Mengapa Pengendalian Dokumen dalam Organisasi Bisnis Diperlukan?

Tahukah Anda, bahwa pengendalian dokumen merupakan inti dari penerapan ISO 9001? Ketika Anda baru menerapkan sistem manajemen mutu, maka perubahan yang paling terasa adalah soal dokumentasi dari kegiatan-kegiatan yang berlangsung di perusahaan.  Bila sebelumnya kegiatan-kegiatan tersebut tidak memiliki prosedur tertulis, maka setelah penerapan ISO 9001 Anda diminta untuk membuat prosedur/SOP/instruksi kerja tertulis. Semua itu dilakukan untuk menjamin proses-proses yang ada di perusahaan Anda berjalan secara konsisten. Berikut akan dibahas mengenai pentingnya pengendalian dokumen dalam organisasi bisnis.

pengendalian dokumen dalam organisasi bisnis

Kenyataannya, banyak perusahaan yang bekerja tanpa pengendalian dokumen mengalami kesulitan dalam tracking dokumen. Bayangkan jika setiap karyawan mencari dokumen atau informasi selama 15 menit per hari, coba hitung berapa banyak waktu yang Anda curahkan setiap hari untuk mencari dokumen atau informasi tersebut. Maka dari itu, setiap perusahaan perlu melakukan dokumentasi dokumen.

Apa itu Pengendalian Dokumen?

Prinsip dasar pengendalian dokumen adalah memastikan bahwa informasi yang tepat tersedia di tempat yang benar, di waktu yang tepat dan revisi yang sesuai. Suatu hal yang nampaknya sepele dalam bekerja tetapi pada kenyataannya kita sering menemui masalah ketika berusaha menemukan suatu dokumen (baca informasi), khususnya pada saat paling dibutuhkan.

Pengendalian dan penanganan dokumen mencakup kegiatan:

  1. Pengkajian dokumen sebelum diterbitkan untuk mencegah beredarnya dokumen yang tidak sesuai dengan praktek di lapangan.
  2. Revisi jika ada perubahan-perubahan untuk menjamin apa yang tertulis sesuai dengan apa yang dilakukan terakhir kali.
  3. Persetujuan oleh orang yang berwenang supaya komitmen dalam prosedur (yang ditandatanganinya) dapat dilakukan sepenuhnya.

Pengendalian juga dilakukan dengan cara mendistribusikan kepada orang-orang yang berkepentingan saja, dapat juga dibedakan antara dokumen yang dipakai sebagai acuan kerja (stempel terkendali) atau hanya sebagai bahan bacaan (stempel tidak terkendali).

Perlunya Pengendalian Dokumen dalam Organisasi Bisnis

Terdapat beberapa fungsi atau manfaat dari pengendalian dokumen dalam organisasi  bisnis, di antaranya adalah sebagai berikut:

  1. Pengendalian dokumen menciptakan konsistensi dalam bekerja melalui penetapan standar-standar kerja (spesifikasi, urutan kerja, dsb).
  2. Cara kerja perusahaan akan lebih rapi dan sistematik dengan dilakukannya pengendalian dokumen.
  3. Sebagai referensi dalam pelaksanaan operasional kerja (dokumen).
  4. Mudah dicari/ditemukan ketika dibutuhkan.
  5. Mencegah penggunaan dokumen yang sudah kadaluarsa.
  6. Bisa ditelusuri history revisi dokumen dari issue terlama sampai dengan issue

Aturan Pengendalian Dokumen

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan pada saat melakukan pengendalian dokumen berdasarkan ISO 9001:2008, di antaranya adalah sebagai berikut:

  1. Organisasi harus membuat dan memelihara prosedur untuk mengendalikan semua dokumen yang diwajibkan oleh Standar Internasional

Prosedur pengendalian dokumen berisi tata kerja (pembuatan, pemeriksaan dan persetujuan) dokumen oleh berbagai bagian di dalam organisasi. Sebagai contoh, prosedur pemilahan limbah dapat dilakukan oleh staf seksi umum, diperiksa oleh kepala seksi umum dan disetujui oleh wakil manajemen.

  1. Dikaji secara periodik, direvisi jika diperlukan, dan disetujui kecukupannya oleh personil yang berwenang

Tidak ada sistem tertulis atau prosedur yang sempurna karena tidak mungkin mendokumentasikan seluruh aktivitas yang sangat bervariasi dan kegiatan itu sendiri bersifat dinamis atau berubah-ubah sesuai dengan perkembangan pekerjaan. Sehingga menjadi sangat penting untuk melakukan pengkajian prosedur secara periodik terlepas apakah dokumen tersebut sedang atau telah direvisi, untuk menjamin tidak ada yang terlewat dalam isi dokumen.

  1. Versi terakhir dokumen yang relevan tersedia pada semua lokasi di mana kegiatan-kegiatannya esensial bagi keefektifan penerapan sistem manajemen lingkungan.
  2. Dokumen kadaluwarsa dipindahkan pada waktunya dari tempat penerbitan dan pemakaian, atau jika tidak dihindarkan dari penggunaan yang tidak sengaja.

Salah satu cara untuk menghindari penggunaan informasi yang beraneka ragam dan sudah tidak berlaku, dokumen-dokumen yang sudah tidak berlaku harus dipindahkan dari titik-titik pemakaiannya. Pendekatan konservatif ini biasanya sangat efektif karena umumnya karyawan tidak cukup jeli untuk melihat bahwa dokumen yang mereka pakai sudah dicabut dari Daftar Induk Dokumen. Cara lain adalah dengan memberikan cap ‘Kadaluwarsa’ sebagai identitas pembeda antara yang masih boleh dipakai dan yang sudah terbuang.

  1. Dokumen harus terbaca, ada tanggalnya (termasuk revisi) dan mudah teridentifikasi.

Di zaman digital rasanya sulit menerima kenyataan bahwa suatu dokumen akan tidak terbaca karena bentuk fisik dokumen tersebut sudah menggunakan tinta kualitas terbaik atau bahkan disimpan dalam suatu floppy disk. Hal lain yang perlu diperhatikan adalah dokumen harus mudah diidentifikasi dengan cara pembuatan tanggal yang jelas dan nomor revisinya. Dengan penerapan ISO, suatu perusahaan mungkin memiliki ratusan dokumen dalam berbagai tingkatan sehingga bukan suatu yang mudah untuk mendapatkan dokumen yang diinginkan jika tidak ada identitas berupa tanggal terbit dan nomor revisi. Judul prosedur saja tentu tidak cukup untuk memperoleh rujukan/dokumen yang diinginkan dalam waktu yang wajar.

  1. Memastikan bahwa dokumen dari luar (dokumen eksternal) yang ditetapkan oleh organisasi perlu untuk perencanaan dan operasi dari sistem manajemen, di-identifikasi dan distribusinya dikendalikan.

Jadi, dapat kita simpulkan bahwa pengendalian dokumen berfungsi untuk menjamin bahwa pengelolaan lingkungan dilakukan berdasarkan standar kerja yang sama dan mutakhir bagi semua karyawan. Sehingga kinerja lingkungan yang dicapai secara konsisten bahkan dapat ditingkatkan secara terus menerus.

 

Sumber: konsultaniso.web.id