Pelatihan (training) dalam Training Need Analysis (TNA) adalah setiap usaha untuk memperbaiki performance pekerja pada suatu pekerjaan tertentu yang sedang menjadi tanggung jawabnya. Pelatihan sering disamakan dengan istilah pengembangan. Bedanya, pelatihan langsung terkait dengan kinerja kerja pada pekerjaan yang sekarang, sedangkan pengembangan tidaklah harus. Pelatihan lebih terarah pada peningkatan kemampuan dan keahlian SDM organisasi yang berkaitan dengan jabatan atau fungsi yang menjadi tanggung jawab individu yang bersangkutan saat ini. Sasaran yang ingin dicapai dalam suatu program pelatihan adalah peningkatan kinerja individu dalam jabatan atau fungsi saat ini.

1. Makna dan Fungsi Training Need Analysis

Mengingat bahwa pelatihan pada dasarnya diselenggarakan sebagai sarana untuk menghilangkan atau setidaknya mengurangi gap (kesenjangan) antara kinerja yang ada saat ini dengan kinerja standard atau yang diharapkan untuk dilakukan oleh si pegawai, maka dalam hal ini analisis kebutuhan pelatihan merupakan alat untuk mengidentifikasi gap-gap yang ada tersebut dan melakukan analisis apakah gap-gap tersebut dapat dikurangi atau dihilangkan melalui suatu pelatihan. Maka analisis kebutuhan pelatihan memiliki beberapa tujuan, diantaranya adalah:

1. Memastikan bahwa pelatihan memang merupakan salah satu solusi untuk memperbaiki atau meningkatkan kinerja dan produktivitas perusahaan.
2. Memastikan bahwa para partisipan yang mengikuti pelatihan benar-benar orang-orang yang tepat.
3. Memastikan bahwa pengetahuan dan keterampilan yang diajarkan selama pelatihan benar-benar sesuai dengan elemen-elemen kerja yang dituntut dalam suatu jabatan tertentu.
4. Mengidentifikasi bahwa jenis pelatihan dan metode yang dipilih sesuai dengan tema atau materi pelatihan.
5. Memastikan bahwa penurunan kinerja atau pun masalah yang ada adalah disebabkan karena kurangnya pengetahuan, keterampilan dan sikap-sikap kerja, bukan oleh alasan-alasan lain yang tidak bisa diselesaikan melalui pelatihan.
6. Memperhitungkan untung ruginya melaksanakan pelatihan, mengingat bahwa sebuah pelatihan pasti membutuhkan sejumlah dana.

Dalam menyikapi datangnya sejumlah perubahan, organisasi mengatasi persoalan dan tekanan yang muncul dengan tetap pertahankan status quo. Namun demikian, harusnya organisasi menghadapinya dengan suatu respon khusus dan menyadari bahwa perubahan tersebut harus pula diikuti dengan program pelatihan baru.

Fungsi Training Need Analysis (TNA) yaitu:

1. Mengumpulkan informasi tentang skill, knowledge, dan feeling pekerja
2. Mengumpulkan informasi tentang job content dan job context
3. Mendefinisikan kinerja standar dan kinerja aktual dalam rincian yang operasional
4. Melibatkan stakeholders dan membentuk dukungan
5. Memberi data untuk keperluan perencanaan

2. Posisi strategis Training Need Analysis dalam Pelatihan

Pengembangan cenderung lebih bersifat formal, menyangkut antisipasi kemampuan dan keahlian individu yang harus dipersiapkan bagi kepentingan jabatan yang akan datang. Sasaran dan program pengembangan menyangkut aspek yang lebih luas yaitu peningkatan kemampuan individu untuk mengantisipasi perubahan yang mungkin terjadi tanpa direncanakan atau perubahan yang direncanakan. Secara umum pelatihan (training) sumber daya manusia dimaksudkan menanggalkan segala persoalan kinerja yang sedang mengalami kelemahan. Sehingga menyebabkan karyawan tidak dapat menunjukkan kinerja yang sudah ditentukan standar organisasinya. Oleh karena itu, karyawan menjadi tidak produktif, dah mengalami penurunan. Pelatihan memiliki posisi strategis guna meningkatkan kinerja dan kapabilitas karyawan. Namun demikian ada sejumlah studi yang menunjukkan bahwa fungsi penting pelatihan menjadi tidak efektif karena berbagai sebab. Salah satu sebab yang menonjol mengarah pada sikap manajer yang tidak mengikuti proses pelatihan secara disiplin. Pelatihan akan lebih terarah pada peningkatan, apabila kemampuan dan keahlian SDM organisasi yang berkaitan dengan jabatan atau fungsi yang menjadi tanggung jawab individu yang bersangkutan saat ini. Sasaran yang ingin dicapai dan suatu program pelatihan adalah peningkatan kinerja individu dalam jabatan atau fungsi saat ini.

3. Tahapan Pelatihan

Aspek yang pertama berkaitan dengan analisis kebutuhan pelatihan. Tahapan awal program pelatihan adalah mengadakan analisis kebutuhan secara komprehensif yang berkaitan dengan strategi bisnis. Informasi yang dihasilkan analisis tersebut diantaranya dapat digunakan untuk menyusun kurikulum sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Tahap kedua yakni tentang penggunaan metode pelatihan, metode pelatihan seperti ini diyakini menghasilkan celah meluas antara saat karyawan mengikuti pelatihan dan saat mereka mengaplikasikan hasil pelatihan di tempat kerja. Menurut Schuler et al, tahap pertama assessment phase sebagai tahap yang paling penting untuk menentukan kebutuhan apa yang harus diakomodasikan dalam pelatihan. Tahap kedua, pelatihan yakni mengimplementasikan semua keputusan tentang pelatihan yang dihasilkan dari tahap pertama.

Sedangkan tahap ketiga, untuk memastikan keberhasilan pelatihan dapat dilakukan melalui evaluasi, yaitu evaluasi pelatihan yang dimaksudkan untuk memastikan bahwa pelatihan yang dilaksanakan telah mencapai target yang ditentukan. Oleh karena itu, kegiatan utama manajer dalam tahap ketiga ini adalah mengadakan pengukuran sampai sejauh mana efektifitas pelatihan dapat dicapai.

Menurut Simamora, tahapan yang harus tercakup dalam proses pelatihan antara lain:

1. Tahapan penilaian
2. Tahapan pelatihan dan pengembangan
3. Tahapan evaluasi

Ditinjau dari analisis kebutuhan pelatihan, tahapan awal dari pelatihan adalah mengadakan analisis kebutuhan (needs assessment) secara komprehensif yang berkaitan dengan strategi bisnis. Informasi yang dihasilkan analisis tersebut diantaranya dapat digunakan untuk menyusun kurikulum sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Tahap kedua, berkaitan dengan teknis pelaksanaan program khususnya tentang penggunaan metode pelatihan. Metode pelatihan ini diyakini menghasilkan celah meluas antara saat karyawan mengikuti pelatihan dan saat mereka mengaplikasikan hasil pelatihan di tempat kerja. Tahap ketiga, tentang course content yang tidak sesuai dengan kebutuhan individu atau unit kerja. Tahap keempat, dalam program pelatihan berkaitan dengan metode penyampaian yang bersifat statis dan biasanya hanya menggunakan satu metode. Tahap kelima, fakta yang menunjukkan bahwa dampak pelatihan baik bagi individu maupun organisasi tidak diukur dengan cara yang sistematis. Yang terakhir adalah sarana pendukung untuk membantu karyawan mengaplikasikan apa yang telah dipelajari dari pelatihan tidak secara berkala diberikan.

4. Faktor-faktor Kebutuhan Pelatihan

Pelatihan dapat dipahami sebagai sarana perubahan untuk meningkatkan skills, knowledge, dan ability para karyawan. Menurut Cushway menyatakan bahwa kebutuhan pelatihan pada umumnya didasari oleh munculnya sejumlah fenomena internal dan eksternal organisasi. Menurut Hyman faktor kebutuhan pelatihan terbagi dalam dua kelompok.

Pertama, faktor struktural yang meliputi degradasi kemampuan, kualitas skill dan pekerja melalui hadirnya teknologi baru, target pencapaian kualitas. Kedua, faktor occupational meliputi komitmen pengusaha kemudian diikuti dengan dukungan senior manajemen yang secara sadar mengakui betapa ada keterkaitannya yang sangat erat antara pelatihan dan peningkatan kinerja.

5. Jenis Training Need Analysis

Menurut Camp dan Huszczo menyatakan bahwa jenis TNA ada dua, pertama, TNA yang bersifat reaktif dimana seringkali terjadi perbedaan tingkat persepsi diantara para pengambil keputusan. Kedua, TNA yang bersifat proaktif, TNA ini mencoba bersifat proaktif atas sejumlah fenomena dimana semuanya diarahkan pada refleksi kemampuan kinerja karyawan terhadap standar dan harapan yang sangat mungkin akan mengalami perubahan di masa mendatang.

6. Proses Training Need Analysis

Penyusunan TNA merupakan sebuah proses yang sangat kompleks. Manajer melibatkan sejumlah kegiatan yang tidak mungkin dilakukan secara internal untuk menghindari ekses subjektifitas dalam memahami kerangka persoalan. Agar mencapai keberhasilan dalam program pelatihan, TNA harus ditetapkan secara carefully analysed, skillfully developed, dan artfully presented.

Selanjutnya yang tidak kalah pentingnya adalah membuat materi pelatihan yang diperlukan dan dikembangkan seperti:

1. Jadwal pelatihan secara menyeluruh (estimasi waktu)
2. Rencana setiap sesi
3. Materi-materi pembelajaran seperti buku tulis, buku bacaan, hand out dan lain-lain
4. Alat-alat bantu pembelajaran
5. Formulir evaluasi 

7. Hasil Training Need Analysis

Hasil TNA adalah identifikasi performance gap. Kesenjangan kinerja tersebut dapat diidentifikasi sebagai perbedaan antara kinerja yang diharapkan dan kinerja aktual individu.Kesenjangan kinerja dapat ditemukan dengan mengidentifikasi dan mendokumentasi standar atau persyaratan kompetensi yang harus dipenuhi dalam melaksanakan pekerjaan dan mencocokkan dengan kinerja aktual individu tempat kerja. Agar TNA dapat tercapai dengan baik, maka dibutuhkan elemen penting sebelumnya:

1. Identifikasi masalah
2. Identifikasi kebutuhan
3. Pengembangan standar kerja
4. Identifikasi peserta
5. Pengembangan kriteria pelatihan
6. Perkiraan biaya
7. Keuntungan

Telah kita simak bersama pentingnya Training Need Assessment. Proxsis juga menyediakan layanan berupa Assessment dan Pembinaan TNA. Klik disini untuk cek agenda training yang Proxsis adakan. Atau, klik fitur obrolan dibawah untuk terhubung dengan narahubung kami.

Sumber: amarsyaifullah.wordpress.com