Sebuah proyek harus direncanakan dengan melibatkan estimasi tertentu yang menjadi suatu basis pemahaman dalam pelaksanaannya nanti. Dengan adanya estimasi yang berisikan berbagai informasi disertai asumsi-asumsi atas segala kondisi, segala tantangan yang akan dihadapi dalam proyek dapat dikelola dengan baik untuk mendapatkan hasil yang optimal. Itulah yang dikenal sebagai manajemen risiko proyek.

Akan tetapi, faktanya, bagaimanapun prediksi yang dibuat, masih terdapat kemungkinan akan datangnya hal-hal yang tidak diharapkan dalam sebuah proyek. Kendatipun, organisasi sudah menggunakan peralatan dan teknologi yang mutakhir secara cakap.

Maka, sudah semestinya manajamen risiko proyek dijalankan dengan baik dan tepat sasaran, agar segala prediksi tantangan yang mengacu pada estimasi dapat mendatangkan suatu produktivitas serta hasil yang diharapkan. Penerapan manajemen risiko proyek harus benar-benar berfokus pada identifikasi, analisis, dan pengembangan strategi secara efektif dan efisien untuk menghadapi persoalan yang mungkin terjadi.

Perlu ditekankan juga bahwa manajemen risiko proyek bukanlah strategi untuk menghindari risiko konflik yang berdatangan. Melainkan, tujuannya adalah membantu pengambilan keputusan atas dasar informasi mengenai risiko yang berkemungkinan memiliki nilai tertentu untuk kesuksesan proyek. Selanjutnya, tujuannya adalah sebagai tuntutan dalam merespon risiko proyek dengan cara yang mangkus.

Oleh karena itu, dibutuhkan komunikasi efektif di setiap stakeholders, agar segala informasi tersampaikan secara merata diikuti dengan pemahaman persepsi atas kemungkinan risiko yang diidentifikasi dan dianalisis.

Namun, dalam penerapannya, keberadaan manajamen risiko proyek sebagai amunisi pencapaian tujuan kadang tidak memberikan dampak yang signifikan bagi suatu organisasi. Hal tersebut mengakibatkan kegagalan dalam mengelola risiko masalah yang tak terduga kedatangannya. Dampak selanjutnya, organisasi dapat mengalami krisis berkepanjangan atau dikenal dengan crisis management atau firefighting.

Akar penyebabnya adalah memprioritaskan pendekatan reaktif oleh stakeholder proyek dan baru menyelenggarakan manajemen risiko setelah konflik datang. Tentu saja ini sangat tidak diharapkan terjadi. Efek komunikasi dari pendekatan reaktif akan menyebabkan ketidaksinambungan informasi dan pengelolaan di segala lini organisasi.

Akar penyebabnya adalah memprioritaskan pendekatan reaktif oleh stakeholder proyek dan baru menyelenggarakan manajemen risiko setelah konflik datang.

Nah, selanjutnya penting juga untuk memahami mengapa manajemen risiko proyek yang katanya sudah direncanakan itu masih membuat kalang kabut ketika konflik datang. Setidaknya ada tiga faktor mendasar yang membuat pendekatan reaktif tersebut tetap saja terjadi.

Pertama, kurangnya pemahaman tentang keuntungan mempersiapkan manajemen risiko itu sendiri. Begitu menyetujui kontrak proyek, yang diutamakan hanyalah strategi agar mendapatkan kesuksesan dan fokus pada hasil akhir yang diharapkan. Sementara kemungkinan risiko serta dampak yang akan muncul tidak begitu dipahami. Oleh karena itu, para stakeholder terutama project manager mesti memiliki budaya sadar risiko atau risk-aware culture, sebagai bekal untuk mempersiapkan segala strategi dan amunisi dalam melaksanakan proyek.

Kedua, organisasi sering merasa kekurangan waktu untuk persiapan manajemen risiko proyek. Idealnya, perencanaannya tidak membutuhkan waktu khusus tersendiri, tapi harus dikaji secara terintegrasi dengan segala strategi untuk mencapai keberhasilan proyek. Dengan dalih perlunya waktu khusus merencanakan manajemen risiko, alhasil persiapannya tidak matang karena berbuntut pada waktu yang tidak sempat.

Ketiga, organisasi tidak menaati standardisasi pendekatan yang telah ditetapkan dalam mengidentifikasi dan menilai risiko. Standardisasi tersebut sangat dibutuhkan agar pengelolaan konflik dan risikonya dapat dipahami secara menyeluruh serta terintegrasi. Dengan mengikuti standar yang disepakati, akan ada pengefisiensian waktu, sumber daya hingga biaya dalam pengelolaan risiko. Tak hanya itu, adanya peluang-peluang untuk suatu kemajuan yang terintegritas dalam penyuksesan proyek pun bisa dioptimalkan dengan baik.

Kesimpulannya, kesadaran akan pentingnya manajemen risiko proyek harus disertai dengan perencanaan dan realisasinya yang matang dan diterapkan sesadar-sadarnya secara terintegrasi dan taat standar. Percuma memiliki berbagai prediksi dan catatan asumsi akan berbagai kemungkinan masalah, tapi tidak mengelolanya dengan tertib dalam manajemen risiko proyek.