Root Cause Analysis (disingkat: RCA) adalah sebuah methodology proses yang digunakan untuk mengidentifikasi sumber utama masalah. Dalam penerapan lean manufacturing di perusahaan akan ada banyak activity analisis terutama saat melakukan perbaikan berkelanjutan (Kaizen) dengan menemukan akar penyebab melalui pertanyaan mengapa hal tersebut terjadi.

Analisis akar penyebab (Root Cause Analysis – RCA) didefinisikan sebagai proses atau teknik mendalam untuk menemukan faktor dasar utama yang mendasari suatu masalah. Analisis akar penyebab adalah metode untuk mengidentifikasi akar penyebab masalah. Selain itu, metode RCA digunakan untuk memperbaiki atau menghilangkan penyebabnya dan mencegah masalah berulang.

Contoh root cause Analysis tentu memiliki tools berbeda namun secara umum metode rca ini di tunjukan seperti contoh dibawah ini.

Untuk menentukan akar penyebab pada umumnya menggunakan root cause analysis tools seperti tools:

• Analisis Pareto
• “5 Mengapa” atau 5 Why
• Brainstorming
• Diagram Alir (Pemetaan Proses)
• Cause and Effect Diagram
• Diagram pohon
• Bench-marking tentu setelah Root Cause ditemukan.

Mengapa melakukan analisis akar masalah (Root Cause Analysis) sangat penting?

Analisis akar masalah (RCA) membantu mengidentifikasi tantangan yang harus ditangani perusahaan untuk mencapai visinya. Dengan pengidentiflkasi tersebut tentu akan menghilangkan pemborosan (8 Wastes) serta dapat meningkatkan kepercayaan pelanggan dengan tujuan akhir dan strateginya ialah meningkatkan profit bisnis.

Strategi bisnis perusahaan yang baik tidak akan berhasil apabila strategi tersebut salah dalam menyelesaikan masalah dalam organisasi, ini mencakup pengertian strategi bisnis yang baik adalah sesuai dengan teknik penyelesaian terhadap kasus permasalahan dan organisasi tersebut. Mengidentifikasi sumber – akar penyebab – masalah akan membantu bisnis mengembangkan strategi yang lebih efektif untuk mengatasinya.

Siapa yang harus melakukan analisis akar masalah (RCA)?

Tim kecil yang terfokus harus melakukan analisis akar masalah kita bisa ambil salah satunya adalah kaizen event. Anggota harus mencakup semua level tingkatan dan berbagai department tergantung dan area permasalahan tersebut.

Selain kaizen point secara bulanan mengadakan kaizen event dengan beberapa anggota tim dan berbagai level, dimana kaizen adalah cara terbaik dalam memberikan pelatihan kepada karyawan tentang teknik atau metode ilmiah dalam menyelesaikan satu permasalahan diarea mereka.

Kapan analisis akar masalah (RCA) harus dilakukan?

Root Cause Analysis (RCA) tentu dilakukan setiap saat sebab sernakin banyak masalah yang teridentifikasi maka semakin cepat perusahaan melakukan penanganan maupun pencegahan berulang terhadap permasalahan yang sama. Analisis situasi seperti contoh ini dapat terjadi sebagai bagian dan pengembangan sumberdaya manusia pemangku kepentingan di perusahaan.

Sekali lagi ini bukan sekedar bagaimana anda membuat contoh laporan RCA namun lebih kepada mengidentifikasi laporan-laporan tersebut untuk diklarifikasi kebenarannya.

Sebagai contoh kasus dalam perusahaan, banyak sekali karyawan resign serta lebih memilih pindah ke perusahaan lain, tentu ini tidak bisa diabaikan karena pekerja adalah investasi terbesar suatu organisasi dan lihat juga berapa biaya yang harus ditanggung dan permasalahan ini, contohnya; biaya maupun waktu dibutuhkan untuk recruitment, training dll. Dan masih banyak sekali contoh-contoh kasus dan kehidupan
sehari-hari perusahaan yang bisa berdampak kepada strategi bisnis.

Lalu bagaimana cara membuat root cause analysis?

Langkah di bawah ini akan membantu mengidentifikasi banyak faktor penyebab yang mungkin termasuk akar penyebab masalah perusahaan yang diidentitikasi selama analisis situasi suatu organisasi.

1. Perkiraan Waktu Yang Dibutuhkan

Menyelesaikan analisis akar masalah dapat memakan waktu hingga beberapa jam. Pertimbangkan berapa banyak data yang tersedia, seberapa baik data mengidentifikasi penyebab dan apakah masukan pemangku kepentingan atau pihak lain diperlukan.

2. Tujuan Pembelajaran

Setelah menyelesaikan kegiatan dalam mendalami analisis penyebab akar (RCA), tim akan:

• • Ketahui perbedaan antara faktor penyebab dan akar penyebab masalah.
  • Identifikasi faktor penyebab masalah mengapa banyak karyawan keluar (untuk contoh kasus diatas)
  • Identifikasi akar penyebab masalah tersebut dan ini akan menjadi tantangan program dan komunikasi.
  • Identifikasi dan rangking tantangan komunikasi.

3. Analisis Situasi

Untuk melakukan analisis ini ada beberapa langkah yang harus dilakukan:

Identifikasi Kemungkinan Faktor Penyebab

Selama analisis situasi, tim proyek menetapkan visi, mengidentitikasi masalah dan mengumpulkan data yang diperlukan untuk lebih memahami situasi saat ini. Tim dapat menggunakan informasi itu untuk mengidentitikasi faktor penyebab maupun hal-hal yang menyebabkan atau berkontribusi pada masalah karyawan.

Untuk mengidentifikasi faktor penyebab, tanyakan:

• Urutan kejadian apa yang mengarah ke masalah?
• Kondisi apa yang memungkinkan masalah terjadi?
• Masalah apa yang hidup berdampingan dengan masalah utama dan mungkin berkontribusi terhadapnya?

Identifikasi sebanyak mungkin faktor penyebab.

Mulailah dengan masalah dan tukar pikiran/ brainstorm faktor-faktor penyebab untuk masalah itu dengan bertanya “Mengapa” atau bisa disebut teknik-teknik 5 Why atau why why analysis.

Identifikasi Akar Penyebab Root

Untuk menemukan akar penyebab atau sumber utama masalah banyaknya karyawan keluar mulai dengan faktor penyebab yang diidentifikasi di atas dan tanyakan mengapa, seperti “Mengapa karyawan Iebih memilih persusahaan lain dibandingkan harus tetap berada diperusahaan ini?” Akar penyebab jarang ditemukan pada penyebab yang paling jelas. Penting untuk menggali lebih dalam dan terus bertanya “mengapa? Sampai hampir semua tanggapan telah habis atau akar yang tampaknya penting untuk ditangani tercapai. Tentu ada beberapa metode yang berguna untuk mengidentifikasi akar penyebab.

Salah satu metode untuk mengidentifikasi akar penyebab adalah membangun pohon akar penyebab. Mulailah dengan masalah dan brainstorm faktor penyebab untuk masalah itu dengan bertanya mengapa. Hubungkan mereka dalam urutan sebab dan akibat logis sampal tiba di akar masalah.

Penting: Proses ini membutuhkan penilaian yang baik dan mungkin melibatkan trial and error. Misalnya, jika tim memutuskan untuk mengatasi penyebab utama yang teridentifikasi dan masalah terus terjadi, itu adalah indikasi yang baik bahwa itu bukan penyebab utamanya. Lihatlah lagi akar penyebab yang teridentifikasi dan terus gali lebih dalam untuk melampaui gejala-gejala masalah. Staf juga dapat berkonsultasi dengan pemangku kepentingan dan anggota audiens untuk menilai apakah mereka telah mengidentifikasi akar penyebab yang tepat.

Identifikasi Tantangan Komunikasi

Sekarang tanyakan melalui akar masalah yang mana tantangan yang dapat dan harus ditangani oleh komunikasi sumber daya dalam arti bahwa tantangan komunikasi mencakup pelatihan dan mana yang tidak. Pada contoh mi penting untuk mengidentifikasi tantangan komunikasi dan berbagai level termasuk pelatihannya. Laporkan/ bagikan temuan tentang akar masalah untuk root cause analysis lainnya dengan otoritas pada area permasalahan dan pemimpin atau organisasi yang mungkin dapat mengatasinya.

Sebagai tips dan juga rekomendasi untuk mengidentifikasi penyebab utama yang ada di dalam Iingkup pengaruh. Berhenti menanyakan ‘mengapa” begitu tim perbaikan telah mengidentifikasi penyebab utama yang ada di dalam kemampuan kolektif mereka untuk mengontrol atau mempengaruhi. Apabila penyebab apa pun menyumbang lebih dan 70 persen faktor penyebab, itu sering dapat dianggap sebagal akar penyebab atau root cause.

Jadi kesimpulannya adalah untuk membuat root cause analysis (RCA) sebaiknya lakukan dengan tim perhaikan sebagai cara-cara terhaik menemukan akar permasalahan dan hal terpenting lainnya adalah komunikasi juga brainstorming.

IPQI Learning Center Surabaya mengadakan
Training Root Cause Analysis
Pada Tanggal 6-7 April 2021
Training ini bisa dengan metode online (Interactive Live & Distance Learning) atau metode offline
Segera Daftarkan diri anda ke Contact Person Kami
Yanti | [email protected] |08111798353
Atau, gunakan fitur obrolan dibawah

Sumber : https://blogcoretangw.blogspot.com/2018/09/cara-membuat-root-cause-analysis.html