujuan agar semua karyawan di semua level perusahaan terutama pihakyang terpengaruh secara langsung oleh proyek yang sedang diimplementasi – terinformasikan, serta mencegah masalah acceptance dari user pada saat serah terima proyek

5. Do: Menggunakan satisfaction metric untuk mengukur progress dari proyek.

Dengan menggunakan satisfaction metric dapat diketahui seberapa jauh tingkat penyelesaian dari proyek selain itu juga project manager dapat mengukur tingkat satisfaction yang telah dicapai berdasarkan progress yang telah diukur. Terlalu melebih-lebihkan usaha yang harus dilakukan serta waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek dapat membuat lupa apa yang sebenarnya harus dikejar di dalam implementasi proyek, yaitu apakah proyek ini benar-benar telah meningkatkan service atau tidak. Aspek ini yang harus diperhatikan oleh seorang project manager.

Cara di dalam mengelola satisfaction merupakan usaha yang dapat dikatakan cukup tricky, cara yang biasa dilakukan adalah dengan menggunakan strategi ‘percepatan keberhasilan’ pada fase awal dari proyek, strategi ini dapat diambil untuk mengurangi efek dampak negatif terhadap satisfaction.

6. Do: Mengelola dan mengembangkan tim proyek, dan melakukan review sesering mungkin

Di dalam sebuah pengerjaan proyek seorang project manager harus mampu memberikan kesempatan bagi masing-masing tim proyek untuk selalu mengembangkan potensi dan skill serta menghadirkan suatu lingkungan kerja yang baik sehingga tercipta hubungan erat yang dilandasi rasa tanggung jawab di antara tim proyek. Cara yang dapat diterapkan antara lain dengan melakukan motivasi secara terus menerus, meningkatkan pengetahuan dengan mene-rapkan program pelatihan atau dengan memberi reward pada tiap tim member yang berprestasi baik.

Metode-metode ini berguna untuk mempertahankan dan meningkatkan produktivitas serta kekompakan tim.Dengan melakukan review pada anggota tim serta melakukan review pada proyek yang sedang berjalan akan membantu di dalam menentukan proyek agar berjalan di path yang sesuai. Review diadakan dengan frekuensi yang telah disepakati lebih baik dilakukan tiap hari, tujuan di dalam melakukan review secara berkala adalah untuk mengidentifikasi kesalahan secepat mungkin sehingga dapat diambil tindakan korektif karena keterlambatan dalam melakukan identifikasi kesalahan dapat mengakibatkan loss dalam bentuk waktu dan juga loss budget yang cukup besar.

IPQI Training Center mengadakan
Training Project Management
pada tanggal 27-28 September 2022
Segera Daftarkan diri anda ke Contact Person Kami
ICA | cs.sby@proxsisgroup.com | 08111798353