“Saya jenuh dengan kondisi rapat di perusahaan saya, tidak tepat waktu, bertele-tele, dan tidak jelas. Bagaimana caranya agar rapat yang dilakukan dapat efektif ?”

Rapat merupakan sebuah bentuk focus groups discussion yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam sebuah komunitas untuk membahas suatu kondisi atau masalah. Problematika kecil seperti rapat tidak dimulai dan diakhiri tepat waktu, agenda yang tidak jelas, pembahasan berkepanjangan, ketidaktercapaian tujuan rapat, atau bahkan alokasi waktu rapat yang kurang tepat.

Tentu kita ingin menjalani rapat yang cepat dan menghasilkan keputusan yang tepat. untuk sebuah keinginan ini, perlu ada beberapa pra-syarat yang dimiliki oleh para anggota tim sebelum melakukan rapat, yakni :

1. Adanya penghormatan terhadap waktu. penghormatan terhadap waktu ini bertujuan agar kita dapat lebih bisa mengatur budaya waktu yang mungkin sudah terlalu rusak di Indonesia. akan tetapi seorang yang bisa memberikan dedikasinya terhadap waktu adalah seorang yang sangat menghargai dirinya. lebih dari itu, bentuk kita menghormati waktu adalah bagian dari kita menghormati orang lain. kita perlu sadari bahwa setiap orang mempunyai aktifitas lain. sehingga bagi bangsa yang berbudaya, manajemen waktu yang baik adalah sebuah pra syarat.
2. Fokus pada apa yang dikerjakan, rapat seringkali menjadi tidak efektif karena peserta rapat tidak fokus penuh pada pembahasan yang dilakukan. Ketidakfokusan ini membuat ide ide tidak mengalir dan pembahasa terhambat. Bahkan terkadang pemimpin rapat terkesan berbicara sendiri, karena para peserta rapat hanya mencatat atau mengerjakan yang lain.
3. Mempersiapkan bahan rapat dengan baik. Pembahasan rapat yang baik perlu di dukung oleh data data yang terkini dan bisa dipertanggungjawabkan. Seorang peserta rapat diharapkan dapat menyiapkan bahan rapat atau usulan yang ada untuk membuat pembahasan lebih komprehensif dan efesien. Ketidaklengkapan data pendukung dalam sebuah rapat membuat rapat jadi berbasis dugaan bukan pada kondisi nyata di lapangan.

Ketiga poin diatas adalah pra-syarat yang dibutuhkan bagi kita anggota rapat agar dapat membentuk rapat yang baik.

Selanjutnya, bagaimana tips untuk membangun rapat yang “hidup” dan efektif. Seperti yang telah kita pahami bersama bahwa rapat adalah media penting dalam penyusunan strategi organisasi. Efektifnya rapat juga akan mencerminkan seberapa efektif kita dalam menjalankan tugas di lapangan.

1. Pemberitahuan rapat sejak awal. Pada kondisi tidak mendadak, biasanya rapat sudah terencana sebelumnya. Ada baiknya bila pemimpin rapat memberitahu sejak dini kapan rapat akan diadakan dan dimana tempatnya. Pemberitahuan ini diharapkan dapat memberikan waktu untuk berpikir para anggota rapat terkait ide yang bisa diberikan di rapat, serta mengalokasikan waktunya untuk hadir dan berpikir di rapat ini, sehingga peserta rapat dapat lengkap.
2. Waktu pasti rapat. Dalam kondisi sesama anggota rapat yang sibuk, kita perlu sekiranya mematok waktu rapat secara tegas, sebutlah untuk lima pembahasan kita memerlukan waktu 60 menit, maka saat memberi info jadwal rapat, kita akan memberitahu waktu yang dialokasikan adalah satu jam saja. Dengan adanya waktu yang tepat, akan membangun budaya menghargai waktu diantara peserta rapat.
3. Pemberitahuan agenda pembahasan. Agar pembahasan yang dilakukan dapat menghasilkan keputusan yang tepat, maka sebaiknya agenda apat diberitahukan bersamaan dengan pemberitahuan jadwal rapat. Agenda rapat tidak sekedar pembahasan umum seperti “rapat departemen HRD, atau rapat departemen media”, akan tetapi dengan pemberitahuan spesifik seperti “agenda rapat : sinkronisasi timeline antardepartemen, distribusi dan alokasi dana untuk 3 bulan kedepan. Ini merupakan contoh yang bisa digunakan, sehingga peserta rapat akan berpikir untuk mengeluarkan idenya sebelum rapat, hal ini membuat pembahasan menjadi cepat dan efektif.
4. Memulai rapat tepat waktu. Terkadang sebagai pemimpin rapat kita segan memulai rapat ketika anggota masih sedikit, disini perlu adanya leader will  untuk mengubah kebiasaan yang ada, dengan memulai rapat tepat waktu berapa pun anggota yang telah ada. Dengan adanya kebisaan ini , lambat laun akan adanya willingness dari peserta rapat untuk selalu datang rapat tepat waktu.
5. Memanfaatkan media rapat secara efektif. Media rapat penunjang minimal adalah papan tulis dan spidol yang memungkinkan peserta rapat mengikuti pembahasan secara tepat. Jika memungkinkan penggunaan media pendukung seperti laptop dan infokus untuk memudahkan penampilan data pendukung untuk bahan penunjang rapat. Bentuk media pada dasarnya bisa apa saja yang terpenting dapat memenuhi kebutuhan.
6. Hanya satu notulensi saja. Pada sebuah rapat ada baiknya hanya satu orang saja yang ditugaskan sebagai pencatat, agar peserta lain dapat fokus pada pembahasan. Jika memungkinkan, rapat direkam saja dalam MP3, sehingga tidak ada satupun peserta rapat yang tidak fokus. Penggunaan perangkat penunjang seperti laptop bisa digunakan agar setelah rapat selesai seluruh peserta rapat meng-copy ¬–data hasil notulensi rapat.
7. Dinamisasi rapat. Seorang pemimpin rapat diharapkan dapat mendinamisasi rapat dengan memberikan kesempatan –jika perlu dipancing- peserta rapat agar bisa mengungkapkan pemikirannya.