Project Management Do and Do Not (Bag-3)

9 years ago

Project Management Do and Do Not (Bag-3)

Bagikan:

Project Management Tips: What shouldn’t do in Project Management

1. Don’t: Meremehkan peran stakeholder

Stakeholder dibagi menjadi 2, yang pertama pihak internal terdiri dari staf dan pihak manajerial perusahaan, dan yang kedua adalah pihak eksternal yang terdiri dari kustomer atau bila disebut secara lebih luas pihak-pihak yang terkena dampak secara langsung terhadap deliverable dari proyek dan mereka mempunyai peran yang besar terhadap kesuksesan atau kegagalan dari proyek. Role dari project manager di sini adalah memikirkan, merancang dan mengambil langkah antisipasi terhadap reaksi yang akan muncul dari para stakeholder ini pada saat fase awal dari proyek.

2. Don’t: Beranggapan bahwa tiap proyek memiliki budget yang tidak terbatas

Di saat pihak IT di dalam perusahaan diberi wewenang untuk melakukan inisiasi dan implementasi proyek di dalam perusahaan, yang harus diingat oleh pihak bisnis adalah alokasi dana terhadap suatu proyek harus diperhitungkan besarnya berdasar estimasi nilai tambah yang akan muncul ketika proyek telah selesai di-deliver apakah nilai tambah tersebut berwujud pengurangan biaya atau bertambahnya revenue perusahaan. Berdasarkan hitungan tersebut dapat diambil justifikasi terhadap berapa besarnya budget yang diperlukan untuk implementasi suatu proyek.

3. Don’t: Meminta anggaran pada pihak bisnis kecuali tanpa ada justifikasi yang mendukung

Ketidakmampuan dari pihak IT untuk memberikan alasan yang meyakinkan terhadap pihak bisnis mengenai nilai tambah yang akan didapat oleh perusahaan ketika berhasil menerapkan proyek IT merupakan salah satu dari penyebab kegagalan dari inisiasi awal proyek IT di dalam perusahaan. Nilai tambah yang dibicarakan disini dapat berupa pengurangan cost, penambahan revenue atau bahkan non tangible value seperti reputasi yang meningkat.

4. Don’t: Menganggap rencana proyek merupakan hal yang final

Project plan selalu menjadi subyek dari perubahan sesuai dengan kondisi aktual proyek, dapat dikatakan bahwa project plan yang terbaik adalah project plan yang tersusun setelah proyek berakhir dapat dikatakan demikian karena di project plan sendiri merupakan kumpulan asumsi-asumsi dan kemungkinan-kemungkinan situasi yang terjadi.

Menjadi tugas seorang project manager untuk selalu melakukan re-planning sehingga project plan nantinya mencerminkan keadaan yang paling baik untuk mengatasi situasi terkini serta merancang sebuah project plan yang memiliki fleksibilitas yang cukup untuk menangani setiap perubahan yang mungkin terjadi di setiap fase proyek.

5. Don’t: Jangan pernah menyalahkan produk

Jika suatu proyek mengalami kegagalan bukan berarti kesalahan ada pada sistem yang sedang diimplementasikan, bisa saja sebenarnya kesalahan terletak pada proyek itu sendiri. Jika produk yang dipilih tidak berjalan sesuai dengan ekspektasi maka kemungkinan terjadi kesalahan dalam pemilihan awal sebuah produk.

Kejadian ini merupakan akibat dari kurangnya pengetahuan mengenai aspek teknis dan kurangnya pemahaman produk. Dengan sifat-sifat produk yang selalu setuju, tidak mampu untuk mengingatkan kita jika kita salah, serta tidak dapat melakukan protes, siapa yang tidak tergoda untuk menyalahkan produk?

6. Don’t: Kehilangan fokus

Motivasi selalu tinggi pada saat awal pengerjaan proyek, yang menjadi masalah adalah bagaimana mempertahankan motivasi tersebut pada waktu proyek mencapai tahap berikutnya. Janganlah hanya bisa menjadi good starter tetapi juga good finisher.

7. Don’t: Terburu-buru tanpa pertimbangan yang matang

Lebih cepat kita memulai lebih lambat kita mencapai tahap akhir pengerjaan proyek. Perencanaan yang kurang matang akan membawa dampak negatif yang besar pada pengerjaan proyek. Intinya jangan mudah menyerah pada tekanan sehingga mengambil jalan pintas tanpa mengikuti metodologi dasar project management

8. Don’t: Selalu mengatakan ya

Mencoba untuk memasukkan semua fungsionalitas ke dalam system pada tahap inisiasi proyek tanpa melakukan seleksi terlebih dahulu dapat menyebabkan terjadinya pembengkakan anggaran serta bertambahnya waktu penyelesaian proyek. Salah satu cara untuk mengatasi permasalahan diatas adalah dengan melakukan identifikasi terhadap requirement dari klien serta mengkategorisasikannya ke dalam komponen-komponen kritikal serta membatasi scope pengerjaan proyek dengan tidak mengimplementasikan fungsi-fungsi yang tidak penting serta mengkomunikasikan hasil dari keputusan tersebut dengan klien.

9. Don’t: Berpihak

Hanya satu tips yang dapat diberikan mengenai poin ini yaitu janganlah berpihak pada salah satu kekuatan yang sedang berselisih dan tetap netral

10. Don’t: Lupa melakukan komunikasi

Intinya adalah komunikasikan dan informasikan masalah yang muncul atau problem apapun kepada orang yang tepat.

11. Don’t: Membuat-buat alasan

Jika membuat kesalahan, akuilah dan usahakan untuk memperbaikinya.

12. Don’t: Mengabaikan masalah

Masalah yang sepele dapat menjadi masalah yang besar serta butuh resource yang tidak sedikit untuk menanganinya jika kita terlambat mengidentifikasikan dan mengambil tindakan korektif secepatnya.

13. Don’t: Melupakan anggota tim

Jangan lupa bahwa keberhasilan dari proyek tidak lepas dari peranan seluruh anggota tim, berikan anggota tim reward yang sesuai dengan peran di dalam pengerjaan proyek.

REFERENSI