Strategi Manajemen Risiko yang Efektif

Menyusun sebuah perencanaan manajemen risiko yang solid adalah salah satu hal terpenting yang dapat anda lakukan untuk bisnis anda. Banyak perusahaan yang gagal sepanjang waktu, terkadang mereka menyalahkan nasib jelek, “keadaan ekonomi”, dan keadaan lainnya yang tak tampak. Manajemen risiko adalah tentang mempersiapkan diri sebaik mungkin terhadap kemungkinan terjadinya kejadian yang tidak diinginkan ini, sehingga anda dapat, mengimbangi badai yang meruntuhkan kompetitor anda.

Bencana tentu saja tetap dapat menenggelamkan sebuah rencana terbaik, namun dengan melakukan manajemen risiko secara serius akan dengan pasti meningkatkan peluang sukses jangka panjang anda. Jadi mari kita mulai.

Setiap bisnis harus memiliki sebuah perencanaan manajemen risiko yang solid. Berikut merupakan panduan dalam menyusunnya.

Format perencanaan tersebut dapat bervariasi, tergantung kepada kebutuhan perusahaan anda. Sebuah perencanaan manajemen risiko untuk perusahaan yang besar dan kompleks dapat dijalankan dengan mudah dalam ratusan halaman, sedangkan sebuah bisnis kecil mungkin hanya memerlukan sebuah spreadsheet kecil yang berfokus pada item utama.

Ada beberapa item penting untuk dicantumkan dalam perencanaan manajemen risiko, sebagai berikut:

  • Daftar risiko
  • Penilaian tiap risiko berdasarkan kecendrungan terjadi dan dampaknya
  • Penilaian terhadap pengendalian saat ini
  • Rencana tindakan

Mari kita lihat tiap-tiap item tersebut secara berurutan. Jadi kita telah memiliki awal yang baik untuk perencanaan kita. Berikut adalah contoh tabel risiko:

Risiko Kecendrungan Dampak Nilai Risiko
Klien utama XYZ Corp terlambat membayar tagihan. 5 2 10
Kehilangan daya selama lebih dari 24 jam. 1 3 3
COO Janet pergi meninggalkan perusahaan. 4 4 16
Sebuah kompetitor baru memotong harga produk utama kami. 2 5 10
Scathing ulasan produk dari majalah / website berpengaruh. 3 2 6

Perencanaan lengkap anda tentu saja akan memiliki lebih banyak item, namun contoh ini paling tidak mengilustrasikan format tersebut. Anda dapat mengacu ke tutorial lain untuk lebih detail tentang apa maksud dari tiap nilai.

Jadi untuk melengkapi perencanaan manajemen risiko kita, kita hanya perlu menambahkan dua kolom lagi pada tabel tersebut.

Kolom pertama yang baru tersebut tentang penilaian pengendalian terkini. Untuk setiap risiko yang telah anda identifikasi, apa yang sedang anda lakukan untuk mengendalikan tiap risiko, dan seberapa efektifkah hal itu?

Sebagai contoh, mari kita lihat item pertama dalam tabel kita: “Klien utama XYZ Corp terlambat membayar tagihan”. Mungkin anda telah mengendalikan risiko tersebut dengan membuat reminder otomatis yang terkirim jika tagihan mendekati jatuh temponya, dan menunjuk salah satu staf anda untuk bertanggungjawab dalam menindaklanjuti secara personal melalui telepon dan email. Anda akan memasukkan hal tersebut ke dalam daftar sebagai existing controls dalam perencanaan manajemen risiko anda.

Jadi langkah berikutnya adalah menetapkan efektifitas tindakan – tindakan tersebut. Seberapa baik tindakan tersebut sekarang? Jika klien anda hampir selalu membayar tepat waktu, sebagai contoh, maka kendali yang anda lakukan efektif. Tapi jika XYZ Corp terlambat membayar 2 atau tiga kali tahun ini, kendali yang anda lakukan tidak cukup. Sekali lagi, anda dapat menggunakan skala 5 poin sederhana berikut:

  1. sangat tidak cukup, atau tidak ada
  2. tidak cukup
  3. memuaskan
  4. kuat
  5. sangat kuat

Maka elemen akhir rencana anda menjelaskan secara detail tindakan yang perlu anda ambil untuk mengatur risiko secara lebih efektif. Apa yang dapat anda lakukan, entah itu mengurangi kecendrungan kejadian, atau untuk meminimalkan dampaknya ketika itu terjadi?

Item terakhir akan sedikit lebih kompleks, jadi kita akan melihatnya dalam beberapa detail pada seksi berikutnya pada tutorial ini.

Jadi pada poin di seri ini, kita telah mengidentifikasi seluruh risiko utama dalam bisnis kita, memprioritaskannya berdasarkan kecendrungan dan dampak, dan menilai efektifitas kendali sekarang ini.

Langkah berikutnya adalah menentukan apa yang harus dilakukan pada tiap risiko, sehingga kita dapat menanganinya dengan baik. Dalam dunia manajemen risiko, ada empat strategi utama:

  1. Menghindarinya.
  2. Menguranginya.
  3. Memindahkannya.
  4. Menerimanya.

Setiap strategi memiliki kelebihan dan kekurangannya masing – masing, dan anda mungkin akan pada akhirnya menggunakan semuanya. Terkadang anda mungkin perlu menghindari risiko, dan di saat lainnya anda akan ingin menguranginya, memindahkannya, atau cukup menerimanya. Mari kita lihat apa maksud istilah tersebut, dan bagaimana memutuskan klasifikasi yang mana yang akan digunakan pada risiko bisnis anda.

Terkadang, sebuah risiko akan begitu serius hingga anda ingin menghilangkannya, contohnya dengan menghindari seluruh aktivitas, atau menggunakan pendekatan yang benar – benar berbeda. Jika sebuah jenis trading tertentu sangat berisiko, anda mungkin memutuskan bahwa itu tidak sebanding dengan apa yang akan didapat, dan meninggalkannya.

Keuntungan strategi ini adalah bahwa ini merupakan cara yang paling efektif dalam berurusan dengan risiko. Dengan menghentikan aktivitas yang menyebabkan masalah – masalah potensial, anda menghilangkan peluang kerugian. Namun kelemahannya adalah bahwa anda juga kehilangan beberapa keuntungan juga. Aktivitas yang berisiko dapat menjadi sangat menguntungkan, atau mungkin memiliki keuntungan lainnya bagi perusahaan anda. Jadi strategi ini sangat baik digunakan sebagai langkah terakhir, ketika anda mencoba strategi lainnya dan menemukan bahwa tingkat risiko masih terlalu tinggi.

Jika anda tidak menghilangkan seluruh aktivitas, pendekatan umum adalah mengurangi risiko yang berkaitan dengan itu. Ambil langkah untuk membuat hasil negatif lebih sedikit terjadi, atau meminimalkan dampaknya ketika itu terjadi.

Dengan kasus kita sebelumnya, “Klien utama XYZ Corp terlambat membayar tagihan” kita dapat mengurangi kecendrungan untuk terjadi dengan menawarkan insentif kepada klien yang membayar tagihannya tepat waktu. Mungkin diskon 10% untuk pembayaran yang lebih cepat, dan penalti untuk pembayaran yang terlambat. Berurusan dengan pelanggan yang terlambat membayar dapat sangat mengecok, dan kami telah membahasnya lebih pada tutorial tentang menangani cash flow lebih efisien, namun berikut adalah beberapa pilihan.

Pada contoh yang sama, kita dapat mengurangi dampak dengan mengatur akses ke fasilitas kredit jangka pendek. Dengan cara tersebut, bahkan jika klien terlambat membayar, kita tidak kehilangan uang. Untuk mengetahui lebih lanjut tentang pilihan peminjaman jangka pendek seperti factoring and lines of credit, lihat tutorial kami tentang meminjam uang untuk mendanai bisnis.

Ini mungkin merupakan strategi yang paling umum, dan cocok digunakan untuk rentang risiko yang luas. Pada strategi anda anda dapat melanjutkan aktivitas anda, namun dalam pengukuran yang membuat bahayanya berkurang. Jika dilakukan dengan benar, anda mendapatkan yang terbaik. Namun bahayanya adalah kendali anda menjadi tidak efektif, dan anda berakhir dengan tetap menderita kerugian yang anda takutkan.

Kita semua familiar dengan konsep asuransi dari kehidupan sehari – hari, dan hal yang sama berlaku dalam bisnis. Sebuah kontrak asuransi pada dasarnya merupakan transfer risiko dari satu pihak ke pihak lainnya, dengan imbalan bayaran.

Contohnya ketika anda memiliki sebuah rumah, ada risiko besar akan kebakaran, pencurian atau kerusakan lainnya. Jadi anda membayar sebuah polis asuransi rumah, dan memindahkan risiko tersebut ke perusahaan asuransi. Jika sesuatu terjadi, perusahaan asuransi yang akan menanggung kerugiannya, dan sebagai imbalan untuk jaminan tersebut, anda membayar premi.

Ketika anda memiliki sebuah bisnis, anda memiliki pilihan untuk memindahkan banyak risiko anda ke perusahaan asuransi. Anda dapat mengasuransikan properti dan kendaraan anda, juga mengambil berbagai jenis asuransi liabilitas untuk melindungi anda dari tuntutan hukum. Kita akan membahas lebih detil tentang asuransi pada tutorial selanjutnya dalam seri ini, namun ini adalah pilihan yang bagus dalam menangani risiko yang memiliki dampak yang besar, sepanjang anda dapat menemukan polis yang terjangkau.

Seperti yang telah kita lihat, manajemen risiko mempunyai harga. Menghindari risiko berarti membatasi aktivitas perusahaan anda dan melewatkan peluang keuntungan. Mengurangi risiko dapat melibatkan sistem baru yang mahal atau proses dan kontrol yang melelahkan. Memindahkan risiko juga ada harganya, contohnya seperti pada premi asuransi.

Jadi dalam kasus risiko tingkat minor, langkah terbaik adalah menerimanya. Tidak masuk akal bila menginvestasikan dalam serangkaian software yang mahal hanya untuk mengecilkan sebuah risiko yang tidak akan memiliki dampak yang besar. Untuk risiko yang mendapatkan nilai dampak dan kecendrungan yang rendah, carilah solusi sederhana dan murah, dan jika anda tidak dapat menemukannya, maka mungkin akan lebih berharga untuk menerimanya dan melanjutkan bisnis seperti biasa.

Keuntungan dalam menerima risiko adalah cukup jelas: tidak ada biaya, dan membebaskan sumber daya untuk fokus pada risiko yang lebih serius. Kelemahannya adalah juga cukup jelas: anda tidak memiliki kendali. Jika dampak dan kecenrungannya minor, itu mungkin tidak masalah. Namun pastikan bahwa anda telah menilai semua hal tersebut dengan benar, sehingga anda tidak akan mendapat kejutan yang tidak menyenangkan.

 

Melakukan pengukuran tidak cukup; anda juga perlu memeriksa apakah hal tersebut bekerja, dan memonitor bisnis anda secara reguler untuk mengidentifikasi dan menangani risiko baru.

Titik awalnya adalah perencanaan yang telah anda tetapkan. Anda sekarang telah memiliki sebuah daftar seluruh risiko dalam bisnis anda, penilaian terhadap kecendrungan dan dampaknya, sebuah evaluasi terhadap kendali terkini, dan rencana tindakan untuk menanganinya. 

Bahayanya dengan dokumen seperti ini adalah anda menghabiskan banyak waktu untuk menyiapkan pada awalnya, namun tidak pernah kembali dan mengupdatenya di lain waktu. Sebuah perencanaan manajemen risiko yang baik haruslah sebuah dokumen yang hidup, yang secara konstan menjadi acuan dan diupdate untuk mencerminkan situasi terbaru, risiko baru, dan efektifitas tindakan anda.

Pertama – tama, setiap tindakan yang anda tentukan harus memiliki target tanggal penyelesaian, dan orang yang bertanggung jawab atas itu. Sebagai contoh, pada klien kita yang terlambat membayar, kita dapat menentukan bahwa salesperson kita yang bernama Tina, akan bertanggungjawab untuk negosiasi ulang tentang ketentuan pembayaran dengan XYZ Corp. untuk membuat insentif atas pembayaran tepat waktu, dan ini akan diselesaikan pada tanggal 1 Maret.

Ketika Tina selesai melakukan ini, anda dapat memindahkannya dari kolom “tindakan” ke kolom “kendali saat ini”. Kemudian pada bulan berikutnya, anda dapat menilai efektifitas ketentuan pembayaran terbaru pada penurunan risiko. Jika itu masih tidak efektif, anda dapat melihat pilihan keuangan jangka panjang untuk menurunkan dampak pembayaran yang terlambat.

Jika tidak ada satu pun pilihan tersebut yang berhasil, maka anda dapat mencari alternatif lainnya. Jika anda mencoba semuanya dan klien masih terlambat membayar, maka anda dapat memutuskan untuk menerima risiko jika bisnis klien tersebut sangat penting bagi anda, atau anda dapat melakukan pilihan terakhir yaitu menghilangkan risiko dengan menghindari melakukan bisnis dengan klien tersebut.

Situasinya akan berkembang secara tetap seiring waktu, dimana risiko berubah dan respon anda terhadapnya memiliki efeknya sendiri. Beberapa kendali yang anda letakkan mungkin mengurangi kecendrungan klien untuk terlambat membayar, membuatnya menjadi kurang penting untuk ditangani. Atau anda mungkin mengambil sebanyak mungkin klien lainnya selain XYZ Corp. untuk pembagian sedikit pemasukan anda, sehingga dampak keterlambatan membayar menjadi lebih kecil. Semua ini perlu dipertimbangkan.

Tidak ada aturan yang keras dan cepat tentang seberapa sering anda mengupdate perencanaan manajemen risiko anda. Perusahaan besar memiliki satu departemen khusus untuk menangani manajemen risiko, dimana pada perusahaan kecil anda akan terbatas pada penggunaan sumber daya. Kuncinya adalah membuat komitmen untuk mengupdate perencanaan anda secara reguler, apakah setiap bulan, setiap tiga bulan, atau bahkan setiap tahun.

Salah satu pendekatan terbaik adalah membuat perubahan kecil untuk item tersendiri pada proses berjalan, saat perubahan terjadi, dan kemudian melaksanakan review secara komprehensif terhadap dokumen pada frekuensi yang lebih jarang, namun tetap reguler. Kajian komprehensif akan mencakup untuk kembali ke langkah awal yang telah kita bahas sebelumnya dalam seri ini, brainstorming tentang seluruh risiko dalam bisnis anda, menambahkan item baru dalam daftar, dan memberi peringkat berdasarkan tingkat kepentingan. Kemudian melakukan hal yang sama untuk risiko saat ini, mencatat setiap perubahan.

Jika anda melakukan seluruh tahapan dalam tutorial ini dan bagian sebelumnya dalam seri ini, anda akan berada pada posisi yang bagus untuk melindungi bisnis anda dari berbagai macam jebakan yang akan melintasi anda.

Sekarang anda telah memiliki sebuah perencaan manajemen risiko yang komprehensif yang mencakup seluruh risiko yang bisnis anda hadapi, dan mengurutkannya berdasarkan seberapa sering hal itu akan terjadi dan seberapa serius dampaknya.

Anda telah mengevaluasi efektifitas kendali yang sedang anda hadapi, dan muncul dengan rencana tindakan baik menghindari, mengurangi, memindahkan atau menerima risiko itu.

Rencana tindakan anda memiliki timeline dan penanggungjawab yang jelas, dan anda telah membuat komitmen untuk memonitor kesuksesan tindakan anda dan mengupdate perencanaan jika perlu.

Sumber Artikel: //business.tutsplus.com/id/tutorials/effective-risk-management-strategies–cms-22887

Sumber Gambar: //www.nexuslawyers.com.au