Aktivitas pengadaan membutuhkan sinergi kinerja yang optimal dan efisien agar hasilnya maksimal. Untuk itu, dibutuhkan sinergi antar divisi serta kecermatan dalam mengatur strategi agar mendapatkan hasil yang pasti.

Dalam prakteknya, proses pengadaan membutuhkan banyak tahapan. Dalam tahapan-tahapan tersebut, ada banyak masalah yang sering terjadi dan disebabkan oleh pengambilan strategi yang salah oleh perusahaan.

Untuk mengatasi masalah tersebut, berikut tips-tips yang perlu Anda perhatikan untuk meningkatkan efisiensi pengadaan dalam perusahaan. Dengan tips-tips ini, Anda bisa menghindari masalah-masalah yang terjadi dalam procurement.

Melakukan pemeriksaan barang yang akan dibeli

Sebelum melakukan pembelian, purchasing harus mengecek barang-barang yang akan dibeli dengan begitu, Anda tidak akan membeli barang yang salah. Untuk mengeceknya, Anda bisa melihat tingkat kepentingan barang dan kebutuhan perusahaan. Pemeriksaan barang yang dilakukan membantu purchasing untuk mengetahui prioritas pembelian barang serta menghindari pembelian yang tidak penting dan bisa membuat pembengkakkan biaya.

Bina hubungan baik dengan supplier

Dalam proses procurement, supplier menjadi salah satu faktor penting yang mempengaruhi proses pengadaan. Agar berjalan lancar, perusahaan perlu membina hubungan baik dengan supplier agar proses pembelian bisa berjalan lancar dan meningkatkan kemungkinan promo atau harga khusus dari supplier.

Jika supplier nyaman dengan perusahaan Anda maka, mereka akan berusaha sebaik mungkin dalam memberikan pelayanan terbaik seperti pengiriman tepat waktu, potongan harga, kualitas barang yang terjaga, dan selalu siap kapanpun dibutuhkan.

Lakukan Quality Control secara rutin

Tim pengadaan harus melakukan quality control secara rutin agar bisa mengetahui keadaan barang yang dimiliki secara benar. Biasanya, hal ini untuk menghindari barang-barang yang rusak dan kurang sesuai agar tidak mengecewakan pelanggan.

Quality control dilakukan dalam jangka waktu tertentu. Biasanya, aktivitas ini akan dilakukan sebulan sekali. Tim Gudang akan bekerja dengan mengecek keadaan barang sesuai dengan kategori dan jumlah yang mereka miliki di Gudang. Setelah itu, mereka akan membuat daftar barang yang rusak dan hal ini tentunya untuk menghindari masalah penyusutan barang yang bisa terjadi.

Selain itu, Anda juga harus memeriksa jumlah barang agar menghindari kesalahan perhitungan.

Memantau tren pengadaan yang sedang terjadi

Dalam melakukan pengadaan, tim purchasing perlu melihat tren-tren yang sedang terjadi. Biasanya, hal ini berkaitan dengan harga pasar atau jenis barang yang biasanya digunakan oleh orang-orang. Secara tidak langsung, hal ini bisa berpengaruh pada tingkat produksi dan penjualan perusahaan.

Dengan melihat tren harga yang sedang terjadi, Anda bisa medapatkan harga terbaik dalam melakukan pengadaan. Selain itu, Anda juga bisa mengetahui beberapa merek barang dengan tingkat kualitas barang yang bisa Anda lihat.

Menggunakan aplikasi pengadaan digital

Pengadaan secara digital atau e-procurement merupakan sebuah terobosan dalam dunia pengadaan dimana, perusahaan bisa mengelola pengadaan secara digital sehingga, kinerja perusahaan bisa menjadi lebih efisien dan mudah.

Untuk itu, Anda bisa memilih software procurement yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Selain itu, pilihlah fitur yang bisa membantu Anda agar proses pengadaan bisa berjalan dengan lancar dan praktis.

Pelatihan tim secara berkala

Karyawan yang ada dalam sebuah perusahaan merupakan motor utama pendapatan perusahaan Anda. Untuk meningkatkan kualitas kinerja perusahaan, Anda harus mengadakan pelatihan secara berkala agar skill serta pengetahuan mereka bisa bertumbuh.

Untuk itu, pelatihan secara berkala dapat membantu tim Anda dalam mengetahui hal-hal apa saja yang harus dilakukan agar procurement bisa berjalan dengan lancar tanpa ada kesalahan yang terjadi. Tentunya, hal ini penting agar bisa mendapatkan hasil yang maksimal.

Seperti halnya Proxsis yang selalu memberikan layanan pelatihan untuk mengembangkan skill tim Anda. Bahkan tidak hanya tim procement dan phurchasing, banyak sekali topik pelatihan yang dapat Proxsis tawarkan.

IPQI Learning Center mengadakan
Training Purchasing Management
pada tanggal 19 – 20 Agustus 2021
(Fix Running)
Segera Daftarkan diri anda ke Contact Person Kami
Astrid | cs.sby@proxsisgroup.com |08111798353

sumber : https://www.paper.id/blog/tips-dan-nasihat-umkm/tips-pengadaan-efisien/