Apakah semua orang pernah melakukan pembelian? Dalam kehidupan sehari-hari kita membeli bahan makanan, koran, pakaian, BBM, pulsa telefon, TV dan ribuan item lainnya.

Dalam penerapannya, konsep kegiatan pembelian atau purchasing terlihat sederhana dan mudah. Namun ada perbedaan besar antara melakukan kegiatan sehari-hari dengan melakukannya sebagai seorang profesional dalam organisasi. Lebih dari itu ada perbedaan antara melakukan sesuatu sebagai seorang profesional dengan mengerti bagaimana melakukannya sesuai dengan petunjuk dari badan ahli profesi atau hasil dari riset dan studi.

Definisi Purchasing

Purchasing bisa dilihat dari berbagai sisi atau perspektif

• Sebagai salah satu fungsi di organisasi, purchasing  adalah kegiatan akuisisi input untuk aktifitas sebuah organisasi. Input ini bisa disebut supply dengan contoh bahan baku, komponen produk, barang, ataupun jasa dimana aktifitas dari sebuah organisasi mencakup mengolah, mengkonsumsi ataupun menjual kembali.
• Sebagai salah satu departemen atau unit di sebuah organisasi, purchasing mempunyai tanggung jawab untuk melakukan fungsi seperti yang dijelaskan diatas. Adapun kemungkinan dimana sebuah organisasi, dimana fungsi tersebut dilakukan oleh staf atau tim dari departemen lain (misalnya finance atau produksi).
• Tujuan dasar adanya fungsi purchasing adalah ‘membeli material dengan kualitas yang tepat (right quality), jumlah yang tepat (right quantity), dikirim ke tempat yang tepat (right place) pada waktu yang tepat (right time) dengan harga yang tepat (right price). 5 tujuan ini biasa disebut dengan 5 Tepat dari purchasing atau ‘five rights of purchasing (5R).
• Sebagai sebuah proses, purchasing adalah pengelompokan tahapan – tahapan, atau rantai kejadian, yang diperlukan untuk membuat pembelian atau akuisisi atas nama organisasi. Tipikal proses pembelian ini biasa disebut dengan siklus purchasing atau ‘procurement cycle’ atau juga ‘procure2pay’, mencakup proses menerima permintaan pembelian (purchase requisition) sampai melakukan pembayaran.

Beberapa definisi yang ada menekankan peran penting purchasing sebagai media antara pengguna di organisasi (internal customers) dengan pasar di luar organisasi (external supply market).

Baca juga: Tugas dan Tanggung Jawab Admin Purchasing dalam Perusahaan

Definisi Supply

Supply bisa diartikan sebagai proses mengadakan sesuatu atau membuat sesuatu tersedia yang sering ditujukan kepada permintaan pembeli (buyer atau customer). Proses ini mencakup alur transfer dari barang, jasa dan informasi dari satu pihak (supplier atau pemasok) ke pihak lain (buyer atau customer).

Baca juga: 5 Konsep Supply Chain Management dalam Perusahaan

Purchasing dan Supply

Purchasing dan supply sering kali digunakan untuk meningkatkan awareness fakta bahwa fungsi dari purchasing bukan hanya membeli input tetapi juga mengamankan pasokan (securing supply). Fakta ini bisa diperjelas lagi yakni memastikan alur material dan jasa konsisten, terpercaya, dan efektif dalam biaya ke dalam suatu organisasi dari pasar pemasok (supply market) dan supply chain.

Procurement

Procurement adalah proses yang dilakukan oleh sebuah unit dalam organisasi, dimana sebagai fungsi atau bagian dari supply chain yang terintegrasi, bertanggung jawab untuk membeli atau membantu pengguna (user) untuk membeli, dengan cara se-efisien mungkin, pasokan yang diperlukan di waktu, kualitas, kuantitas, tempat, dan harga yang tepat, dan mengelola suppliers, sehingga memberikan kontribusi manfaat kompetitif (competitive advantage) bagi sebuah korporasi atau perusahaan.

Istilah Purchasing dengan Procurement pun sudah bertahun-tahun digunakan bergantian dan tidak begitu tepat digunakan di banyak organisasi. Penjelasannya ada di post berikut ini: Perbedaan Purchasing dan Procurement.

Baca juga: PT ICA – Negotiation Skill for Sales & Procurement

IPQI Learning Center Surabaya mengadakan
Training Procurement Management
Segera Daftarkan diri anda ke Contact Person Kami
ICA| [email protected] |08111798353
Atau, gunakan fitur obrolan dibawah

Sumber: http://procurement.id/