Mengapa harus secepatnya Anda menemukan Akar Masalah (Root Cause).  Karena lambat laun setiap masalah akan kembali meski dengan bentuk yang berbeda.  Masalah performa individu akan selalu muncul setiap waktu, mungkin bulan ini si “A” yang buruk performanya, namun bulan depan ternyata si “C” yang buruk perilakunya.  Masalah akan selalu ada dan berubah-ubah model bentuknya, sehingga semakin cepat Anda menemukan akar masalah semakin baik proses bisnis berjalan.

Metode 5W (5 Whys) sudah dikenal sejak tahun 1930 yang dikemukakan oleh Sakichi Toyoda dan pada tahun 1970 dipopulerkan dalam Toyota Production System.  Strategi 5 Whys pendekatannya adalah dengan mencari tahu apa saja seluruh masalah yang ada dan bertanya “mengapa” dan “apa yang menjadi akar masalah”.  Setelah sebuah permasalahan terungkap, kemudian dilanjutkan dengan pertanyaan “Why”, dan setelah dijawab akan ditanya kembali “Why”, demikian seterusnya sampai dengan “Why” kelima.  Inilah mengapa teori ini disebut Strategi 5 Whys.  Strategi 5W ini sangat efektif dalam pemecahan masalah terhadap proses yang terjadi.

Misalkan, Klien menolak membayar tagihan.

• Mengapa? : Karena pengiriman produk terlambat sehingga produk sudah kadaluarsa dan tidak terpakai
• Mengapa? : Proses produksi lebih lama dari target seharusnya
• Mengapa? : Tim produksi kehabisan bahan baku sehingga proses terhenti
• Mengapa?: Bahan baku digunakan oleh order besar yang datang mendadak
• Mengapa?: Stok bahan baku terbatas dan tidak bisa order secepatnya

Melihat contoh kasus diatas, Anda dapat menyimpulkan, mengapa order pesanan yang sudah dikirimkan tidak dibayar oleh klien, ternyata terjadi kesalahan diproses internal, yakni persediaan bahan baku yang terbatas dan tidak mengantisipasi adanya kebutuhan dadakan.  Solusinya adalah : “Mencari supplier yang sanggup mengirimkan tinta dalam waktu yang cepat dan prosedur yang singkat”.

Keuntungan Strategi 5 Whys adalah :

1. Menegaskan secara cepat Akar Masalah utama yang dihadapi.  Pertanyaan yang dikemukakan langsung menuju terhadap performa yang terjadi.  Kasus-kasus sederhana akan terpecahkan tanpa menggunakan sumber daya yang berlebihan.
2. Mudah dipelajari (Learn) dan diterapkan (Apply).  Praktek terhadap teori ini sangat sederhana, cukup dengan bertanya “Mengapa” dan kemudian dilanjutkan dengan bertanya kembali “Mengapa”, sampai dengan tidak ada jawaban setelah itu.  Jawaban terakhir itulah yang menjadi inti masalah sebenarnya.

Bagaimana menggunakan Strategi 5 Whys

Ketika didapatkan masalah yang terjadi, maka lakukan pembuktian terbalik berupa pertanyaan berulang dengan frase “Mengapa”.  Pertanyaan ini diulang sampai dengan akar masalahnya muncul.  Dalam prakteknya, strategi 5 Whys ini sangat sederhana dan dapat membantu Anda dengan cepat menemukan akar masalah.  Permasalahan yang jauh lebih komplek dan rumit mungkin tidak efektif menggunakan strategi 5 Whys, namun langkah awal Strategi 5 Whys cukup membantu Anda dalam pemecahan masalah.

Strategi 5 Whys ini menggunakan pengukuran langsung, dan bukan merupakan solusi jangka panjang, namun merupakan sebuah tindakan pencegahan agar tidak terjadi masalah yang sama.  Pertanyaan dalam 5 Whys harus dijawab dengan kondisi aktual yang terjadi bukan peristiwa yang mungkin terjadi.  Jawaban yang mengambang dan tidak berdasarkan fakta aktual hanya akan membuat strategi 5 Whys jadi membingungkan.  Teruslah bertanya “why” sampai Anda yakin dengan jawabannya dan tidak lagi dapat mencari jawaban lebih jauh, dan itulah solusinya.  Namun jika Anda kurang yakin dengan jawabannya, maka pertimbangkanlah menggunakan strategi pemecahan masalah lainnya seperti Root Cause Analysis.

Strategi 5 Whys ini sangat sederhana dan efektif dalam penanganan proses-proses kerja, baik troubleshooting, problem solving, atau quality improvement initiative.   Mulailah dengan pertanyaan “mengapa” dan pastikan jawaban Anda didasarkan pada kenyataan, kemudian lanjutkan bertanya “mengapa” lagi, sampai Anda yakin telah memperoleh akar penyebab masalah dan dapat mengidentifikasi solusi yang mencegah kejadian berulang.  Strategi 5 Whys ini sangat cocok dengan masalah sederhan atau medium, meski masalah kompleks pun dapat mengambil manfaat menggunakan metode 5 Whys.

Contoh Perusahaan yang Menerapkan Metode 5 Whys

Metode 5 Whys telah diterapkan oleh berbagai perusahaan untuk mengidentifikasi dan mengatasi akar penyebab masalah secara efektif. Berikut adalah beberapa contoh penerapan metode ini:

1. Toyota Motor CorporationSebagai pelopor metode 5 Whys, Toyota telah mengintegrasikan teknik ini dalam Sistem Produksi Toyota sejak tahun 1970. Metode ini membantu Toyota dalam mengidentifikasi dan mengatasi masalah produksi secara mendalam, meningkatkan efisiensi dan kualitas produk.
2. PT. TastefulDelightPerusahaan makanan ringan ini menggunakan analisis 5 Whys untuk mengatasi keluhan konsumen terkait perubahan rasa produk. Melalui metode ini, mereka menemukan bahwa masalah terletak pada kualitas bahan baku dari pemasok, yang kemudian ditangani dengan meningkatkan kontrol kualitas dan komunikasi dengan pemasok.
3. Perusahaan Manufaktur di IndonesiaSebuah perusahaan manufaktur di Indonesia menerapkan metode 5 Whys untuk mengatasi masalah mesin rusak. Melalui analisis mendalam, mereka menemukan bahwa akar penyebabnya adalah kurangnya pencatatan data penggantian komponen, yang kemudian diperbaiki dengan implementasi sistem pencatatan yang lebih baik.

Penerapan metode 5 Whys oleh perusahaan-perusahaan tersebut menunjukkan efektivitas teknik ini dalam mengidentifikasi akar penyebab masalah dan meningkatkan proses operasional secara keseluruhan.

Kesimpulan

Dalam dunia bisnis yang dinamis, kemampuan untuk menemukan dan mengatasi akar masalah adalah kunci kesuksesan. Dengan pelatihan Root Cause Analysis, Anda tidak hanya belajar cara menyelesaikan masalah, tetapi juga bagaimana mencegahnya di masa depan. Investasikan waktu Anda untuk mendapatkan keahlian yang berharga ini, dan lihatlah bagaimana perubahan positif akan mengalir dalam organisasi Anda.

Dapatkan keterampilan yang Anda butuhkan untuk meningkatkan performa tim Anda dan memastikan proses bisnis berjalan dengan lancar. Bergabunglah bersama kami di Proxsis Surabaya dan jadilah bagian dari solusi untuk tantangan yang dihadapi perusahaan Anda!