Prinsip Audit Mutu Internal
Audit mutu internal terdiri dari beberapa prinsip untuk membuat audit efisien dan alat pendukung kebijakan manajemen dan pengendalian, menyajikan informasi untuk meningkatkan kinerja. Antara tujuh (7) prinsip audit mutu internal berdasarkan SNI 19-19011:2005 dalam buku Panduan Audit Sistem Manajemen Mutu dan/atau Lingkungan tersebut adalah:

“1. Kode Etik
2. Penyajian Objektif (fair)
3. Profesional
4. Independen
5. Pendekatan berdasarkan bukti
6. Bukti audit dapat diverifikasi”.
(2005; 3)
Penjelasan dari tujuh (7) pirinsip di atas adalah sebagai berikut:
1. Kode Etik
Dapat dipercaya, punya intergritas, dapat menjaga kerahsiaan dan berpendirian, adalah penting dalam perlaksanaan audit.
2. Penyajian Obyektif (fair)
Kewajiban untuk melaporkan secara benar dan akurat. Temuan audit, kesimpulan audit dan laporan audit mencerminkan pelaksanaan kegiatan
audit secara benar dan akurat. Hambatan signifikan yang ditemukan selama audit dan perbedaan pendapat yang tidak terselesaikan antara tim audit dan auditee dilaporkan.
3. Profesional
Kesungguhan dan ketepatan penilaian dalam audit . Auditor senantiasa memelihara profesionalisme sesuai dengan pentingnya tugas yang dilaksanakan dan kepercayaan yang diberikan oleh klien audit dan pihak berkepentingan lainnya. Memiliki kompetensi yang diperlukan merupakan suatu faktor penting.
4. Independen
Dasar untuk tidak ketidakberpihakan audit dan objektivitas kesimpulan audit. Auditor tidak terkait dengan kegiatan yang sedang diaudit dan bebas dari keberpihakan dan konflik kepentingan. Selama proses audit, auditor menjaga pemikiran yang obyektif untuk menjamin bahwa temuan dan kesimpulan audit hanya didasarkan pada bukti audit.
5. Pendekatan berdasarkan bukti
Metode yang rasional untuk mencapai kesimpulan audit yang dapat dipercaya dan terjaga konsistennya (reproducible) melalui proses audit yang sistematis.
6. Bukti dapat diverifikasi
Hal ini dapat didasarkan pada sampel informasi yang tersedia, mengingat audit dilaksanakan dalam periode waktu dan sumber daya yang terbatas.
Pengambilan sampel yang sesuai sangat terkait dengan kepercayaan terhadap kesimpulan audit

Kegiatan Audit Mutu Internal
Menurut Iskandar Indranaata dalam buku Audit Mutu Internal kegiatan audit mutu internal harus mencakup hal-hal berikut agar sesuai:
“1. Perencanaan dan persiapan audit
a. Pemilihan anggota tim/auditor kepala
b. Menyusun jadwal
c. Membuat daftar periksa dan dokumen kerja
d. Pemberitahuan kepada auditee
2. Pelaksanaan proses audit
a. Pertemuan pembukaan
b. Pelaksanaan audit
c. Teknik audit
d. Temuan audit
e. Diskusi auditor
f. Pertemuan penutup
3. Pelaporan hasil audit
4. Tindak lanjut hasil audit
a. Memastikan tindak lanjut audit
b. Tahapan dalam proses tindak lanjut”.
(2006; 41)
Penjelasan dari kegiatan audit mutu internal adalah:
1. Perencanaan dan persiapan audit
a. Pemilihan anggota tim/auditor kepala
Manajer mutu atau wakil manajemen (MR) yang bertugas mengkoordinir implementasi sistem mutu dari suatu organisasi berwenang menunjuk auditor yang akan bertanggung jawab terhadap
pelaksanaan kegiatan audit, mulai dari perencanaan sampai pelaporan hasil audit. Dalam menyeleksi tim audit, hal-hal berikut perlu dijadikan patokan utama yaitu:
Memahami standar Sistem Manajemen Terkait.
Memahami teknik audit.
Memahami masalah (sector industry), divisi/bagian yang diaudit.
Berpengalaman dalam mengaudit Sistem Manajemen Terkait atau telah mendapat pelatihan yang sesuai.
b. Menyusun jadwal
Jadwal audit merupakan pengarturan dan pembagian waktu audit mutu untuk seluruh fungsi diorganisasi dalam kurun waktu tertentu, biasanya setahun. Menetapkan beberapa kali setiap divisi/bagian terkena audit mutu dalam kurun waktu satu tahun.
c. Membuat daftar periksa dan dokumen kerja
Daftar periksa (checklist) yang telah disisapkan oleh tim audit, pada saat pelaksanaan audit, harus dapat digunakan secara efektif. Tujuan penggunaan daftar periksa adalah untuk membantu pelaksanaan audit agar sesuai dengan rencana audit yang telah dibuat. Dalam mengaudit, auditor diberikan keleluasaan untuk membuat daftar periksa didesain lebih daripada “alat bantu ingat” (aide memoire). Daftar periksa ini merupakan alat yang sangat bermanfaat dalam perlaksanaan audit anta lainnya:
Untuk mengatur dan mengendalikan waktu pelaksanaan audit.
Untuk mengatur dan mengendalikan ruang lingkup audit agar sesuai dengan rencana dan jadwal yang telah dibuat.
Untuk memberikan panduan dalam menelusuri dokumen refenrensi yang diperlukan.
Sebagai alat bantu dalam penyusunan hasil audit yang dilakukan.
Sebelum sampai pada daftar periksa, sebaiknya auditor kepala dan tim meninjau (review) dokumen yang akan diaudit. Dokumen tersebut bisa berupa prosedur, formulir-formulir yang dimiliki auditee.
d. Pemberitahuan kepada auditee
Pemberitahuan kepada auditee sebaiknya dilakukan minimal seminggu sebelum pelaksanaan audit. Pemberitahuan kepada auditee bisa dilakukan oleh manajer mutu/MR atau oleh auditor kepala yang telah ditunjuk.
2. Pelaksanaan proses audit
a. Pertemuan pembukaan
Salah satu aspek penting yang menentukan berhasil tidaknya suatu audit ialah pelaksanaan pertemuan pembukaan. Dalam pertemuan pembukaan, auditor kepala akan menjelaskan kepada pihak manajemen organisasi dan auditee tentang maksud, tujuan dan ruang lingkup yang mereka lakukan, menyampaikan jadwal audit, memperkenalkan semua anggota tim audit, klarifikasi hal-hal yang masih meragukan dalam proses audit dan menyetujui jadwal tentative pertemuan penutup. Pertemuan pembukaan harus dihadiri oleh
manajemen puncak, MR dan seluruh lapisan manajemen yang terkait untuk memberikan gambaran yang jelas kepada semua pihak tentang jalannya audit.
b. Pelaksanaan audit
Untuk memperoleh bukti kesesuaian dan efektivitas sistem mutu dalam rangka memberikan jaminan mutu, ada tiga teknik yang dapat digunakan, yaitu:
Pengamatan pada saat pekerjaan berlangsung.
Penilaian kecukupan sumber daya dan fasilitas.
Diskusi dan tanya jawab.
Pengamatan pada saat pekerjaan berlangsung memberikan bukti:
Kesesuaian implementasi prosedur kerja.
Pemahamana prosedur dan sistem mutu.
Kecukupan sumber daya.
Efektivitas sistem dalam mencapai mutu yang telah ditetapkan.
Pelaksanaan audit memerlukan teknik-teknik yang tidak dapat diperoleh melalui pendidikan formal dan akan lahir dari pengalaman-pengalaman mengaudit, seseorang auditor tidak dapat dicetak secara mendadak (instant).
c. Teknik audit
Melaksanakan audit mutu adalah kegiatan seni dan ilmu, seni diperlukan karena auditor tidak boleh memaksakan kehendaknya dalam menemukan “ketidaksesuaian” dari bagian yang diaudit.
Caranya adalah dilakukan dengan teknik-teknik audit yang dimiliki yang pada akhirnya dapat menemukan bukti-bukti dari ketidaksesuaian dengan persyaratan-persyaratan dari standar sistem mutu yang digunakan.
d. Temuan audit
Untuk mengaudit organisasi dengan menggunakan ISO 9001:2000 secara efektif, auditor diharuskan untuk memahami cara memantau dan mengukur informasi sedemikian rupa sehingga informasi tersebut, dapat diketahui sejauh mana audit bisa memberikan kontribusi peningkatan berkesinambungan terhadap SMM organisasi. Temuan audit bisa menunjukkan kesesuaian/ketidaksesuaian dengan persyaratan. Temuan audit bisa dibuat dalam bentuk kegiatan kegiatan sesuai rencana audit. Bukti objektif ini diperlukan sebagai bukti penerapan sistem mutu yang ada.
e. Diskusi auditor
Selesai melakukan audit maka diadakan pertemuan tim untuk membahas temuan-temuan yang diperoleh dan menentukan apakah ada dari hasil pengamatan yang dikategorikan sebagai ketidaksesuaian berdasarkan kriteria yang telah ditentukan pada prosedur audit mutu internal mereka, serta mengkategorisasikan ketidaksesuaian untuk menarik kesimpulan sehubungan dengan temuan tersebut.
f. Pertemuan penutup
Dalam pertemuan penutup sesudah audit dilaksanakan, akan dipaparkan hasil-hasil audit yang diperoleh, baik temuan positif maupun yang berupa ketidaksesuaian selama audit. Pertemuan penutup dihadiri oleh selurh personel yang sama pada waktu pertemuan pembukaan.
3. Pelaporan hasil audit
Laporan audit mutu internal adalah hasil kerja seorang auditor mutu, yang disampaikan kepada auditee untuk ditindaklanjuti. Laporan hasil audit mutu memuat informasi faktual, signifikan dan relevan yang disusun secara sistematis dengan menggunakan bahasa yang mudah dipahami. Laporan hasil audit mutu internal biasanya disajikan dalam format yang telah dirancang terlebih dahulu.
4. Tindak lanjut hasil audit
a. Memastikan tindak lanjut audit
Tindak lanjut audit adalah melaksanakan tindakan koreksi berdasarkan rekomendasi auditor yang disusun dalam laporan audit berdasarkan data hasil pemeriksaan. Atas dasar kesepakatan auditor dan auditee untuk menyelesaikan ketidaksesuaian, auditor akan melakukan verifikasi tindakan koreksi. Verifikasi tindakan koreksi didasarkan bukti objektif perbaikan, untuk memverifikasi apakah tindak koreksi yang dilakukan sudah sesuai dan mampu mencegah terulangnya kembali ketidaksesuaian yang sama, maka auditor kepala
melakukan tindak lanjut sesuai jadwal waktu yang telah disepakati dan dituliskan dalam lembar permintaan tindak koreksi/CAR (corrective action request).
b. Tahapan dalam proses tindak lanjut
Membuat rencana perbaikan
Proses ini memerlukan komunikasi internal agar mekanisme audit mutu internal dipahami oleh seluruh personil dan menjadi bagian tugas dan tanggung jawab setiap personil yang ada dalam satu bagian.
Melaksanakan perbaikan dan pencegahan
Tanggung jawab perbaikan dan pencegahan selanjutnya berada pada personil yang telah ditugaskan untuk menyelesaikan permasalahan. Namun akuntanbilitas permasalahan secara keseluruhan tetap ada pada pimpinan unit yang diaudit.
Melakukan evaluasi hasil perbaikan dan pencegahan
Evaluasi perlu dilakukan oleh pimpinan unit setelah tindak koreksi dan pencegahan dilaksanakan untuk menilai apakah tindakan yang diambil telah efektif dan sesuai dengan dampak permasalahan yang ditemukan.