Bisa dibayangkan, ketika kita menerima jadwal yang didalamnya menmberitahukan bahwa akan diadakan Internal Audit / External Audit , apakah reaksi kita?  Panik dan Stres?  atau tak tahu apa yang harus dikerjakan?

Banyak dari kita tidak mengetahui untuk apa AUDIT dilakukan, yang tergambar jika ada Internal Auditing atau Ekstenal Auditing adalah MENCARI KESALAHAN. Karena Asumsi kita salah maka banyak AUDITOR memanfaatkan dan mencoba menanamkan pengaruh dan AUDITOR akan tertawa setelah ia melakukan Auditing, menikmati rasa ketakutan, gugupnya kita sebagai AUDITEE saat di Audit.

Pelaksanaan Audit

Yang dilakukan Auditor saat pelaksanaan Audit adalah Menelusuri Proses yang terjadi, penelusuran proses ini dilakukan untuk menghasilkan kesesuaian dan ketidak sesuaian.

KESESUAIAN diambil agar kita dapat menganalisa dan melakukan peningkatan atas kualitas proses sistem mutu yang tengah berlangsung.

KETIDAK SESUAIAN diambil agar kita dapat menganalisa dan melakukan perbaikan (Corrective Action), melakukan Pencegahan (Preventive Action) agar ketidak sesuaian dapat dihindari.

Hasil dari Auditing dikategorikan atas 3 bagian , diantaranya:

A. Observasi
merupakan saran-saran dari Auditor berdasarkan pengalaman untuk kita dapat meningkatan / lebih memperbaiki sistem mutu.

B. Ketidaksesuaian MINOR :
Merupakan ketidaksesuaian yang tak terlalu memberikan dampak serius terhadap Mutu atau Sistem Mutu.

C. Ketidaksesuaian MAJOR :
Merupakan ketidaksesuaian yang berpotensi menghasilkan dampakserius terhadap pencapaian mutu / efektivitas sistem mutu.

Kita telah mempunyai bayangan tentang apa yang dicari saat Internal / External Audit dilakukan, sekarang kita lanjutkan bagaimana menyiasati agar kita dapat dengan tenang menghadapi Auditing.

Persiapan Mengadapi Audit

1. Identifikasikan / Kuasai Secara pasti PROSES apa, bagaimana yang berjalan di dalam departemen kita.
2. Pilah-pilah PROSES yang terjadi hingga kita mampu menguasai dan mampu menjelaskannya secara pasti.
3. Setiap Proses memiliki Evident atau Bukti berupa Report, Sertifikat dll persiapkan semuanya sesuai dengan prosesnya.
4. Register semua document / report yang ada didalam Ruangan kita sehingga kita dengan mudah dapat mencari saat diperlukan.

Saat Audit

1. Jika kita memberikan Alasan sertakan Evident atau Bukti berupa Report, Sertifikat dll.
2. Jawab pertanyaan Auditor dengan penjelasan yang terarah sesuai dengan Evident atau Bukti yang kita miliki.
3. Jawab pertanyaan Auditor berupa penjelasan yang panjang agar waktu yang tersedia untuk Auditor memberikan pertanyaan semakin sedikit.

Setelah proses Audit selesai, maka kita akan menerima Laporan Audit (Audit Report) berupa Laporan Ketidaksesuaian (Non-Conformance Report / Deviation Report). Setelah mendapatkan laporan Letidaksesuaian, yang harus kita lakukan adalah Verifikasi terhadap Laporan (hal ini biasanya dilakukan oleh Auditor tapi kita juga perlu untuk melaksanakannya), berikut metodenya:

1. Lakukan Verifikasi yang membuktikan bahwa akar permasalahan telah teridentifikasi.
2. Lakukan Verifikasi yang membuktikan bahwa kita dapat melakukan tindakan perbaikan sesuai dengan Rekomendasi Auditor.
3. Menyakinkan bahwa personil yang terkait mengetahui Tindakan Perbaikan apa yang harus dilakukan.

Selain itu, salah satu kita persiapan audit yang tak kalah penting adalah mengikut sertakan staf dalam pelatihan atau training internal audit untuk meningkatkan kesiapan mereka dalam menghadapi internal/eksternal audit. Untuk info training internal audit, silakan klik di halaman berikut.

Sumber: http://sigit-sudarman.blogspot.com/2009/02/tips-menghadapi-internal-eksternal.html