Gudang merupakan suatu fasilitas yang berfungsi sebagai lokasi penyaluran barang dari supplier (pemasok), sampai ke end user (pengguna). Dalam praktik operasional, setiap perusahaan cenderung memiliki suatu ketidakpastian akan permintaan. Hal ini mendorong timbulnya kebijakan dari perusahaan untuk melakukan sistem persediaan (inventory) agar permintaan dapat diantisipasi dengan cermat. Dengan adanya kebijakan mengenai inventory ini mendorong perusahaan untuk menyediakan fasilitas gudang sebagai tempat untuk menyimpan barang inventory. Maka dari itu diperlukan manajemen gudang yang baik agar bisnis dapat berjalan dengan lancar, efektif, dan efisien.

Mengelola inventaris merupakan salah satu tantangan terbesar bagi perusahaan-perusahaan yang memiliki banyak stok barang. Terutama bagi Anda yang bisnisnya bergerak di industri grosir dan ritel. Kenapa? Karena sulitnya mengontrol barang yang ada di gudang, apalagi jika perusahaan memiliki beberapa gudang yang letaknya berjauhan. Akan tetapi, hal ini bisa diatasi dengan manajemen gudang yang baik. Dengan manajemen gudang yang tepat, inventaris Anda pasti akan terkelola dengan baik.

Dengan adanya manajemen gudang yang baik, maka Anda turut mengurangi risiko kerugian yang mungkin terjadi di masa depan. Risiko kerugian yang dimaksud ialah seperti kerusakan barang dagangan yang disimpan terlalu lama hingga pengurangan biaya logistik. Gudang yang notabenenya sebagai tempat transit, distribusi dan terminal konsolidasi, bisa dimanfaatkan dengan baik sesuai fungsinya jika manajemen gudang dilakukan dengan benar.

Artikel terkait

Yuk, Kenali Manfaat Sistem Manajemen Gudang (Warehouse Management)

Cara Mengelola Manajemen Pergudangan atau Warehouse Management

Permasalahan Stock Warehouse

Manajemen gudang juga mendorong penyajian informasi stok secara real time. Anda bisa mengetahui jumlah stok, berapa stok yang mengalami kerusakan dan berapa jumlah unit yang masih dalam proses hingga yang sudah jadi. Anda mampu memperhitungkan biaya lebih mendetail dan sesuai dengan data di lapangan. Hal ini tentu memudahkan Anda dalam menyusun dan membaca laporan terkait.

Bagaimana Cara Membangun Manajemen Gudang yang Benar?

Manajemen gudang yang baik tidak hanya tergantung pada budgeting control atas inventory namun juga pemeliharaan persediaan itu sendiri.

Ini artinya bagaimana menyimpan persediaan sangat perlu diperhatikan bukan hanya mengatur berapa persediaan yang perlu dibeli atau diproduksi saja. Berikut ini adalah beberapa cara yang efektif untuk membangun manajemen gudang yang baik demi kelangsungan bisnis Anda.

1. Persiapkan Data Barang yang Perlu Disimpan

Langkah pertama yang perlu Anda lakukan untuk membangun manajemen gudang yang benar ialah mempersiapkan terlebih dahulu persediaan apa saja yang nantinya akan disimpan di gudang. Dengan mempersiapkan data persediaan seakurat mungkin Anda bisa memperhitungkan seberapa besar bangunan yang dibutuhkan untuk tempat penyimpanan.

2. Tentukan Lokasi Gudang

Selanjutnya Anda perlu menentukan lokasi bangunan yang nantinya dijadikan lokasi penyimpanan. Lokasi gudang haruslah mudah untuk diakses dan memiliki area parkir yang lapang sehingga kendaraan bisa keluar masuk dengan mudah. Lokasi gudang sebaiknya dekat dengan kantor sehingga mudah untuk dilakukan audit oleh pihak yang berkepentingan.

3. Atur Tata Letak Persediaan

Tak berhenti di situ saja, diperlukan pengaturan tata letak persediaan untuk mempermudah perhitungan dan pencarian barang di kemudian hari. Pahami karakter produk sehingga penyimpanannya juga akan lebih tepat. Persediaan produk bisa disusun berdasarkan mereknya ataupun jenis produk itu sendiri. Kategori dan ukuran persediaan juga mempengaruhi tata letak penyimpanan produk tersebut. Tidak lupa juga, atur suhu gudang agar tidak terlalu lembap maupun terlalu kering yang bisa berdampak pada kondisi persediaan barang yang disimpan.

4. Buat Forecast Persediaan

Perkirakan jumlah stok barang yang perlu Anda tambahkan di gudang Anda untuk beberapa waktu ke depan. Forecasting bisa menjadi hal yang cukup rumit apabila Anda menjual produk dalam berbagai jenis, namun hal ini tetap bisa disiasati. Misalnya, jika pada bulan sebelumnya Anda menjual 100 barang yang sama, maka kira-kira pada bulan selanjutnya, Anda juga membutuhkan barang tersebut sebanyak 100 buah pula. Akan tetapi, Anda mungkin perlu memperbanyak pembelian barang tersebut ketika musim libur tiba, karena biasanya penjualan meningkat pada saat musim libur.

5. Gunakan Software Inventory

Pengelolaan barang tidak bisa dianggap sepele. Apalagi di era yang super canggih seperti saat ini dibutuhkan informasi yang cepat dan akurat. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut dirancanglah software inventory yang mampu mengontrol persediaan gudang yang dimiliki. Penggunaan software inventory juga mengurangi risiko human error saat menginput data maupun pengawasan. Selain itu, software inventory juga mampu memberikan informasi yang real time dan lebih cepat dalam menyajikan laporan.

6. Lakukan Analisis ABC

Kategorikan stok barang di gudang Anda agar dapat menentukan barang mana yang harus ditambah jumlahnya, barang mana yang sebaiknya dikurangi, dan barang mana yang tidak perlu disimpan lagi di gudang. Anda sebaiknya membagi stok barang kepada dalam tiga kategori:

A: Produk bernilai tinggi tetapi tingkat penjualannya rendah

B: Produk bernilai menengah tetapi tingkat penjualannya tinggi

C: Produk bernilai rendah tetapi tingkat penjualannya tinggi

Analisis ABC membantu Anda mengidentifikasi barang-barang mana saja yang memerlukan perhatian lebih. Dengan begini, Anda bisa mengontrol pembelian stok barang dengan lebih baik sehingga Anda pun bisa menggunakan anggaran dengan lebih efisien.

7. Pisahkan Barang yang Lama dengan yang Baru

Jangan mencampur barang yang lama dengan yang baru, karena ini akan mempersulit Anda melakukan forecast persediaan. Sebaiknya keluarkan stok barang yang lama terlebih dahulu, apalagi jika barang-barang tersebut mudah basi atau membusuk. Cara ini memudahkan Anda menghitung jumlah stok lama yang telah terjual dan belum terjual, sehingga membantu Anda mengurangi risiko kerugian. Selain itu, cara ini juga membantu Anda menjaga kualitas barang-barang Anda.

Beberapa cara di atas dapat Anda terapkan dengan mudah untuk mengelola stok barang di gudang. Pastikan juga Anda telah menggunakan sistem pencatatan yang sesuai dengan kebutuhan bisnis. Sistem yang bagus akan menjadi aset bisnis Anda karena dapat mengamankan stok dan memberikan keuntungan.

Sumber: pawoon