Purchasing merupakan sebuah posisi di perusahaan, khususnya yang bergerak di bidang retail, yang memiliki tugas pokok untuk pembelian barang atau jasa. Posisi ini berada di bawah naungan bidang procurement, yang bertanggung jawab atas pengadaan barang atau jasa yang dibutuhkan perusahaan. Berikut sejumlah tugas dan tanggung jawab admin purchasing yang patut Anda ketahui.

1. Melakukan Pembelian Barang

Setelah daftar barang yang dibutuhkan oleh perusahaan disusun staf procurement, admin purchasing bertugas untuk melakukan pembelian barang tersebut. Pembelian barang disesuaikan dengan jumlah serta biaya yang disediakan oleh perusahaan. Saat melakukan pembelian, admin purchasing harus mengontrol dengan teliti, jumlah, kualitas, serta harga barang yang dibeli.

2. Memastikan Barang yang Dipesan Tiba di Waktu yang Ditentukan

Setelah melakukan pemesanan, maka admin purchasing harus memantau proses pengiriman barang. Hal ini dilakukan agar barang yang dipesan untuk perusahaan tiba di waktu yang telah ditentukan, serta kualitasnya sesuai dengan yang diharapkan. Tanpa adanya pemantauan seperti ini, barang bisa saja datang terlambat sehingga mempengaruhi kinerja perusahaan.

3. Menerima Kedatangan Barang dan Mengecek Kualitasnya

Setelah barang yang dibeli datang, maka admin purchasing bertanggung jawab untuk mengecek kondisinya, apakah berada dalam kondisi baik atau ada yang mengalami kerusakan. Jika sekiranya ada kerusakan pada barang yang dipesan kepada vendor, maka admin purchasing bertanggung jawab untuk mengurus pengembalian barang tersebut.

4. Melakukan Pembayaran atas Barang yang Dibeli

Tugas dan tanggung jawab admin purchasing selanjutnya adalah untuk melakukan pembayaran atas barang yang dibeli pada vendor atau supplier. Ketelitian yang tinggi sangat dibutuhkan dalam melaksanakan tugas ini, karena ini menyangkut masalah keuangan. Dalam hal ini, admin purchasing akan bekerja sama dengan staf dari bidang keuangan perusahaan.

5. Dokumentasi Faktur, Purchase Order, Work Order, dan Invoice

Seorang admin purchasing bertanggung jawab untuk mendokumentasikan segala bentuk faktur, purchase order, work order, atau pun invoice. Kesemua dokumen ini diperlukan nantinya, saat admin purchasing memberikan laporan keuangan atas pembelian barang yang telah dilakukan. Hilang satu saja bukti pembelian ini, bisa menimbulkan kecurigaan atas adanya penyelewengan dana.

6. Melakukan Pelaporan atas Pembelian yang Dilakukan

Selanjutnya, admin purchasing juga bertugas untuk menyusun laporan atas pembelian barang yang dibutuhkan oleh perusahaan. Secara garis besar, laporan ini berisikan daftar barang apa saja yang telah dibeli, beserta dengan jumlah dan rincian harganya. Laporan ini nantinya akan disampaikan ke para petinggi perusahaan.

7. Melakukan Kontrol atas Ketersediaan Barang

Tanggung jawab admin purchasing tak serta merta selesai setelah pembelian barang untuk perusahaan. Admin purchasing masih harus melakukan kontrol atas ketersediaan barang yang telah dibeli sebelumnya. Hal ini dilakukan untuk mengawasi penggunaan barang, serta menganalisa kapan sekiranya barang akan habis dan perlu dibeli kembali.

8. Menjalin Hubungan Baik dengan Para Vendor

Terakhir, administrasi purchasing harus bisa menjalin hubungan baik dengan para vendor. Keberadaan vendor sangat dibutuhkan, karena tanpanya maka kebutuhan barang perusahaan tak akan bisa dipenuhi. Dengan menjalin baik hubungan dengan para vendor, maka perusahaan bisa saja mendapatkan keuntungan berupa harga barang yang lebih terjangkau.

Itulah tadi sejumlah tugas dan tanggung jawab administrasi purchasing dalam sebuah perusahaan. Melihat dari tanggung jawab yang diembannya, bisa dipastikan bahwa ketelitian, kemampuan sosialisasi dan negosiasi sangat dibutuhkan dari para administrasi purchasing ini. Apakah Anda berminat untuk mengisi posisi sebagai administrasi purchasing ini?