Apa Fungsi dan Tugas Pengendali Dokumen? Pentingkah?

Tahukah kamu bahwa sistem pada document control atau pengendali dokumen bukan hanya sekadar pengarsipan dokumen? Tahukah Anda apa peran dan tugas pengendali dokumen? Sejauh ini masih banyak perusahaan yang bekerja tanpa pengendali dokumen secara profesional, alami kesulitan dalam melacak dokumen. Kita bisa bayangkan jika setiap karyawan mencari dokumen atau informasi selama 15 menit per hari, apakah masih efektif?

fungsi dan tugas pengendali dokumen

Perlu kamu ketahui, document control akan membantu kita mengambil informasi yang benar lebih cepat. Dengan kata lain, tidak ada waktu yang terbuang untuk mencari dokumen atau informasi. Document control memungkinkan untuk mendapatkan kontrol atas dokumentasi.

Document control ini sangat penting untuk memastikan pelacakan arsip dari siapapun yang mengirim. Lalu, kenapa kita butuh melacaknya? Hal ini untuk memastikan kita tidak akan pernah kehilangan jejak apa yang terjadi pada dokumen atau proyek di tempat bekerja. Document control sebenarnya sangat membantu melindungi kepentingan perusahaan. Sebab, tanpa hal tersebut perusahaan akan mengalami banyak kesulitan. Berikut adalah fakta terkait fungsi dan tugas pengendali dokumen.

1. Document control mendukung auditability

Kita mungkin tidak dapat memberikan informasi yang diperlukan kepada auditor (internal atau eksternal) tepat waktu, tanpa document control profesional.

2. Document control memastikan konsistensi

Dalam perusahaan yang sama (atau dalam proyek yang sama, departemen yang sama, dll), document control bekerja dengan standar yang sama, membuat dokumentasi standar, dan mematuhi peraturan industri dan persyaratan hukum.

3. Document control memberikan informasi penting mengenai status proyek

Document control profesional sehari-hari akan memungkinkan kita mengetahui kapan saja status kiriman proyek.

4. Document control
sangat penting untuk keamanan informasi

Sistem tersebut sangat membantu mendefinisikan aturan untuk mengakses dokumen (siapa yang dapat mengakses dokumen, siapa yang dapat membacanya, memodifikasinya, dll). Selain itu, juga berlaku untuk menerapkan peraturan pada jaringan atau dalam perangkat lunak dokumen. Oleh karena itu, pengendalian ini akan menghindari perubahan dokumen yang tidak terkendali dan juga akses yang tidak diizinkan. Di sisi lain, juga akan memastikan setiap orang yang memiliki akses ke dokumen berstatus legal dan sah.

Kesimpulannya, menerapkan pengendalian dokumen dan investasi secara profesional akan melindungi perusahaan, dengan cara memastikan aksesibilitas, pengendalian, kontrol, dan keamanan untuk dokumen dan informasi kita. Bagaimana menurut Anda?

Sumber: Manpro.id