Perusahaan selalu menginginkan laba yang didapatkan lebih dari yang mereka harapkan. Semakin banyak laba yang didapatkan maka semakin mudah bagi perusahaan untuk mengembangkan bisnisnya. Dalam kaitannya dengan laba maka proses produksi mulai dari perencanaannya harus dipertimbangkan masak-masak. Production planning atau perencanaan produksi adalah proses yang berlangsung secara terus menerus dalam perusahaan. Perencanaan merupakan suatu fungsi dari manajemen yang pokok dan mencakup beberapa hal yang saling berhubungan satu sama lain. Perencanaan meliputi perkiraan maupun perhitungan tentang semua kegiatan yang akan dilakukan pada masa mendatang yang mengikuti prosedur tertentu.
Salah satu sarana manajemen tersebut diharapkan bisa mencapai tujuan yang ditetapkan perusahaan. Dalam perencanaaan manajemen maka tujuan yang akan diharapkan harus jelas, tegas dan mudah dipahami. Beberapa perencanaan kadang memang mengalami perubahan namun perencanaan tersebut juga harus bersifat lebih luwes dan lebih terbuka jika dibutuhkan.
Perencanaan yang lebih luwes memudahkan pelaksanaannya demikian juga dengan kejelasan tujuan dari perencanaan tersebut. Perencanaan merupakan suatu hal yang diharapkan bisa memilih sasaran dalam perusahaan dengan bijaksana baik dalam program, pemilihan langkah maupun siapa dan kapan harus dilaksanakan aktivitas tersebut. Perencanaan tersebut akan dipengaruhi oleh faktor internal maupun faktor eksternal.
Karena beberapa faktor tersebut sehingga dalam prosesnya perencanaan harus dibuat ketat namun tetap luwes sehingga bila terjadi kesalahan akan mudha untuk direvisi kembali. Perencanaan yang baik akan menghasilkan produk yang baik pula sedangkan perencanaan yang tidak tepat produk yang dihasilkannya pun juga kurang tepat. Hal ini nantinya akan berhubungan dengan laba yang diharapkan perusahaan.
1. Perencanaan Produksi
Management suatu perusahaan ataupun pabrik selalu melakukan inovasi dalam produksinya. Produksi yang menghasilkan barang tersebut nantinya menjadi alat untuk mendapatkan keuntungan yang diharapkan perusahaan. Pada tahap awal dari suatu proses produksi maka akan dibuat suatu perencanaan produksi. Perencanaan produksi tersebut merupakan suatu aktivitas yang dilakukan untuk menentapkan produk yang diproduksi dalam jumlah yang dibutuhkan, kapan harus berproduksi maupun kapan produk harus selesai diproduksi.
Perencanaan produksi ini kemudian berhubungan dengan pengendalian produksi yang merupakan aktivitas untuk menetapkan kemampuan semua sumber yang digunakan untuk menjalankan kemampuan produksi agar berjalan sesuai rencana. Pengendalian produksi tersebut juga bertujuan untuk meminimalkan persediaan, merencanakan berapa besar produk yang akan digunakan, pengesahan dan memaksimalkan produksi , proses planning maupun routing.
2. Unsur dalam perencanaan produksi
Perencanaan produksi merupakan suatu hasil dari pemikiran yang rasional dan didalamnya ada beberapa perkiraan, perhitungan maupun beberapa hal untuk pencapaian tujuan yang diharapkan dimasa mendatang.
Beberapa unsur perencanaan produksi diantaranya:
- Tujuan produksi
Suatu perencanaan haruslah memiliki tujuan yang jelas dan mampu dipahami oleh manajemen perusahaan. Tidak mungkin suatu perusahaan akan menggunakan beberapa bahan bakunya untuk produksi sedangkan mereka tidak mengetahui apa tujuan dari produksi tersebut. Sebelum menentukan berapa besar bahan baku yang akan digunakan, tentukan dulu untuk apa produk akan diproduksi apakah untuk memenuhi permintaan konsumen ataukah untuk kebutuhan perusahaan sendiri atau untuk sekedar promosi. Bila bahan baku yang tersedia banyak dan tujuan produksi diketahui maka perusahaan akan mudah menentukan berapa besar produksi yang akan dilakukan.
Perencanaan produksi bukan hanya digunakan untuk proses produksi barang yang akan dijual dipasaran, kadang perusahaan juga merencanakan produksi barang untuk promosi atau untuk sekedar hadiah kepada klien. Perencanaan produksi yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan pasar tersebut harus dilakukan sesuai dengan keinginan konsumen dipasaran. Sebelum produksi perusahaan harus melakukan survey lapangan tentang bagaimana selera konsumen atas barang yang diinginkan, setelah itu barulah perusahaan membuat perencanaan produksi sesuai kebutuhan pasar.
Apabila tujuan perusahaan membuat produk untuk hadiah kepada karyawan maka perusahaan tidak perlu melakukan survey di lapangan. Perusahaan cukup merencanakan berapa banyak produk yang akan diproduksi untuk tujuan tersebut. Sedangkan bila tujuan produksi suatu perusahaan untuk promosi kepada konsumen atau perusahaan lain maka produk yang akan dihasilkan harus bagus dan berkualitas.
Kualitas sangat dibutuhkan bila tujuan produksi menyangkut selera konsumen. Perusahaan harus melakukan survey atas apa yang dibutuhkan dan diharapkan konsumen, kemudian harus membuat inovasi terhadap produk agar berbeda dari produk yang sudah ada dipasaran. Bila perencanaan produksi dilakukan dengan baik maka kualits produknya pun juga kan baik demikian sebaliknya.
- Perencanaan harus bisa diukur dan memiliki standart tertentu
Perencanaan produksi tidak hanya dilakukan atas tujuan saja namun juga harus diukur berapa besar kemampuan konsumen atas barang yang diproduksi. Perencanaan produksi yang melebihi kapasitas pasar dan tidak mengukur berapa besar kemampuan konsumen atas barang tersebut, hal ini akan menimbulkan penimbunan barang yang sia-sia. Sebagai contoh perusahaan A memproduksi barang melebihi kebutuhan pasar, hal ini akan memperbesar biaya produksi dan mengurangi pendapatan perusahaan.
Karena itu saat akan produksi sebaiknya perencanana produksi juga harus mempertimbangkan standar dan kemampuan konsumen di pasaran. Bagaimana konsumen bisa menghabiskan produk dalam jangka waktu tertentu, berapa besar kemampuan konsumen untuk membeli produk dan berapa banyak kebutuhan pasar atas barang yang akan diproduksi. Kemudian bagi perusahaan juga harus mempertimbangkan berapa besar keuangan perusahaan untuk berproduksi sesuai kebutuhan pasar.
- Perencanaan merupakan fakta yang bersifat objective
Perencanaan produksi harus apa adanya dan memiliki pemikiran yang cukup rasional bukan hanya sebagai angan-angan saja. Bila perencanana produksi hanya sekedar angan-angan dari atasan maka hal ini akan sia-sia.
Perusahaan tidak memiliki gambaran yang tepat tentang berapa banyak produk yang dibutuhkan perusahaan dan bagaimana produk yang diinginkan perusahaan. Dengan kata lain bahwa perencanaan produksi harus berdasarkan kenyataa yang ada dipasaran. Hal ini untuk mengurangi pemborosan biaya bahan baku sekaligus biaya tenaga kerja.
- Perencanaan harus bisa diukur sekalipun mengandung unsur mengira-ngira atau menduga saja
Sekalipun perusahaan hanya mengira-ngira namun perkiraan tersebut adalah benar, benar dan tentunya tidak menimbulkan kerugian pada perusahaan. Setidaknya sudah ada gambaran yang nyata bagaimana perusahaan harus membuat produk, merencanakan berapa besar bahan baku yang akan digunakan dan bagaimana proses produksinya hingga ke tangan konsumen.
- Perencanaan merupakan tahan awal yang digunakan untuk pelaksaaan suatu kegiatan sehingga setiap penyimpangan bisa diperhatikan.
Dalam proses produksi, ini adalah langkah awal perusahaan untuk menghasilkan barang yang dibutuhkan oleh konsumen. Saat proses produksi harus dilakukan pengawasan yang ketat baik pengawasan terhadap bahan baku maupun pengawasan terhadap sumber daya manusia.
Saat proses produksi tersebut harus dilakukan pengawasan terhadap bahan baku yang digunakan, berapa besar bahan baku yang telah dikeluarkan oleh bagian gudang dan berapa banyak tenaga kerja yang ada dalam proses produksi. Bila dirasa bahan baku yang digunakan terlalu berlebihan maka harus dikurangi sesuai kebutuhan saja. Demikian juga dengan tenaga kerja yang digunakan, bila tenaga kerja yang digunakan saat proses produksi terlalu banyak harus dikurangi dan bila tenaga kerja yang ada masih kurang untuk proses produksi maka harus ditambah tenaga kerja sebanyak yang dibutuhkan.
3. Fungsi dan tujuan perencanaan produksi
Perencanaan produksi merupakan salah satu dari banyaknya perencanaan suatu perusahaan. Dalam kaitannya untuk menambah nilai suatu barang atau inventory maka perencaan produksi tersebut memiliki tujuan dan fungsi yang cukup besar.
Tujuan dari rencana produksi diantaranya:
- Memaksimalkan kepuasan konsumen terhadap produk
Semakin besar kepuasan konsumen maka semakin mudah perusahaan untuk mendapatkan keuntungan, namun bila konsumen merasa tidak puas, mereka pun tidak akan pernah mau untuk membeli produk perusahaan bersangkutan. Ketika konsumen merasa senang menggunakan produk perusahaan dan mereka ingin menggunakannya lagi maka proses produksi akan tetap berlangsung. Konsumen akan terus menggunakan produk suatu perusahaan bila produk tersebut berkualitas dan menguntungkan konsumen.
Perusahaan bisa membuat produk yang dibutuhkan konsumen dan berkualitas agar konsumen tetap mau menggunakan produk bersangkutan. Kepuasan konsumen akan maksimal bila perusahaan melakukan inovasi terhadap produk bersangkutan namun inovasi tersebut tetap mengacu pada kepuasan konsumen. Bila inovasi dilakukan tanpa pertimbangan terhadap konsumen maka produk yang dijual justru tidak akan disukai konsumen.
- Meminimalkan berubahnya nilai produksi
Dengan perencanaan produksi maka resiko kehilangan nilai produk suatu barang akan semakin berkurang. Bahan baku yang ada digudang harus diproduksi sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. Bila proses produksi terjadi dalam waktu yang cukup lama maka bahan baku yang disimpan di gudang akan rusak dan tidak bisa dipakai lagi. Sekalipun bahan baku bisa terpakai namun kualitas bahan baku tersebut akan jelek bila menghasilkan produk. Karena itu sebaiknya produksi dilakukan dalam waktu yang telah ditentukan karena proses produksi ini akan meminimalkan berubahnya bahan baku.
- Meminimalkan perubahan tenaga kerja
Perencanaan produksi yang baik juga akan menentukan berapa banyak tenaga kerja yang harus digunakan untuk menghasilkan suatu produk. Dengan perencanaan yang berkaitan dengan tenaga kerja tersebut maka biaya tenaga kerja pun bisa diminimalkan.
- Memaksimalkan perlengkapan dan inventaris pabrik
Produksi barang dalam suatu pabrik akan memaksimalkan nilai perlengkapan dan inventaris yang dimiliki oleh pabrik. Perencanaan produksi juga bisa digunakan untuk meminimalkan biaya penggunaan perlengkapan dan inventaris lainnya untuk proses produksi hingga barang siap dijual.
Fungsi production planning:
- Menjamin rencana produksi barang maupun penjualan barang
Dengan perencanaan produksi yang tepat maka akan memudahkan bagi perusahaan untuk menjamin rencana penjualan produk kepada konsumen sesuai dengan rencana yang tepat. Rencana produksi yang tepat adalah rencana yang berhubungan dengan kebutuhan konsumen di pasaran sekaligus mengetahui selera mereka. Dengan mengetahui berapa banyak konsumen yang membutuhkan barang tersebut maka penjualan akan dimaksimalkan berdasarkan jumlah produk yang dihasilkan.
- Untuk mengukur kemampuan produksi yang konsisten terhadap rencana produksi
Perencanaan produksi sangat tepat digunakan untuk mengukur seberapa besar perusahaan mampu untuk memproduksi barang serupa dari waktu ke waktu. Pengukuran tersebut bisa digunakan untuk memaksimalkan produksi barang secara berkelanjutan. Karena proses produksi suatu perusahaan harus berjalan dengan konsisten maka perusahaan harus mengukur seberapa besar kemampuan perusahaan dalam memenuhi kebutuhan pasar. Konsumen tidak mau tau tentang apa yang dibutuhkan perusahaan, mereka hanya ingin barang yang dibutuhkannya ada saat mereka butuh. Karena itulah bagi perusahaan mereka harus mengukur produksi produknya setiap saat agar tetap bisa memenuhi pasar.
- Monitoring hasil produksi
Dengan membuat perencanaan produksi maka akan mudah bagi perusahaan untuk monitoring hasil produksinya secara akurat. Selanjutnya monitoring ini akan digunakan untuk membuat penyesuaian atau revisi produksi yang lebih baik. Bila saat produksi pertama perusahaan mampu menghasilkan barang yang berkualitas belum tentu saat produksi kedua atau ketiga perusahaan bisa menghasilkan produk yang sama bagusnya dengan produk pertaman. Perencanaan produksi sangat membantu perusahaan untuk mengawasi hasil produk dari waktu ke waktu.
Bila produk yang dihasilkan tidak begitu bagus maka harus dilakukan penelitian tentang apa yang menyebabkan produksi tersebut tidak sesuai harapan. Monitoring ini harus dilakukan secara continue agar konsumen tetap mau menggunakan produk perusahaan dan barang produksi tidak tergantikan oleh perusahaan lain.
4. Tingkat perencanaan produksi
Dalam merencanakan suatu proses produksi maka ada beberapa tingkatan untuk menggolongkan hal tersebut. Dalam tiap tingkatan tersebut ada beberapa hal yang berbeda namun pada intinya adalah untuk menghasilkan produk yang dibutuhkan konsumen. Sistem pengendalian maupun perencanaan produksi dapat dibagi menjadi beberapa tingkatan diantaranya adalah:
- Long range planning
Perencanaan produksi yang dimaksud dalam hal ini adalah untuk perencanakan produksi dalam jangka panjang. Perancangan ini meliputi beberapa hal diantaranya adalah untuk peramalan usaha, merencanakan berapa banyak produk yang akan diproduksi dan dijual dipasaran. Selain itu dalam proses perencanaan jangka panjang juga meliputi perencanaan kebutuhan bahan maupun perencanaan financial.
- Medium range planning
Perencanaan produksi lainnya yang bisa dilakukan oleh perusahaan adalah perencanaan jangka menengah. Dalam perencanaan ini ada beberapa hal yang akan dilakukan diantaranya adalah merencanakan berapa besar kebutuhan kapasitas, merencanakan berapa banyak kebutuhan bahan baku atau material yang dibutuhkan dalam proses produksi. Dalam perencanaan ini juga ada penjadwalan induk produksi sekaligus untuk perencanaan kebutuhan distribusi produk.
- Short range planning
Perencanaan jangka pendek dalam suatu proses produksi tersebut merupakan kegiatan untuk menjadwalkan kembali perakitan produk pada akhir, proses ini juga akan melibatkan perencanaan dan pengendalian produk baik input maupun output dan juga pengendalian kegiatan produksi dalam perencanaan maupun pengendalian inventory sekaligus manajemen proyek bersangkutan.
5. Aktivitas perencanaan dan pengendalian produksi
- Perencanaan pengadaan barang
Perencanaan produksi ini meliputi beberapa hal diantaranya adalah untuk merencanakan jumlah, jenis maupun waktu yang dibutuhkan untuk produksi produk. Proses pengadaan barang ini berhubungan dengan berapa banyak barang yang akan dibeli atau dipesan perusahaan kepada supplier.
- Perencanaan inventory
Inventory kantor direncanakan sekaligus untuk pengendalian produk yang diproduksi. Perencanaan persediaan tersebut meliputi jenis persediaan, berapa banyak persediaan yang dibutuhkan dan juga waktu yang dibutuhkan untuk perencanana tersebut.
- Perencanaan kapasitas tenaga kerja, fasilitas perusahaan atau pabrik maupun perencanaan mesin
Proses produksi akan melibatkan tenaga kerja maupun fasilitas yang ada dalam suatu perusahaan. Perencanaan produksi tersebut mempertimbangkan berapa banyak tenaga kerja yang akan membantu proses pembuatan produk dan juga berapa banyak fasilitas perusahaan berupa perlengkapan dan peralatan yang digunakan untuk menghasilkan produk yang dibutuhkan konsumen di pasaran.
- Jadwal produksi dan tenaga kerja
Proses produksi yang melibatkan tenaga kerja, mesin maupun fasilitas yang digunakan perusahaan harus dijadwalkan agar bisa memaksimalkan produk yang dihasilkan namun bisa meminimalkan biaya produksi.
- Monitoring dan penjaminan kualitas
Produksi yang sudah direncanakan sebelumnya harus dimonitoring agar bisa menghasilkan produk yang memiliki kualitas unggul dan mampu bersaing dengan produk lainnya.
- Pencatatan dan pelaporan
Setiap tahap dari proses produksi harus dicatat dan dilaporkan agar menjadi informasi yang bisa diidentifikasi selanjutnya. Proses pencatatan dan pelaporan ini memudahkan pengukuran tingkat kualitas produk yang dihasilkan nantinya.
Sumber: http://manajemenproduksi.com/
IPQI Surabaya menyelenggarakan Training PPIC pada tanggal 27 – 28 September 2016,
berlokasi di Indonesia Corporate Academy
AMG Tower Lt. 17
Jl. Dukuh Menanggal No. 1 A
Gayungan – Surabaya
Segera Daftarkan diri anda ke Contact Person Kami
Dwi Alya | [email protected] | 082244147658